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Resumen: El Asistente Estudiantil de Servicios de Primera Línea de Poly Escapes supervisa el área de recepción, brinda servicios al cliente, gestiona diversas solicitudes y presta asistencia administrativa, con énfasis en un servicio excepcional y la satisfacción del cliente. Aspectos destacados: 1. Brindar un servicio excepcional y cortés y garantizar la satisfacción del cliente. 2. Asistir a los clientes con los programas y servicios de ASI por teléfono y en persona. 3. Mantener un entorno acogedor para visitantes y miembros del personal. Definición y finalidad El Asistente Estudiantil de Servicios de Primera Línea – Poly Escapes es responsable de supervisar el área de recepción y desempeñar funciones de servicio al cliente. El Asistente Estudiantil de Servicios de Primera Línea – Poly Escapes gestiona un elevado volumen de solicitudes diversas y se espera que sea un recurso para todos los clientes. El énfasis de este puesto radica en brindar un servicio excepcional y cortés y garantizar la satisfacción del cliente. El Asistente Estudiantil de Servicios de Primera Línea – Poly Escapes es responsable de prestar asistencia administrativa y desempeñar funciones internas de servicio al cliente. ASI se compromete a apoyar las aspiraciones de los Objetivos de Aprendizaje de la Universidad. Se espera que sus empleados tomen decisiones razonadas basadas en la ética, el respeto a la diversidad y una conciencia de los temas relacionados con la sostenibilidad. Además, trabajarán de forma productiva tanto de manera individual como en grupo, comunicándose eficazmente. Requisitos Requisitos educativos y experiencia calificadora Debe ser un estudiante actualmente inscrito en Cal Poly con un mínimo de 6 unidades. Los estudiantes de posgrado deben cursar 4 unidades. Capacidad para organizarse muy bien y poseer buenas habilidades de planificación. Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita. Se prefiere experiencia previa general en oficina o funciones administrativas. Ser confiable, autodidacta y trabajar bien con mínima supervisión. Capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente. Conciencia sobre preocupaciones de seguridad y gestión de riesgos. Experiencia trabajando en entornos de alta demanda y ritmo acelerado. Se prefiere experiencia previa en servicio al cliente. Se requiere conocimiento de sistemas informáticos basados en Windows (Microsoft Office); se exigen sólidas habilidades en Excel para los puestos de Asistentes Estudiantiles de Oficina. Capacidad para iniciar, establecer y fomentar la comunicación y el trabajo en equipo manteniendo un ambiente laboral positivo, cooperativo y productivo. Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas dentro de una población diversa y con personas de diversos orígenes culturales, necesidades específicas o limitaciones. Experiencia en manejo de efectivo y funciones contables básicas. Capacidad para tomar decisiones rutinarias basadas en criterios/guías específicos. Capacidad para ser flexible y adaptarse al cambio. Capacidad para prestar una alta atención al detalle. Capacidad para trabajar cooperativamente con otros o de forma independiente, según lo requiera la situación. Responsabilidades de supervisión Ninguna Funciones esenciales y responsabilidades Asistir a los clientes por teléfono y en persona con cuestiones relacionadas con todos los aspectos de los programas y servicios de ASI. Mantener un entorno acogedor para todos los visitantes y miembros del personal. Gestionar información confidencial de acuerdo con las políticas y procedimientos de ASI. Brindar un servicio al cliente de calidad a todos los miembros del personal y clientes. Promover relaciones públicas positivas, promoción de programas y educación sobre políticas dirigida al personal y a los clientes. Llevar registros precisos y garantizar una entrada exacta de datos. Cumplir con las políticas y procedimientos departamentales de ASI. Asistencia general de oficina (procesamiento de textos, archivo, envío postal, fotocopiado). Según sea necesario, el puesto garantizará que los documentos financieros presentados incluyan la información necesaria para su procesamiento. Conocimiento aplicable de programas informáticos para el área de trabajo. Según se solicite, ayudará con la ordenación de suministros. Mantenerse informado sobre todas las actividades actuales y próximos eventos dentro de ASI. Cumplir puntualmente con los horarios laborales y seguir los procedimientos de asistencia. Asistir a todas las reuniones, talleres y retiros obligatorios. Mantener las áreas de trabajo limpias y organizadas. Asistir en proyectos especiales. Mantener familiaridad con el plan de evacuación correspondiente al área de trabajo. Otras funciones asignadas. Funciones especializadas y responsabilidades Responsable del funcionamiento y operación del área de recepción. Abrir y cerrar el área de trabajo y seguir los procedimientos con documentación correspondiente. Asistir en todas las funciones relacionadas con el manejo de efectivo. Revisar las comunicaciones diarias y la información registrada en el Registro de Comunicaciones. Clasificar y distribuir el correo de la oficina. Explicar a los clientes las políticas y procedimientos relacionados. Responsable del funcionamiento y operación diaria del Programa de Alquiler Poly Escapes. Responsable del inventario específico de equipos relacionado con el Programa de Alquiler Poly Escapes. Inscribir a estudiantes y participantes en los viajes trimestrales de educación al aire libre. Ajustar correctamente una variedad de equipos al aire libre para su uso, tales como mochilas y trajes de neopreno. Levantar aproximadamente 50 libras. Completar los formularios de reembolso por alquiler según sea necesario. Asistir en la política de cancelación de viajes completando formularios y notificando a los líderes de los viajes sobre cambios en los participantes. Supervisar el acceso al Parque de Escalada mediante el Sistema de Acceso por Llave Manual, alquilar equipos, asegurar su devolución y verificar la elegibilidad para escalar y/o asegurar. Responder cualquier consulta específica sobre áreas de recreación al aire libre cercanas. Capacidad para reparar y mantener una variedad de equipos. Asistir al Gerente Estudiantil y al Coordinador de Programas al Aire Libre en el restablecimiento y reparación del inventario. Comprender las políticas y procedimientos relacionados con las cancelaciones de viajes y alquileres. Utilizar CommLogs para comunicarse con los compañeros de trabajo. Diversidad e inclusión Recomendar y apoyar prácticas destinadas a eliminar sesgos raciales, de género o de cualquier otra índole en los procesos, políticas y procedimientos. Demostrar conciencia de los propios sesgos, niveles de comodidad y diversos aspectos de la diversidad, la equidad y la inclusión (DEI). Demostrar esfuerzo por comprender el papel individual y colectivo de cada persona para crear entornos inclusivos. Participar en capacitaciones y actividades proporcionadas por ASI relacionadas con la diversidad, la equidad y la inclusión. Otras funciones y responsabilidades La persona que ocupe este puesto se considera "informante obligatorio" según la Ley de California sobre Informes de Abuso y Negligencia Infantil y debe cumplir con los requisitos establecidos en la política de ASI como condición de su empleo. Otras funciones asignadas. Período de empleo El empleo con esta organización tiene naturaleza "a voluntad", lo que significa que el empleado puede renunciar en cualquier momento y ASI puede despedir al empleado en cualquier momento, con o sin causa. Beneficios Remuneración y horarios Tarifa salarial por hora: $16,50 por hora Rango salarial por hora: $16,50 por hora - $16,50 por hora Puede requerir jornadas nocturnas, fines de semana y días festivos Associated Students, Inc. es un Empleador de Igualdad de Oportunidades. Fecha de revisión: 01/01/2025
