Especialista en Documentos

Actualmente estamos buscando candidatos calificados para considerar la posición abierta de Especialista en Control de Documentos en nuestra División de Servicios de Gestión de Programas. Este puesto se desempeña en la oficina de nuestro cliente en Rochester, NY (presencial 5 días por semana). La División de Servicios de Gestión de Programas de LaBella ofrece servicios integrales de gestión para proyectos complejos y programas de capital a largo plazo. Se establecen equipos de proyecto para proporcionar una combinación personalizada de servicios de consultoría empresarial, gestión de proyectos, control y supervisión financiera, servicios administrativos y de apoyo técnico. La División de Servicios de Gestión de Programas de LaBella ofrece servicios integrales de gestión para proyectos complejos y programas de capital a largo plazo. Se establecen equipos de proyecto para proporcionar una combinación personalizada de servicios de consultoría empresarial, gestión de proyectos, control y supervisión financiera, servicios administrativos y de apoyo técnico. El Especialista en Control de Documentos ayuda al Gerente de Proyecto a mantener adecuadamente la documentación dentro de la cartera de proyectos de nuestro cliente. El Especialista en Control de Documentos está asignado a múltiples proyectos y es responsable del ciclo de vida de los documentos, asegurando su precisión, cumplimiento y accesibilidad. Sigue y mantiene los procedimientos de control de documentos, supervisa el control de versiones y facilita la colaboración entre las partes interesadas. El candidato ideal poseerá cualidades como atención al detalle, habilidades organizativas y un sólido conocimiento de los sistemas de gestión de documentos. Rango Salarial: $40,000 - $74,000 El salario específico ofrecido puede verse influenciado por diversos factores, incluyendo, entre otros, la experiencia relevante del candidato, su formación académica y la ubicación del trabajo. Responsabilidades - Responsable del desarrollo, implementación, capacitación y auditoría de toda la documentación controlada: planos, procedimientos, informes y cualquier otro documento bajo control de revisión. - Procesar, distribuir y mantener la documentación controlada utilizando el sistema de control de documentos del cliente. - Procesar documentos para su revisión y aprobación. - Supervisar la distribución y conciliación de documentos de proceso o de referencia. - Realizar el control general y flujo de diseños/subentregas de ingeniería y procesos/revisiones. - Implementar el seguimiento maestro de todos los paquetes y entregables, y proporcionar datos de este seguimiento para respaldar los informes de gestión. Requisitos - 5 años o más de experiencia en el control de procesos y procedimientos documentales. - Conocimiento de las normas de diseño y dibujo necesarias para la revisión y liberación de planos de ingeniería. - Conocimientos prácticos de Project Wise y SharePoint. - Título asociado o licenciatura en un campo relacionado; o una combinación de dos a tres años de experiencia y/o capacitación relacionada; o una combinación equivalente de educación y experiencia. - Capacidad para destacar en un entorno de equipo; ser capaz de ayudar a otros recursos de control de documentos/gestión de programas. Beneficios Cuerpo, mente y bolsillo: los beneficios de LaBella respaldan un enfoque integral de tu salud y bienestar, creando las bases para el bienestar físico, mental y financiero. Nuestras prestaciones incluyen lo esencial (atención médica y jubilación), lo preventivo (seguros y programas de asistencia al empleado) y lo adicional (reembolsos por actividad física, pagos incentivados al final del año y ayuda para matrículas). Visita nuestro sitio web para obtener más detalles sobre los beneficios que se enumeran a continuación. - Horario laboral flexible - Seguro médico/dental - Plan 401k con aporte coincidente del empleador - Discapacidad a corto y largo plazo - Participación en beneficios - Tiempo libre remunerado - Programa de desarrollo de liderazgo - Reembolso por actividad física - Reembolso por matrícula - Programa de bonificación por referidos - Programa de bienestar - Eventos de integración de equipo - Eventos de servicio comunitario

MPF Federal tiene una necesidad inmediata de un Especialista en Calidad de Documentos a tiempo completo para uno de nuestros contratos con el gobierno federal en Silver Spring, MD. El puesto es 100 % presencial en White Oak. Compensación: $39,000 - $40,560 anuales. Resumen del puesto: Analizar documentos e informes entrantes para verificar su completitud y cumplimiento con las directrices del cliente, y tomar las medidas adecuadas para capturar la información pertinente en bases de datos y sistemas de TI. Realizar ingreso preciso y oportuno de datos utilizando múltiples pantallas en el sistema del cliente, y clasificar/indexar/asignar los registros de forma adecuada. Mantener registros físicos y electrónicos de acuerdo con las directrices establecidas por el cliente. Realizar servicios de ingreso de documentos, análisis de datos, servicios de seguimiento y apoyo a interesados/usuarios. Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos de interesados internos y externos, así como del público. Realizar tareas de aseguramiento de calidad (QA) y control de calidad (QC) con especial atención al detalle. Recopilar estadísticas y ayudar a proporcionar información para informes periódicos. Eliminar materiales obsoletos, innecesarios o duplicados, destruyéndolos adecuadamente según se solicite. Asistir en auditorías y verificación del trabajo en proceso. Recoger, procesar y distribuir grandes volúmenes de correo interno y entrante. Requisitos Educación, experiencia relacionada y calificaciones Diploma de escuela secundaria. Mínimo 3 años de experiencia progresivamente responsable en gestión de registros y documentos. Dominio en leer, analizar, clasificar e interpretar narrativas complejas de presentaciones regulatorias. Experiencia en procesamiento de documentos y actividades relacionadas de control de calidad. Experiencia en seguimiento de documentos, inventario de registros y digitalización. Debe ser capaz de implementar procedimientos operativos estándar (SOP) y capacitar al personal en su uso. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Demostradas habilidades excepciones de servicio al cliente. Debe ser competente en el uso de computadoras y tener experiencia demostrada en Microsoft Office. Debe escribir como mínimo 60 palabras por minuto (wpm). Dominio en la creación de hojas de cálculo en Excel. Debe ser ciudadano estadounidense y poseer o poder obtener/mantener una autorización de seguridad de confianza pública gubernamental. Antecedentes en procesos de control de calidad, seguimiento de documentos, gestión de inventario; experiencia en control de calidad, supervisión de bases de datos de seguimiento de documentos, inventario de registros y digitalización es altamente deseable. Debe ser altamente autónomo, organizado, hábil en gestión del tiempo y extremadamente orientado al detalle, con una gran capacidad para realizar verificaciones de calidad en el trabajo realizado. Debe completar las tareas cumpliendo todas las reglas, regulaciones, políticas, documentos de orientación y procedimientos de la FDA y del gobierno federal. Horario laboral: Horario comercial normal; lunes a viernes, de 8:00 a 16:30. Beneficios MPF Federal es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los candidatos calificados recibirán consideración para empleo sin importar raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional o condición de veterano protegido, y no se les discriminará por discapacidad. Ofrecemos un paquete competitivo de compensación que incluye salario competitivo, beneficios médicos, PTO, pago por días festivos y más.

El Especialista Clínico de Admisiones desempeña un papel fundamental en el apoyo al proceso de admisiones mediante la gestión de la comunicación, el mantenimiento de horarios y la garantía de documentación precisa. Este puesto requiere sólidas habilidades organizativas, atención al detalle y la capacidad de interactuar profesionalmente con familias y equipos internos. Funciones Esenciales: Muestra asistencia regular y puntual. Mantener el calendario de evaluaciones, coordinar y actualizar el calendario de evaluaciones, asegurando una programación oportuna y la comunicación con las partes correspondientes. Responder llamadas y tomar mensajes, actuar como primer punto de contacto para las llamadas entrantes; proporcionar información, tomar mensajes detallados y derivar consultas de manera adecuada. Entrada de datos en AIM, ingresar con precisión rechazos inmediatos y otra información relevante en el sistema AIM de forma oportuna. Preparar paquetes de admisión, reunir y organizar paquetes de admisión para nuevos clientes, asegurando que toda la documentación requerida esté incluida y actualizada. Seguimiento con familias, realizar comunicaciones de seguimiento con familias que han sido contactadas previamente para proporcionar actualizaciones, recopilar información adicional u ofrecer apoyo. Requisitos Diploma de escuela secundaria o título equivalente; se prefiere título de asociado. Experiencia previa en un puesto administrativo, clínico o de admisiones es un plus. Dominio del paquete Microsoft Office y sistemas de entrada de datos (experiencia con AIM es un plus). Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Fuertes capacidades organizativas y de gestión del tiempo. Capacidad para manejar información sensible con confidencialidad y profesionalismo. Beneficios 401(k) Coincidencia de 401(k) Seguro dental Programa de asistencia al empleado Cuenta de gastos flexibles Seguro médico Seguro de vida Tiempo libre remunerado Programa de referidos Reembolso de matrícula Seguro de visión

