Asistente Ejecutiva – Bethlehem Inn (Bend)

Descripción

Resumen: Este puesto apoya un refugio de emergencia, centrándose en tareas administrativas, financieras y de recursos humanos, al tiempo que mantiene un entorno seguro para residentes y personal. Aspectos destacados: 1. Gestionar las funciones fiscales, administrativas, de recursos humanos y de cumplimiento normativo 2. Apoyar a una organización orientada a su misión que brinda refugio de emergencia 3. Contribuir a un entorno laboral centrado en el trabajo en equipo y de apoyo Misión: Fundado en 1999, Bethlehem Inn es un refugio de emergencia respaldado por la comunidad, comprometido con ofrecer un entorno seguro, protegido y responsable donde los residentes puedan satisfacer sus necesidades básicas y acceder a recursos comunitarios. Nuestro objetivo es apoyar a adultos solteros y familias para que tomen decisiones que afirman la vida y logren progresos medibles hacia la autosuficiencia. Bethlehem Inn brinda acceso de emergencia a refugio y alimentos en un entorno seguro y protegido. La responsabilidad principal de cualquier miembro del personal es la seguridad y protección de las instalaciones, del personal, de los residentes y de los voluntarios, mientras se brinda refugio y alimentos de emergencia. Esto exige que todos los miembros del personal sean flexibles para adaptarse y responder adecuadamente ante problemas inmediatos de interés, ya sea que dichos problemas sean identificados por otro miembro del personal, por un residente o por un representante externo. El trabajo en equipo y la comunicación abierta entre el personal son fundamentales para el éxito de Bethlehem Inn, así como de sus residentes, personal y voluntarios. Esto promueve un entorno laboral saludable y gratificante. Resumen del puesto: Trabajando estrechamente con el Director Ejecutivo, gestionando tareas pequeñas y grandes, abiertas o específicas, realizando investigaciones para encontrar las mejores ofertas, respondiendo correos electrónicos y brindando servicio al cliente, gestionando la logística de reuniones y eventos, incluidas las reuniones en línea o virtuales, coordinando envíos y entregas postales, y configurando y gestionando planes de proyectos. Realiza con precisión y puntualidad las funciones contables y de nómina de la organización. Excelentes habilidades de gestión del tiempo para equilibrar múltiples proyectos, plazos diarios, semanales y mensuales, y una constante variedad de proyectos sujetos a plazos estrictos. Funciones y responsabilidades esenciales: (Incluye las siguientes, aunque pueden asignarse otras funciones) Gestión financiera: Brinda apoyo en los asuntos financieros de la organización para garantizar el flujo y la gestión precisos de los registros financieros. Realiza diversas tareas financieras y administrativas para apoyar a otros miembros del personal directivo y al público en general en actividades relacionadas con la contabilidad. De acuerdo con los principios y procedimientos contables generalmente aceptados, mantiene un sistema contable y de registros financieros generales para la organización. Procesa solicitudes, pagos, ingresos y otras actividades contables necesarias, lo que puede incluir cuentas por cobrar y cuentas por pagar, depósitos bancarios. Realiza un seguimiento preciso y presenta oportunamente los programas de subvenciones restringidas ante los patrocinadores. Administración, recursos humanos y cumplimiento normativo Actúa con los más altos estándares éticos, tratando a los demás con equidad y respeto. Completa las horas y la información de nómina para su procesamiento quincenal; supervisa, informa y alerta al personal sobre licencias remuneradas y días festivos; Colabora con el equipo directivo para brindar apoyo administrativo y completar proyectos regulares y especiales. Trabaja con las compañías aseguradoras para garantizar una cobertura preferente a un costo razonable; lleva a cabo la inscripción anual abierta. Administra el programa de seguros y beneficios. Gestiona las políticas y coberturas de gestión de riesgos y seguros. Completa y presenta informes (seguros, compensación laboral, impuestos estatales/federales, etc.) de forma oportuna. Trabaja directamente con el Director Ejecutivo para ayudar a garantizar que las políticas organizacionales cumplan con las regulaciones y/o los requisitos de financiamiento mediante subvenciones. Mantiene actualizados y presentados oportunamente los formularios de recursos humanos en los expedientes personales y en las presentaciones regulatorias requeridas. Ayuda en la preparación de diversos informes mensuales para todos los departamentos