Asistente Ejecutivo - Bethlehem Inn (Bend)

Descripción

Resumen: Este puesto brinda apoyo al Director Ejecutivo en la gestión de diversas tareas administrativas, financieras y de recursos humanos, garantizando el cumplimiento normativo de la organización y contribuyendo a un entorno comunitario de apoyo. Aspectos destacados: 1. Gestionar las funciones administrativas, de recursos humanos y de cumplimiento normativo para una organización sin fines de lucro. 2. Gestionar la administración financiera, la contabilidad y las operaciones de nómina. 3. Contribuir a una organización orientada a una misión que apoya a personas vulnerables. Misión: Fundado en 1999, Bethlehem Inn es un refugio de emergencia respaldado por la comunidad, comprometido con ofrecer un entorno seguro, estable y responsable donde los residentes puedan satisfacer sus necesidades básicas y acceder a recursos comunitarios. Nuestro objetivo es apoyar a adultos solteros y familias para que tomen decisiones que afirmen la vida y logren progresos medibles hacia la autosuficiencia. Bethlehem Inn brinda acceso de emergencia a refugio y alimentos en un entorno seguro y estable. La responsabilidad principal de cualquier miembro del personal es la seguridad y protección de las instalaciones, del personal, de los residentes y de los voluntarios, mientras se brinda refugio y alimentos de emergencia. Esto exige que todos los miembros del personal sean flexibles para adaptarse y responder adecuadamente ante problemas inmediatos de preocupación, ya sea que los identifique otro miembro del personal, un residente o un representante externo. El trabajo en equipo y la comunicación abierta entre el personal son fundamentales para el éxito de Bethlehem Inn, sus residentes, su personal y sus voluntarios. Esto fomenta un entorno laboral sano y gratificante. Resumen del puesto: Trabajando estrechamente con el Director Ejecutivo, gestionando tareas pequeñas y grandes, abiertas o específicas, realizando investigaciones para encontrar las mejores ofertas, respondiendo correos electrónicos y brindando servicio al cliente, gestionando la logística de reuniones y eventos, incluidas las reuniones en línea/virtuales, coordinando envíos y correo postal, y configurando y gestionando planes de proyectos. Realiza con precisión y puntualidad las funciones contables y de nómina para la organización. Excelentes habilidades de gestión del tiempo para manejar múltiples proyectos, plazos diarios, semanales y mensuales, así como una constante variedad de proyectos sensibles al tiempo. Funciones y responsabilidades esenciales: (Incluye las siguientes, aunque pueden asignarse otras funciones) Administración financiera: Apoya los asuntos financieros de la organización para garantizar un flujo y una gestión precisos de los registros financieros. Realiza una variedad de tareas financieras y administrativas para ayudar al resto del personal directivo y al público general en actividades relacionadas con la contabilidad. Mantiene, de acuerdo con los principios y procedimientos contables generalmente aceptados, un sistema contable y de registros financieros para la organización. Procesa solicitudes, pagos, recibos y otras actividades contables necesarias, que pueden incluir cuentas por cobrar y por pagar, así como depósitos bancarios. Realiza un seguimiento preciso y presenta oportunamente los programas de subvenciones restringidas ante los financiadores. Administración, recursos humanos y cumplimiento normativo Actúa con los más altos estándares éticos, tratando a los demás con equidad y respeto. Completa las horas y la información de nómina para su procesamiento quincenal; supervisa, informa y alerta al personal sobre las licencias remuneradas y los días festivos; Colabora con el equipo directivo para brindar apoyo administrativo y completar proyectos regulares y especiales. Trabaja con las compañías aseguradoras para garantizar una cobertura preferente a un costo razonable; lleva a cabo la inscripción anual abierta. Administra el programa de seguros y beneficios. Gestiona las políticas y coberturas de gestión de riesgos y seguros. Completa y presenta informes (seguros, compensación laboral, impuestos estatales y federales, etc.) oportunamente. Trabaja directamente con el Director Ejecutivo para ayudar a garantizar que las políticas organizacionales cumplan con las regulaciones y/o los requisitos de financiación mediante subvenciones. Mantiene actualizada la presentación y archivo oportunos de los formularios de recursos humanos en los expedientes personales y en las presentaciones regulatorias requeridas. Ayuda en la preparación de diversos informes mensuales para todos