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Resumen: El Coordinador/a de Operaciones apoya los procesos de instalaciones y operativos en múltiples oficinas, actuando como respaldo principal de la gestión y encargándose de diversas tareas administrativas y de mantenimiento. Aspectos destacados: 1. Apoya las operaciones sin interrupciones de la oficina y el mantenimiento de las instalaciones 2. Gestiona órdenes de compra, inventario y locales de oficina 3. Colabora con TI/RR. HH. en las necesidades de estaciones de trabajo y alojamiento Coordinador/a de Operaciones Rango salarial inicial: $47.618 - $57.141 anuales GGRC actualmente está contratando a un/a Coordinador/a de Operaciones que reportará al/a la Gerente/Supervisor/a de Operaciones; este puesto se encargará de los procesos operativos y de instalaciones de nivel superior relacionados con el apoyo a nuestras oficinas de San Francisco, San Mateo y Marin, para garantizar que las instalaciones se mantengan adecuadamente y que las oficinas funcionen sin contratiempos. Brindará apoyo al/a la Gerente/Supervisor/a de Operaciones en tareas y proyectos específicos. Este puesto requerirá viajar dentro de los condados de San Francisco, San Mateo y Marin según sea necesario; también podría requerirse viajar periódicamente a otras ubicaciones. Deberá contar con transporte confiable que le permita desplazarse entre distintas ubicaciones durante el día para cumplir con las responsabilidades descritas para este puesto. Lo que hará General Respaldar principal del/de la Gerente/Supervisor/a de Operaciones y del/de la Asistente de Instalaciones. Anticipar y responder a problemas generales relacionados con las oficinas y edificios. Supervisar las visitas o servicios de proveedores en todas las ubicaciones de oficina: mantenimiento, ingeniería, limpieza, suministros especiales, trituración de documentos y cualquier otro problema inusual. Revisar y procesar oportunamente las solicitudes de órdenes de compra. Adquisiciones Procesar solicitudes de compra: mantener cotizaciones y aprobaciones, generar órdenes de compra, enviar órdenes a los proveedores, supervisar la finalización del pedido y el seguimiento del envío. Asistir, según sea necesario, en la investigación de solicitudes de compra no estándar de la empresa provenientes de distintos departamentos. Cumplir con todas las directrices y regulaciones de adquisiciones establecidas por DGS, incluidas las licitaciones competitivas conforme a las secciones aplicables del Código de Contratos Públicos y del Manual Administrativo Estatal (SAM). Locales de oficina Contacto secundario con la administración del edificio para asuntos escalados y aprobaciones de proveedores. Asistir en la construcción y equipamiento de nuevas oficinas, mejoras en espacios existentes y traslados dentro y entre distintas ubicaciones de oficina. Supervisar y mantener todos los planos de distribución de asientos de oficina y las asignaciones de puestos para empleados. Revisar y procesar solicitudes especiales de uso de instalaciones fuera del horario laboral o los fines de semana por parte del personal. Coordinar la resolución de cualquier problema importante relacionado con las instalaciones (HVAC, seguridad, etc.). Administración de tarjetas de acceso en Brivo y BluSky. Procesar solicitudes de acceso al estacionamiento para bicicletas en Market Street. Mantenimiento de inventario/suministros Mantener un sistema de control de inventario (identificación, seguimiento, eliminación) para todos los activos físicos de GGRC; evaluar y utilizar nuevas tecnologías para mejorar la precisión y eficiencia del proceso. Mantener los registros de seguimiento de OSOE. Presentar solicitudes de eliminación a DGS. Asistir con los requisitos y auditorías de registros de DDS. Muebles de oficina Coordinar el inventario, el traslado y la instalación de muebles de oficina en todas las ubicaciones de oficina. Supervisar a los trabajadores contratistas en los traslados de muebles y equipos. Otros Trabajar con TI/RR. HH./Supervisores en la asignación de estaciones de trabajo y las necesidades de equipo. Trabajar con RR. HH./TI para atender las necesidades de alojamiento del personal. Mantener y coordinar el cronograma de respaldo para recepción/oficina de atención al público. Cuando sea necesario, mantener toda la información de los clientes como confidencial, cumpliendo con la Ley federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) y la Ley Lanterman de California. Participar en proyectos especiales y brindar apoyo en tareas o deberes adicionales según se asignen. Requisitos Educación Certificación de escuela secundaria. Experiencia 3 a 5 años de experiencia relacionada en administración de oficina, centrándose en operaciones empresariales y gestión de instalaciones. Habilidades Debe estar disponible para trabajar presencialmente de lunes a viernes. Capacidad para elaborar comunicaciones comerciales estándar utilizando gramática, ortografía y puntuación correctas. Capacidad para transmitir información y conceptos complejos de forma clara, concisa y profesional. Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluidos escáneres, fotocopiadoras, fax y teléfonos. Competencia en MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint®, MS Outlook®, Adobe o aplicaciones de software similares. Comprensión de la perspectiva técnica de instalaciones/equipos. Fuerza y destreza manual suficientes para realizar tareas en el departamento de correo y operativas. Uso del criterio y capacidad para mantener la confidencialidad. Ser confiable, constante y recursivo/a. Poseer una alta atención al detalle. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizarlas. Capacidad para organizar eficientemente. Debe contar con acceso a transporte confiable. Rasgos de competencia Iniciativa Responsabilidad Orientación al servicio al cliente Atención al detalle Pensamiento analítico Capacidad organizativa Gestión del tiempo Colaboración/trabajo en equipo Adaptabilidad Cualificaciones deseadas Experiencia en entornos multiculturales y/o capacidad multilingüe. Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura de vida, discapacidad y visión pagadas totalmente por el empleador. ¡Contribución del empleador del 10 % a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarle a ahorrar para el futuro! ¡BENEFICIOS GENEROSOS DE TIEMPO LIBRE! En serio, queremos decir «generosos»: 13 días de vacaciones, 15 días de licencia por enfermedad, 11 días festivos remunerados, 6 días personales remunerados y hasta 5 días remunerados para educación continua. ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad; creemos en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Somos una organización centrada en la comunidad y apasionada. GGRC valora a cada persona como un individuo completo, rico y único, e interactúa con cada uno de ellos de manera respetuosa y sensible. Nos esforzamos por situar a cada persona en el centro de su propia vida. Abordamos a cada persona como una experta en su propia vida e identidad, con una indagación clara y atenta sobre lo que es importante para ella, así como lo que es importante para esa persona (ya sea un/a compañero/a de trabajo, una persona atendida, un/a familiar u otro interesado). Cómo postularse: GGRC valora la diversidad; animamos a personas de todos los orígenes a presentar su candidatura. Por favor, complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con exactitud lo que puede aportar al Centro Regional Golden Gate, también podrá adjuntar una carta de presentación. Las solicitudes se revisan de forma continua, por lo que le animamos a presentar la suya lo antes posible. ¡Esperamos leer su solicitud! Golden Gate Regional Center es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
