Asistente ejecutiva del presidente y director ejecutivo

Descripción del puesto: La Asociación de Aerolíneas Regionales (RAA) busca un Asistente Ejecutivo motivado y colaborativo en Washington, DC (modalidad híbrida) con excelentes habilidades interpersonales, de comunicación y de gestión de proyectos. El candidato ideal ayudará a aumentar la productividad en todos los niveles de la organización anticipándose a las necesidades, reuniendo información y garantizando un funcionamiento fluido, representando al CEO de manera profesional y eficiente. Este puesto requiere una persona altamente motivada y con experiencia, que inicie proyectos, trabaje de forma independiente sin supervisión directa y preste atención al detalle. Son imprescindibles unas excelentes habilidades interpersonales y de comunicación. El candidato debe dominar el uso de diversas herramientas y software, como Microsoft Office, plataformas de gestión de proyectos y herramientas de comunicación, y es fundamental saber aprovechar las herramientas digitales para mejorar la gestión del tiempo y la comunicación. El candidato debe poder usar o aprender nuevos programas informáticos según sea necesario, incluyendo publicaciones básicas en páginas web y por correo electrónico. Se espera un horario dinámico que promueva un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, incluyendo un entorno de oficina híbrido y horarios de entrada flexibles, aunque ocasionalmente se requerirá trabajo los fines de semana o por las noches para apoyar proyectos clave. Funciones esenciales del puesto: Gestionar el calendario del CEO, programar citas y asegurar bloques de tiempo para el trabajo. Ayudar con los correos electrónicos del CEO; responder a solicitudes de miembros y partes interesadas dentro de los límites de autoridad, derivar consultas fuera de su competencia al CEO o al miembro del equipo correspondiente, y realizar seguimiento para garantizar su resolución. Desarrollar un conocimiento profundo de los roles e intereses de las partes interesadas de RAA; mantener una base de datos de contactos clave, hacer un seguimiento de temas para apoyar decisiones críticas, investigar asuntos, compartir información y mantener actualizado el registro de partes interesadas. Preparación de reuniones: investigar temas y participantes, elaborar materiales informativos completos para el CEO antes de interacciones y reuniones, ayudar a preparar compromisos y responsabilidades futuras. Apoyar la gestión de proyectos, incluyendo la coordinación de tareas, plazos y recursos del CEO para garantizar resultados exitosos; realizar seguimiento de las acciones y compromisos asumidos por el CEO, el equipo o los miembros de la junta directiva durante las reuniones. Apoyar tareas básicas de contabilidad del CEO, como supervisar presupuestos, procesar facturas y cuentas por pagar, reunir y presentar materiales para la auditoría anual y archivar informes de gastos del CEO. Apoyar tareas administrativas de recursos humanos del CEO, como registrar licencias y cargar o actualizar datos confidenciales de empleados relacionados con salarios y beneficios. Preparar reuniones presenciales y virtuales, incluyendo arreglos de comidas/refrescos, notificaciones, agendas, configuración de salas de reuniones y seguimiento posterior. Organizar itinerarios de viaje, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte terrestre y agendas de reuniones, asegurando una experiencia sin contratiempos. Mantener archivos, incluyendo correos electrónicos, documentos electrónicos y copias físicas, y gestionar documentos clave de la Asociación, como informes financieros, renovaciones de seguros, contratos y datos de empleados, manteniendo la confidencialidad y accesibilidad para una toma de decisiones rápida. Asistir al CEO en tareas relacionadas con la Junta Directiva de RAA, liderando la preparación y distribución de los libros de la junta y otros materiales para las reuniones, mantener la lista de contactos de la junta y comunicarse con los miembros de la junta y sus asistentes ejecutivos para garantizar una experiencia fluida. Requisitos Los requisitos para el puesto incluyen: Siete o más años de experiencia apoyando a ejecutivos en una asociación comercial (idealmente) o en un entorno de pequeña empresa. Título de asociado en administración de empresas o campo similar, preferible pero no obligatorio si el candidato tiene una sólida experiencia laboral. Conocimientos en aviación y/o experiencia en Capitol Hill son un plus. Disposición para viajar (hasta un 15%). Atributos clave del candidato ideal: Le gusta desempeñar un rol de apoyo al liderazgo y aspira a convertirse en un socio estratégico. Alta ética y diplomacia. Protege la integridad de la información confidencial. Fuerte capacidad de pensamiento estratégico, capaz de anticipar y gestionar proactivamente proyectos e incidencias, con excelentes habilidades para resolver problemas y tomar decisiones. Altamente responsable; mantiene altos estándares para sí mismo y para los demás; reconoce y resuelve rápidamente cualquier error. Con dominio de la tecnología; adopta nuevas tecnologías y busca herramientas y recursos que optimicen los procesos. Flexible, con alta inteligencia emocional, capaz de adaptar su estilo de trabajo y comunicación cuando sea necesario para garantizar una ejecución fluida de tareas y un apoyo eficaz. Dispuesto a comprender el propósito y la visión de la Asociación de Aerolíneas Regionales, comprometiéndose con el servicio en apoyo a nuestros miembros y su trabajo esencial. Extremadamente recursivo, toma la iniciativa, piensa críticamente, anticipa necesidades y realiza un seguimiento exhaustivo con una organización impecable y atención meticulosa al detalle. Investigador competente con excelentes habilidades de escucha; capaz de aprender rápidamente y profundamente sobre temas nuevos; gran atención al detalle y enfoque en la precisión. Comunicador excepcional, tanto escrito como verbal, capaz de transmitir mensajes y actualizar sobre asuntos con precisión, profesionalismo y concisión. Buen gestor del tiempo, capaz de manejar un volumen considerable de trabajo sin que disminuya la calidad. Posee habilidades organizativas excepcionales para gestionar múltiples tareas, priorizar eficazmente y mantener registros minuciosos. Optimiza flujos de trabajo e introduce eficiencias para garantizar la excelencia operativa, identificando áreas de mejora de procesos y manteniéndose al día con las tendencias del sector. Ambicioso tanto personal como profesionalmente; dispuesto a salir de su zona de confort, asumir nuevas responsabilidades y crecer dentro del puesto y la organización. Beneficios Compensación y beneficios Como miembro del equipo de RAA, tendrá la oportunidad de contribuir, disfrutar de un entorno de trabajo solidario y marcar la diferencia en una organización donde su trabajo es fundamental y valorado. El rango salarial para este puesto es de 75.000 a 90.000 dólares anuales, con programas adicionales de bonificación discrecional y participación en beneficios. RAA ofrece beneficios competitivos, incluyendo elección de planes médicos con aporte del empleador, cobertura gratuita de vida, dental y visión, plan 401(k) con aportes coincidentes, generoso tiempo libre remunerado, además de 12 semanas de licencia parental totalmente pagada. RAA es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido con la creación de un entorno inclusivo para todos los empleados. Sobre RAA RAA proporciona una voz unificada de defensa para las aerolíneas regionales de América del Norte, con el objetivo de promover una industria de aerolíneas regionales segura, confiable y fuerte, y actúa como una red de apoyo clave que conecta a aerolíneas regionales y socios comerciales del sector, permitiéndoles compartir buenas prácticas. Las aerolíneas regionales son una infraestructura crítica para Estados Unidos y operan un tercio de los vuelos nacionales. La mayoría de las comunidades estadounidenses son demasiado pequeñas para recibir servicio directo de aerolíneas principales, y las aerolíneas regionales proporcionan la única fuente de servicio aéreo comercial regular al 63 % de los aeropuertos del país.