Resumen: El Asistente Administrativo brinda apoyo administrativo, financiero, programático y en los centros escolares esencial para el funcionamiento efectivo del día a día de una organización sin fines de lucro colaborativa. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de apoyar programas artísticos, tecnológicos y educativos. 2. Trabajar en un entorno sin fines de lucro creativo y colaborativo. 3. El puesto implica viajes frecuentes a centros escolares y participación comunitaria. Asistente Administrativo – Global Writes y Aprendizaje en la Era Digital Título del puesto: Asistente Administrativo Supervisión: Liderazgo organizacional / Directores de programas basados en centros Tipo de puesto: [Tiempo parcial] Ubicación: Diversas Resumen del puesto El puesto de Asistente Administrativo es de tiempo parcial, aproximadamente 20 horas por semana, y brinda apoyo administrativo, financiero, programático y en los centros escolares para garantizar el funcionamiento efectivo del día a día de la organización y sus programas artísticos, tecnológicos y educativos. Existe potencial de aumento de horas, responsabilidades y alcance según las necesidades organizacionales, la expansión de los programas y el desempeño demostrado. La tarifa por hora es acorde a las calificaciones y la experiencia laboral previa. El Asistente Administrativo brinda apoyo administrativo, financiero, programático y en los centros escolares para garantizar el funcionamiento efectivo del día a día de la organización y sus programas artísticos y educativos. El Asistente Administrativo trabaja estrechamente con el liderazgo organizacional, el Gerente de Finanzas, los Directores de Proyectos, el liderazgo escolar y los artistas-docentes. Este puesto requiere una persona altamente organizada, confiable y minuciosa, cómoda gestionando múltiples responsabilidades en un entorno sin fines de lucro creativo y colaborativo. El Asistente Administrativo debe poseer excelentes habilidades comunicativas, sentirse cómodo trabajando con escuelas y artistas-docentes, y ser capaz de viajar regularmente a los centros escolares participantes. Responsabilidades clave Apoyo administrativo • Brindar apoyo administrativo general al liderazgo organizacional, al Gerente de Finanzas, a los Directores de Proyectos y a los artistas-docentes. • Gestionar la correspondencia y los documentos organizacionales. • Preparar cartas, informes, formularios, hojas de cálculo y otros materiales. • Mantener archivos y registros electrónicos y físicos debidamente organizados. • Responder de forma profesional y oportuna a consultas por correo electrónico y telefónicas. • Asistir en la preparación de reuniones, agendas, materiales y seguimiento. • Mantener listas de contactos, registros de programas y otra información organizacional. • Asistir en la recopilación, organización, seguimiento y archivo de documentación relevante y documentación requerida. • Realizar seguimiento con el personal, los artistas-docentes, las escuelas y los proveedores para asegurar que la documentación requerida se complete y envíe antes de las fechas límite establecidas. Apoyo a programas y proyectos • Brindar apoyo administrativo continuo a los Directores de Proyectos para programas artísticos, educativos y comunitarios. • Mantener comunicación regular y continua con el liderazgo escolar, los artistas-docentes y los directores de proyectos. • Actuar como punto de contacto administrativo para facilitar una comunicación oportuna entre los Directores de Proyectos, las escuelas, los artistas-docentes y el liderazgo organizacional. • Asistir a los Directores de Proyectos con horarios de programas, asignaciones de artistas-docentes, registros de asistencia, documentación de programas y otras necesidades administrativas. • Asistir en la recopilación y organización de documentación y papeleo proveniente de artistas-docentes, socios escolares, personal y proveedores. • Realizar seguimiento con artistas-docentes y personal escolar respecto a horarios, necesidades del programa, documentación requerida, asistencia, materiales y otros asuntos administrativos. • Ayudar a recopilar y organizar la información requerida para informes de programas, evaluaciones, subvenciones y contratos. • Coordinar la preparación y distribución de materiales y suministros del programa. • Apoyar eventos especiales, talleres, presentaciones, exposiciones, actividades de desarrollo profesional y otros programas organizacionales. Apoyo financiero, facturación y subvenciones • Trabajar estrechamente con el liderazgo organizacional y el Gerente de Finanzas, brindándoles apoyo administrativo. • Recopilar, organizar, hacer seguimiento y mantener la documentación y respaldo requeridos para la facturación mensual. • Hacer seguimiento de los servicios del programa, las horas de los artistas-docentes, la asistencia, los gastos y otra información necesaria para una facturación y reportes precisos. • Asistir con facturas, órdenes de compra, recibos, documentación de gastos y registros de proveedores. • Realizar seguimiento con los Directores de Proyectos, los artistas-docentes y el personal escolar para obtener información faltante relacionada con facturación, documentación o respaldo financiero. • Mantener registros precisos y organizados relacionados con facturación, gastos del programa, subvenciones y contratos. • Asistir en el seguimiento de facturas