Título del puesto: Asistente Administrativo Ubicación: Charlotte, NC Como asistente administrativo en Lynx Therapeutics, formará parte esencial de nuestro equipo operativo, brindando apoyo fundamental para garantizar el funcionamiento fluido de nuestras actividades diarias. Será responsable de diversas tareas administrativas que ayudarán a mantener la eficiencia y efectividad en nuestra oficina, además de apoyar a nuestro personal para que alcance sus objetivos. Principales responsabilidades: - Gestionar y organizar archivos, documentos y correspondencia de la oficina. - Programar citas, reuniones y coordinar calendarios para los miembros del equipo. - Preparar informes, presentaciones y documentación según sea necesario. - Asistir en la incorporación de nuevo personal y gestionar los registros de los miembros del equipo. - Brindar soporte de servicio al cliente respondiendo consultas y derivándolas al personal correspondiente. - Gestionar los suministros y el inventario de oficina, asegurando que los materiales necesarios estén disponibles. - Coordinar arreglos de viaje y alojamiento para los empleados cuando sea necesario. - Apoyar proyectos e iniciativas especiales según sean asignados por la gerencia. Requisitos Calificaciones: - Diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere título de asociado o licenciatura. - 1 a 3 años de experiencia en un puesto de apoyo administrativo. - Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y conocimiento de equipos de oficina. - Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle, con capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente. - Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. - Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible de forma adecuada. - Actitud orientada al trabajo en equipo y un fuerte compromiso con el servicio al cliente. Beneficios - Plan de salud (médico, dental y visual) - Plan de jubilación (401k, IRA) - Tiempo libre remunerado (vacaciones, enfermedad y días festivos) - Capacitación y desarrollo

Título del puesto: Asistente Administrativo Ubicación: Charlotte, NC Como asistente administrativo en Lynx Therapeutics, será una parte fundamental de nuestro equipo operativo, brindando apoyo esencial para garantizar el funcionamiento fluido de nuestras actividades diarias. Será responsable de diversas tareas administrativas que ayudarán a mantener la eficiencia y efectividad en nuestra oficina, además de apoyar a nuestro personal para que alcancen sus objetivos. Principales responsabilidades: - Gestionar y organizar archivos, documentos y correspondencia de la oficina. - Programar citas, reuniones y coordinar calendarios para los miembros del equipo. - Preparar informes, presentaciones y documentación según sea necesario. - Asistir en la incorporación de nuevo personal y gestionar los registros de los miembros del equipo. - Brindar soporte de servicio al cliente respondiendo consultas y derivándolas al personal correspondiente. - Gestionar los suministros y el inventario de la oficina, asegurando que los materiales necesarios estén disponibles. - Coordinar arreglos de viaje y alojamiento para los empleados cuando sea necesario. - Apoyar proyectos e iniciativas especiales según las asignaciones de la gerencia. Requisitos Calificaciones: - Diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere título de asociado o licenciatura. - 1 a 3 años de experiencia en un puesto de apoyo administrativo. - Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y conocimiento de equipos de oficina. - Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle, con capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente. - Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. - Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible de forma adecuada. - Actitud orientada al trabajo en equipo y fuerte compromiso con el servicio al cliente. Beneficios - Plan de atención médica (médico, dental y visual) - Plan de jubilación (401k, IRA) - Tiempo libre remunerado (vacaciones, enfermedad y días festivos) - Capacitación y desarrollo

Coordinador de Operaciones Rango salarial inicial: $47,618 - $57,141 anuales GGRC actualmente está contratando un Coordinador de Operaciones que reportará al Gerente/Supervisor de Operaciones. Este puesto se encargará de procesos operativos y de instalaciones de nivel avanzado relacionados con el apoyo a nuestras oficinas en San Francisco, San Mateo y Marin, asegurando que las instalaciones se mantengan y que las oficinas funcionen sin problemas. También brindará apoyo al Gerente/Supervisor de Operaciones en tareas y proyectos puntuales. Este puesto requiere que viaje dentro de los condados de San Francisco, San Mateo y Marin según sea necesario, y puede requerir viajes periódicos a otras ubicaciones. Deberá tener acceso a un medio de transporte confiable que le permita desplazarse entre diferentes ubicaciones durante el día para cumplir con las responsabilidades descritas. Lo que hará General - Ser el principal sustituto del Gerente/Supervisor de Operaciones y del Asistente de Instalaciones. - Anticiparse y responder a problemas generales relacionados con las instalaciones, oficinas y edificios. - Supervisar las visitas o servicios de proveedores en todas las ubicaciones de oficinas: mantenimiento, ingeniería, limpieza, suministros especiales, destrucción de documentos y cualquier problema inusual. - Revisar y procesar rápidamente solicitudes de órdenes de compra. Adquisiciones - Procesar solicitudes de compra: mantener cotizaciones y aprobaciones, generar órdenes de compra, enviar pedidos a proveedores, supervisar la finalización de pedidos y el seguimiento de envíos. - Ayudar en la investigación de solicitudes de compra no estándar de los departamentos, según sea necesario. - Cumplir con todas las directrices y regulaciones de adquisiciones establecidas por DGS, incluyendo