Resumen: Zirtual busca un Asistente Virtual con sede en Estados Unidos para brindar servicios administrativos profesionales de alto nivel, actuar como contacto principal con los clientes y apoyar necesidades personales y profesionales. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de trabajar de forma independiente con los clientes y recibir apoyo del supervisor. 2. Participar en diversas tareas administrativas, investigaciones y gestión de proyectos. 3. Pone énfasis en el equilibrio entre la vida laboral y personal, así como en la comunicación con los clientes. Zirtual es una empresa que promueve el equilibrio entre la vida laboral y personal y ofrece a sus clientes asistentes ejecutivos remotos experimentados y capacitados para satisfacer sus necesidades personales y profesionales. Nuestros Asistentes Virtuales (AV) con sede en Estados Unidos se esfuerzan por cumplir y superar las expectativas y necesidades de los clientes. El Asistente Virtual es un miembro fundamental de Zirtual. El AV es el punto de contacto principal con los clientes y trabajará de forma independiente con ellos. El AV recibirá apoyo de su Supervisor de Cuentas asignado, quien ayudará a fortalecer la relación AV<>cliente mediante modificaciones al plan, respuestas a consultas y retroalimentación sobre calidad, delegación de tareas y otros aspectos. Este puesto requiere la capacidad de estar al teléfono y realizar llamadas salientes diariamente. El AV brindará un servicio administrativo profesional de alto nivel realizando las tareas y proyectos asignados por el cliente, asegurando que se ejecuten a tiempo y con la máxima calidad. El AV es responsable de ser el punto de contacto principal para los clientes asignados y de conocer bien las necesidades y preferencias de cada uno. El AV debe estar dispuesto a realizar llamadas salientes. El AV debe mantener una comunicación constante y proactiva con los clientes y con los Supervisores de Cuentas. Se espera que los Asistentes Virtuales estén disponibles para los clientes durante el horario comercial acordado con cada cliente, pero no se exige disponibilidad las 24 horas. Los Asistentes Virtuales envían informes semanales de uso, responden a toda comunicación dentro de un plazo de dos horas, mantienen perfiles de clientes detallados y actualizados, y siguen las mejores prácticas de Zirtual para lograr el éxito. Funciones esenciales y responsabilidades: El AV asistirá al cliente con: Llamadas salientes: Llamadas a leads calientes Recolección de datos Programación Gestión y organización de proyectos: Facilitar la finalización oportuna de proyectos y objetivos Gestión de calendarios personales y empresariales: Programación y coordinación de citas según sea necesario Monitoreo proactivo de los calendarios del cliente para identificar posibles conflictos y garantizar que el equipo maximice el tiempo del cliente Investigación: Esto puede incluir investigación sobre eventos, viajes, proyectos, etc. Proporcionar los resultados de la investigación a los miembros del equipo dentro del plazo establecido, basándose en las mejores prácticas aprendidas durante la capacitación de Zirtual y en las preferencias del equipo. Compras: Asegurar que las especificaciones de la compra satisfagan las expectativas del cliente. Informes de gastos y organización de los mismos según sea necesario. Tareas administrativas: Esto puede incluir, entre otras: gestión de bandeja de entrada, gestión de calendarios, transcripción, correspondencia comercial estándar, investigación y captura de datos. Gestión de bandeja de entrada de correo electrónico: Esto puede requerir, entre otras responsabilidades, responder y organizar correos electrónicos según sea necesario, siguiendo directrices específicas proporcionadas por el cliente y en consonancia con las políticas y prácticas de Zirtual. Gestión y marketing en redes sociales Asistencia virtual a reuniones: Redacción de agendas, toma de actas y seguimiento requerido. El AV debe mantener una comunicación clara y continua sobre el estado de las tareas, necesidades y consultas con sus clientes. Para ello debe: reconocer todas las tareas asignadas dentro del plazo establecido asegurarse de comprender las fechas de vencimiento esperadas y comunicar cualquier cambio o retraso al cliente garantizar que el cliente esté informado sobre su uso de horas y fechas de renovación mediante el envío de un Informe Semanal de Uso, y, si se solicita, también informes al final del día El AV debe estar abierto a recibir retroalimentación del Supervisor de Cuentas sobre indicadores clave de desempeño, calidad de las tareas y gestión del tiempo. El AV contactará al Supervisor de Cuentas siempre que necesite apoyo adicional en tareas o cobertura para el cliente durante vacaciones o enfermedad. El Supervisor de Cuentas facilitará la asistencia de otros AV. Registrar con precisión y en tiempo real todas las horas facturables para el cliente en el sistema oficial de seguimiento de horas de Zirtual. Otras funciones según se asignen. Requisitos Habilidades y atributos deseados: Habilidades claras, precisas, proactivas y profesionales de comunicación escrita y verbal Capacidad para organizar y priorizar eficazmente las tareas Capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente con diversos programas y aprender nuevos programas según sea necesario Compromiso de trabajar al menos un año con Zirtual Atención meticulosa a los detalles, junto con la capacidad de comprender tareas complejas Capacidad para manejar el estrés en un entorno dinámico Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para establecer rápidamente relaciones de trabajo Actitud afable y entusiasta hacia el trabajo en equipo Conocimientos sólidos sobre Internet/Web y computadoras Cualificaciones: Título de técnico universitario, licenciatura o un mínimo de 7 años de experiencia como asistente ejecutivo de ejecutivos de nivel C Mínimo 4 años de experiencia administrativa Experiencia preferible trabajando con ejecutivos de nivel C Competencia en Google Suite y Google Calendar, y dominio de Microsoft Office Competencia en un programa de gestión de tareas como Trello o Asana Experiencia preferible con un programa de comunicación como Slack Experiencia preferible con una plataforma CRM como Salesforce, HubSpot o Zoho Experiencia preferible con un programa de informes de gastos como QuickBooks o Expensify Experiencia preferible con un programa de gestión de viajes como Concur Experiencia preferible con un programa de gestión de redes sociales como Hootsuite y WordPress Conexión a Internet confiable, computadora y teléfono Capacidad de escritura de al menos 50 palabras por minuto con precisión Disponibilidad durante el horario comercial (PT o ET) de lunes a viernes, salvo acuerdo escrito distinto con cada cliente Compensación Será compensado como contratista independiente bajo formulario 1099. Los AV reciben un monto fijo correspondiente a los planes mensuales de sus clientes; el pago mensual promedio oscila entre $1500 y $3800, dependiendo de la combinación de clientes. Los planes de clientes que incluyen llamadas salientes se pagan a una tarifa más alta por minuto
Workable · HR
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