pendientes, pagos y documentación requerida. • Organizar la documentación requerida para subvenciones, contratos, auditorías y reportes a los financiadores. • Asistir al Gerente de Finanzas y al liderazgo organizacional para garantizar que los registros financieros y programáticos estén completos, sean precisos y se presenten oportunamente. • Hacer seguimiento de fechas límite administrativas, de facturación, de subvenciones, de contratos y de reportes. Apoyo en centros escolares y sitios del programa • Viajar regularmente a las escuelas y sitios del programa participantes para brindar apoyo presencial en los programas y tareas administrativas. • Recoger, transportar y entregar materiales, suministros, equipo y otros recursos del programa a las escuelas participantes. • Visitar salones de clase y sitios del programa regularmente para apoyar a los Directores de Proyectos, a los artistas-docentes y a los socios escolares. • Observar y supervisar la instrucción en el aula y la implementación del programa para ayudar a garantizar que se lleve a cabo según lo planeado. • Comunicarse con los artistas-docentes y el liderazgo escolar sobre la implementación del programa, la programación, los materiales, la documentación y otras necesidades del programa. • Identificar y comunicar las necesidades, inquietudes o problemas observados durante las visitas escolares al Director de Proyectos correspondiente o al liderazgo organizacional. • Asistir en la recopilación de documentación requerida, información de asistencia y documentación del programa durante las visitas escolares. • Ayudar a garantizar que los artistas-docentes cuenten con los materiales, la información y los recursos necesarios para implementar exitosamente los programas. • Representar a la organización de forma profesional y positiva al interactuar con administradores escolares, educadores, artistas-docentes, estudiantes y socios comunitarios. Cualificaciones • Diploma de escuela secundaria o equivalente obligatorio; se prefiere título de asociado o licenciatura. • Experiencia administrativa previa obligatoria; se prefiere experiencia en una organización sin fines de lucro, una organización artística, una escuela, un programa extracurricular o una organización comunitaria. • Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. • Excelentes habilidades comunicativas escritas y orales. • Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para comunicarse profesionalmente con administradores escolares, educadores, artistas-docentes y personal organizacional. • Gran atención al detalle y a la precisión, especialmente al trabajar con facturación, registros financieros y documentación de programas. • Capacidad para priorizar responsabilidades y gestionar múltiples proyectos y fechas límite. • Conocimientos sólidos de Google Workspace y/o Microsoft Office, incluidos Docs/Word, Sheets/Excel, correo electrónico, calendarios y unidades compartidas. • Capacidad para trabajar con hojas de cálculo, facturas, registros financieros, documentación de programas y sistemas electrónicos de archivo. • Capacidad para aprender y utilizar nuevas herramientas digitales y sistemas administrativos. • Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa con el liderazgo organizacional, el Gerente de Finanzas, los Directores de Proyectos y el personal del programa. • Profesionalismo, confiabilidad, flexibilidad, capacidad de respuesta y buen juicio. • Compromiso con el apoyo a los programas artísticos, educativos, de desarrollo juvenil y comunitarios. Requisitos de viaje • Licencia de conducir válida y acceso confiable a un vehículo obligatorios. • Debe estar dispuesto y ser capaz de conducir regularmente a las escuelas y sitios del programa participantes. • Capacidad para recoger, transportar y entregar materiales y suministros del programa según sea necesario. Cualificaciones preferidas Es muy deseable contar con experiencia laboral en organizaciones sin fines de lucro, escuelas, programas extracurriculares, organizaciones artísticas, con artistas-docentes o en programas financiados con subvenciones. Es una ventaja contar con conocimientos sobre contratos escolares, facturación mensual, procedimientos financieros de organizaciones sin fines de lucro, administración de subvenciones y programas financiados por el gobierno. También se prefiere tener experiencia directa trabajando con escuelas y comprensión de los programas artísticos y educativos basados en la escuela. Acerca de las organizaciones Global Writes es una organización sin fines de lucro dedicada a ampliar el acceso a experiencias artísticas y educativas significativas. Mediante alianzas con escuelas, artistas, educadores, familias y organizaciones comunitarias, creamos oportunidades para que los jóvenes desarrollen creatividad, comunicación, colaboración, pensamiento crítico y expresión personal. Digital Age Learning es una organización educativa con fines de lucro dedicada a apoyar a administradores, docentes y estudiantes mediante capacitación y apoyo de calidad para integrar la tecnología en el aula. El Asistente Administrativo desempeña un papel esencial para apoyar estas misiones, ayudando a que nuestras alianzas escolares, nuestros artistas-docentes, nuestros programas, nuestras operaciones financieras y nuestros sistemas organizacionales funcionen de forma fluida y eficaz.
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