los departamentos destinados a las reuniones de la junta directiva, como parte de la elaboración del paquete para la junta. Documenta y mantiene un registro de todas las reuniones de la junta directiva. Mantiene la exactitud y el cumplimiento legal conforme a la Oficina de Trabajo e Industria oGarantiza que la organización mantenga los avisos obligatorios. oEl manual del empleado se actualiza según sea necesario. oMantiene y actualiza las políticas de recursos humanos en cumplimiento con las regulaciones. Responde oportunamente a las reclamaciones por desempleo. Informes y trabajo con subvenciones Realiza un seguimiento preciso de la asignación de fondos restringidos provenientes de fuentes designadas; Prepara la información financiera necesaria para las solicitudes o informes de subvenciones, según lo solicite el Director de Filantropía; Ayuda en la conciliación de datos de donantes y contabilidad. Profesionalismo Demuestra capacidad para atender a personas diversas de manera culturalmente sensible y no discriminatoria. Establece y ejemplifica altos estándares de honestidad, integridad y comportamiento ético; Actúa con un sentido razonable de urgencia; Es adaptable y flexible y maneja eficazmente la incertidumbre; Se representa adecuadamente tanto ante clientes internos como externos en las interacciones cotidianas; Demuestra eficaces y profesionales habilidades de comunicación escrita e interpersonal; Maneja eficazmente los conflictos y trabaja hacia una resolución positiva; y Infunde una actitud positiva y optimista en el personal y comunica un sentido de misión al equipo. Cualificaciones mínimas: (Cualificaciones que el solicitante debe poseer para ser considerado para el puesto; posible excepción si el solicitante posee cualificaciones sustitutas adecuadas) Al menos cinco años de experiencia con QuickBooks (preferible). Capacidad demostrada para trabajar de forma independiente. Capacidad para evaluar adecuadamente una situación y tomar las medidas correctivas necesarias. Conocimiento de los servicios disponibles para personas de bajos ingresos y sin hogar en el condado de Deschutes a través de Bethlehem Inn y otras agencias, o capacidad demostrada para adquirir dicho conocimiento y vincularse con socios comunitarios. Capacidad para escribir y hablar con claridad y concisión. Alto grado de discreción / excelente criterio. Educación continua en OR-OSHA, software y contabilidad para organizaciones sin fines de lucro. Cualificaciones preferidas: (Cualificaciones deseables en los solicitantes, aunque quienes no las posean no serán necesariamente excluidos de la consideración si cumplen con las cualificaciones mínimas.) Título universitario en un campo relacionado y experiencia en servicios sociales (preferible). Demandas físicas: Las demandas físicas descritas aquí son representativas de aquellas que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades desempeñen dichas funciones. Al desempeñar las funciones de este puesto, el empleado debe sentarse, estar de pie, caminar, usar las manos para manipular, tocar o sentir objetos, alcanzar con las manos y los brazos, y hablar u oír con regularidad. El empleado debe levantar ocasionalmente hasta cincuenta (50) libras. Las capacidades visuales específicas requeridas para este puesto incluyen visión cercana, visión lejana, visión del color y capacidad para ajustar el enfoque. Entorno laboral: (Las características del entorno laboral descritas aquí son representativas de aquellas que un empleado encuentra al desempeñar las funciones esenciales de este puesto. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades desempeñen dichas funciones.) El entorno laboral puede ser impredecible dependiendo de la hora del día y de la actividad de los residentes. Bethlehem Inn es un entorno dinámico, y un candidato exitoso debe tener la capacidad de pensar rápidamente y actuar con paciencia y compasión tanto con los residentes como con los donantes. Nuestros residentes son personas con necesidades complejas que, con frecuencia, provienen de circunstancias caóticas. Es fundamental que todo el personal proporcione un entorno de certeza y calma en situaciones que, en ocasiones, pueden resultar confusas. Los voluntarios y donantes participan en distintos grados en Bethlehem Inn, y es imperativo identificar si sus necesidades están siendo satisfechas. Resolver oportunamente las inquietudes de donantes y voluntarios (incluidas las inquietudes del personal respecto a voluntarios y donantes), así como brindar el reconocimiento correspondiente, en colaboración con el Coordinador de Comunidad/Voluntarios, es de suma importancia para la continuidad de Bethlehem Inn.