licitaciones competitivas de conformidad con las secciones aplicables del Código de Contratos Públicos y el Manual Administrativo Estatal (SAM). Instalaciones de la oficina - Ser el segundo contacto con la administración del edificio para problemas elevados y aprobaciones de proveedores. - Apoyar en la construcción, mejoras de espacios existentes y mudanzas dentro y entre las ubicaciones de oficinas. - Supervisar y mantener todos los planos de distribución de oficinas y asignaciones de puestos de trabajo. - Revisar y procesar solicitudes especiales de uso de las instalaciones fuera del horario laboral o los fines de semana por parte del personal. - Coordinar la resolución de cualquier problema importante relacionado con las instalaciones (climatización, seguridad, etc.). - Gestión de tarjetas de acceso en Brivo y BluSky. - Procesar solicitudes de acceso al estacionamiento de bicicletas en Market Street. Inventario y mantenimiento de suministros - Mantener un sistema de control de inventario (identificación, seguimiento, disposición) para todos los activos físicos de GGRC; evaluar y utilizar nuevas tecnologías para mejorar la precisión y eficiencia del proceso. - Mantener registros de seguimiento de OSOE. - Presentar solicitudes de disposición a DGS. - Apoyar en los requisitos de documentación y auditorías de DDS. Muebles de oficina - Coordinar el inventario, traslado e instalación de muebles de oficina en todas las ubicaciones. - Supervisar a trabajadores contratados en movimientos de muebles y equipos. Otros - Trabajar con TI/RRHH/supervisores en la asignación de puestos de trabajo y necesidades de equipos. - Colaborar con RRHH y TI para atender las necesidades de adaptación del personal. - Mantener y coordinar el horario de sustitución del mostrador/recepción. - Cuando sea necesario, mantener toda la información de los clientes de forma confidencial, cumpliendo con la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) y la Ley Lanterman de California. - Participar en proyectos especiales y ayudar con tareas o funciones adicionales según se asignen. Requisitos Educación - Certificado de escuela secundaria Experiencia - 3 a 5 años de experiencia relacionada en administración de oficina, con enfoque en operaciones empresariales y gestión de instalaciones. Habilidades - Debe estar disponible para trabajar presencialmente de lunes a viernes. - Capacidad para redactar comunicaciones comerciales estándar con gramática, ortografía y puntuación correctas. - Capacidad para transmitir información e ideas complejas de forma clara, concisa y profesional. - Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluyendo escáneres, fotocopiadoras, faxes y teléfonos. - Dominio de MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint®, MS Outlook® y aplicaciones de software similares como Adobe. - Comprensión técnica de instalaciones y equipos. - Fuerza y destreza manual suficientes para realizar tareas del departamento de correo y operativas. - Uso de discreción y capacidad para mantener la confidencialidad. - Ser confiable, dependiente y recursivo. - Alta atención al detalle. - Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. - Capacidad para realizar múltiples tareas y establecer prioridades. - Capacidad para organizar eficientemente. - Debe tener acceso a un medio de transporte confiable. Características de competencia - Iniciativa - Responsabilidad - Orientación al servicio al cliente - Atención al detalle - Pensamiento analítico - Capacidad de organización - Gestión del tiempo - Colaboración/trabajo en equipo - Adaptabilidad Cualificaciones deseadas - Experiencia en entornos multiculturales y/o capacidad multilingüe Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura adicional gratuita de vida, discapacidad y visión. ¡¡¡10 % de contribución del empleador a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarle a ahorrar para el futuro!!! ¡¡¡BENEFICIOS GENEROSOS DE TIEMPO LIBRE!!! En serio, decimos generosos: 13 días de vacaciones, 15 días de enfermedad, 11 días festivos pagados, 6 días personales pagados y hasta 5 días pagados para educación continua. ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad; creemos en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Tenemos conciencia comunitaria y somos apasionados. GGRC valora a cada persona como un individuo completo, sólido y único, interactuando con cada uno de forma respetuosa y sensible. Nos esforzamos por colocar a cada persona en el centro de su propia vida. Tratamos a cada persona como experta en su propia vida e identidad, con una indagación clara y atenta sobre lo que es importante para ella, así como lo que es importante por ella, ya sea un compañero de trabajo, la persona atendida, un familiar u otro interesado. Cómo postularse: GGRC valora la diversidad; se anima a personas de todos los orígenes a postularse. Complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con precisión lo que puede aportar al Centro Regional Golden Gate, también puede adjuntar una carta de presentación. Las solicitudes se revisan de forma continua, por lo que le animamos a enviar la suya pronto. Esperamos con interés leer su solicitud. El Centro Regional Golden Gate es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.