Asistente de Apoyo

Descripción

Resumen: Se busca un Asistente de Apoyo temporal a permanente para proporcionar apoyo administrativo integral en varios departamentos de una firma de capital privado, garantizando operaciones fluidas y eficiencia. Puntos destacados: 1. Proporcionar apoyo administrativo integral en varios departamentos. 2. Oportunidad de colaborar y promover el trabajo en equipo y la eficiencia. 3. Actuar como punto de contacto para las partes interesadas internas y externas. Nuestro cliente, una firma de capital privado ubicada en Midtown West, Manhattan, busca contratar a un Asistente de Apoyo temporal a permanente que proporcione apoyo administrativo integral en varios departamentos dentro de la organización. Este rol será responsable de manejar una variedad de tareas y proporcionar asistencia donde sea necesario, garantizando operaciones fluidas y eficiencia en toda la empresa. El candidato ideal poseerá excelentes habilidades de comunicación, una mentalidad proactiva y una fuerte ética de trabajo. Las horas son de 8:30 am a 5:30 pm, 5 días/semana en la oficina, con horas extras pagadas según sea necesario. Responsabilidades: Colaborar con los colegas para garantizar operaciones fluidas y proporcionar asistencia donde sea necesario para promover el trabajo en equipo y la eficiencia. Proporcionar cobertura para profesionales administrativos durante su ausencia debido a tiempo libre planificado (o no planificado), lo que puede incluir las siguientes tareas: Gestionar calendarios complejos, ejecutando la programación de varios tipos de reuniones, como reuniones virtuales y presenciales. Coordinar los arreglos de viaje con el agente de viajes corporativo, desde viajes locales hasta internacionales, para los miembros del equipo, asegurando que toda la logística esté organizada y sea eficiente. Ayudar con la coordinación de eventos, la entrada de datos y el apoyo a proyectos ad hoc. Ayudar con la compilación e impresión de materiales, así como con el apoyo a la oficina y las instalaciones según sea necesario. Mantener registros y bases de datos precisos, incluidos los informes de gastos. Ayudar con los gastos de otros según sea necesario (es decir, solicitar recibos y/o utilizar Concur). Actuar como punto de contacto para las partes interesadas internas y externas, demostrando profesionalismo y capacidad de respuesta en todas las comunicaciones. Actuar como respaldo para las funciones de recepción: Sentarse en la recepción para proporcionar apoyo de respaldo al recepcionista durante 1 semana cada tres semanas (apoyo rotativo con otros asistentes de apoyo). Responsable de saludar a los visitantes, contestar teléfonos y gestionar la correspondencia entrante y saliente. Garantizar un ambiente profesional y acogedor en el área de recepción, proporcionando un excelente servicio al cliente a clientes, invitados y personal. Dirigir a los visitantes al personal o salas de reuniones apropiadas y ayudar con cualquier consulta o solicitud. Proporcionar apoyo administrativo a dos asesores senior. Calificaciones: Se requiere título de licenciatura o combinación equivalente de educación y experiencia. Mínimo 2 años de experiencia en apoyo administrativo, preferiblemente en un entorno corporativo. Se requiere experiencia en coordinación de viajes.. Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Habilidad en el uso de tecnología, incluido Zoom y sistemas de salas de conferencias. Fuertes habilidades de comunicación, tanto verbales como escritas, con la capacidad de interactuar profesionalmente con personas de todos los niveles de la organización. Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle, con la capacidad de priorizar tareas y gestionar el tiempo de manera efectiva en un entorno de ritmo rápido. Pensador innovador que busca constantemente mejorar los procesos y aborda las tareas con creatividad y flexibilidad. Capacidad para trabajar de manera independiente y colaborativa como parte de un equipo, con una actitud positiva y disposición para aprender. Flexibilidad en las horas para cubrir reuniones de la mañana temprano/tarde. Se requiere trabajar en la oficina de lunes a viernes. Beacon Hill es un empleador de igualdad de oportunidades y se anima a las personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a presentar su candidatura. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes de arresto o condena serán consideradas para el empleo de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa para Empleadores del Condado de Los Ángeles y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario de autoidentificación voluntario, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta en su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La cumplimentación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informes y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes de la industria para establecer un nuevo estándar en la búsqueda, el placement de carrera y el personal flexible, ofrecemos soluciones de personalización coordinadas con un servicio incomparable, un compromiso con la finalización y el éxito del proyecto y una pasión por la innovación, la creatividad y la mejora continua. Nuestras marcas de nicho ofrecen un conjunto completo de servicios de personalización a empresas emergentes en crecimiento y a las Fortune 500 en todos los sectores del mercado, especialidades/disciplinas profesionales e industrias. Con el tiempo, se agregarán ubicaciones de oficina, áreas de práctica especializadas y ofertas de servicios para abordar las necesidades cambiantes de los constituyentes. Obtenga más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, visitando www.bhsg.com. Información de beneficios: Beacon Hill ofrece un sólido paquete de beneficios que incluye, entre otros, médico, dental, visión y programas de licencia federal y estatal según lo exijan las regulaciones aplicables de la agencia a aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles relacionados con nuestras ofertas de beneficios. Esperamos trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)