destinados a las reuniones del consejo directivo, como parte de la elaboración del paquete para el consejo. Documenta y mantiene un registro de todas las reuniones del consejo. Mantiene una exactitud y conformidad legales según la Oficina de Trabajo e Industria (Bureau of Labor and Industry): oGarantiza que la organización mantenga los avisos obligatorios. oActualiza el manual del empleado según sea necesario. oMantiene y actualiza las políticas de recursos humanos conforme a las regulaciones. Responde oportunamente a las reclamaciones por desempleo. Informes y trabajo con subvenciones Realiza un seguimiento preciso de la asignación de fondos restringidos provenientes de fuentes designadas. Prepara la información financiera necesaria para la solicitud o presentación de informes relativos a subvenciones, según lo solicite el Director de Filantropía. Ayuda en la conciliación de datos de donantes y contabilidad. Profesionalismo Demuestra capacidad para servir a personas diversas de manera culturalmente sensible y no discriminatoria. Establece y ejemplifica altos estándares de honestidad, integridad y conducta ética. Actúa con un sentido razonable de urgencia. Es adaptable y flexible, y maneja eficazmente la incertidumbre. Se representa adecuadamente ante clientes internos y externos en las interacciones cotidianas. Demuestra habilidades efectivas y profesionales de comunicación escrita e interpersonal. Maneja eficazmente los conflictos y trabaja hacia una resolución positiva. Infunde una actitud optimista y positiva en el personal y comunica un sentido de misión al equipo. Cualificaciones mínimas: (Cualificaciones que el candidato debe poseer para ser considerado para el puesto; excepción posible si el candidato posee cualificaciones sustitutas adecuadas) Al menos cinco años de experiencia con QuickBooks, preferentemente. Capacidad demostrada para trabajar de forma independiente. Capacidad para evaluar adecuadamente una situación y tomar las medidas correctivas necesarias. Conocimiento de los servicios disponibles para personas de bajos ingresos y sin hogar en el condado de Deschutes a través de Bethlehem Inn y otras agencias, o capacidad demostrada para adquirir dicho conocimiento y establecer vínculos con socios comunitarios. Capacidad para escribir y hablar con claridad y concisión. Alto grado de discreción / excelente juicio. Educación continua en normas de OR-OSHA, software y contabilidad para organizaciones sin fines de lucro. Cualificaciones preferidas: (Cualificaciones deseables en los candidatos, aunque quienes no las posean no serán necesariamente excluidos de la consideración si cumplen con las cualificaciones mínimas.) Título universitario en un campo relacionado y experiencia en servicios sociales, preferentemente. Demandas físicas: Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se podrán realizar adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. Al desempeñar las funciones de este puesto, el empleado debe sentarse, estar de pie, caminar, usar las manos para teclear, manipular o palpar objetos, alcanzar con las manos y los brazos, y hablar u oír con regularidad. El empleado debe levantar ocasionalmente hasta cincuenta (50) libras. Las capacidades visuales específicas requeridas por este puesto incluyen visión cercana, visión lejana, visión de colores y capacidad para ajustar el enfoque. Entorno laboral: (Las características del entorno laboral descritas aquí son representativas de las que un empleado encuentra al desempeñar las funciones esenciales de este puesto. Se podrán realizar adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.) El entorno laboral puede ser impredecible dependiendo de la hora del día y de la actividad de los residentes. Bethlehem Inn es un entorno dinámico, y un candidato exitoso debe tener la capacidad de pensar con rapidez, actuando con paciencia y compasión tanto con los residentes como con los donantes. Nuestros residentes son personas con necesidades complejas, muchas veces provenientes de circunstancias caóticas. Es fundamental que todo el personal proporcione un entorno de certeza y calma, incluso en situaciones que pueden resultar confusas. Los voluntarios y donantes participan en distintos grados en Bethlehem Inn, y resulta imperativo identificar si sus necesidades están siendo satisfechas. Resolver oportunamente las inquietudes de donantes y voluntarios (incluidas las inquietudes del personal respecto a donantes y voluntarios), así como reconocerlas debidamente, mientras se trabaja con el Coordinador de la Comunidad/Voluntarios, es de suma importancia para la sostenibilidad del albergue.