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Salario negociable
Delaware Nation Industries
Washington, DC, USA
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CompartirDelaware Nation Industries busca un Asistente Ejecutivo Sénior altamente calificado para apoyar a ejecutivos de alto nivel, asegurando que las operaciones diarias se gestionen de forma fluida y eficiente. Este puesto requiere una persona con habilidades excepcionales de organización, gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico. Requisitos Trabajar directamente con el ejecutivo para apoyar todos los aspectos de su rutina diaria de trabajo. Gestionar el calendario del ejecutivo, incluyendo la programación de reuniones, citas, compromisos de oratoria y viajes (que pueden incluir viajes nacionales e internacionales). Ejercer discreción al comprometer tiempo y evaluar necesidades. Actuar como enlace entre el ejecutivo, su personal y otras personas dentro de la FAA. Esto incluye recibir y filtrar llamadas telefónicas y visitantes del ejecutivo, responder una variedad de preguntas con tacto y diplomacia, tomar mensajes y derivar llamadas adecuadamente para su resolución. Coordinar tareas con otros miembros del personal según sea necesario; desempeñar un papel clave en la coordinación de los esfuerzos del equipo tanto dentro como fuera del departamento. Proporcionar coordinación, seguimiento y comunicación de proyectos y programas gestionados por el personal del ejecutivo. Apoyar en actividades y procesos, incluyendo planificación de proyectos, recepción, priorización, inicio, ejecución y capacitación; así como fomentar la colaboración entre usuarios finales y partes interesadas clave. Actuar como punto de contacto principal entre los grupos de gobierno del ejecutivo, incluyendo ayudar a coordinar el trabajo de los diferentes grupos y brindar apoyo administrativo para las reuniones de gobierno. Asistir al ejecutivo en la elaboración de presentaciones y documentos técnicos para audiencias internas y externas. Determinar la prioridad de los asuntos que requieren atención del ejecutivo; derivar asuntos al personal para su manejo o gestionarlos personalmente, según corresponda. Mantener al ejecutivo informado sobre asuntos urgentes y prioritarios, asegurando un seguimiento adecuado. Realizar rutinariamente una amplia variedad de tareas de apoyo. Gestionar impresiones, correo/envíos nocturnos, copias, archivos y correos electrónicos/mensajes. Clasificar y priorizar el correo; mantener directorios de correo electrónico y otros directorios de direcciones. Redactar y preparar cartas relacionadas con correspondencia habitual para la firma del ejecutivo. Programar reuniones departamentales; ayudar en la preparación y distribución de agendas y materiales para reuniones. Transcribir material fuente, preparar documentos, informes, tablas y gráficos; distribuir según corresponda. Preparar, conciliar y presentar informes de gastos. Mantener sistemas de archivos físicos y electrónicos. Mantener información confidencial y sensible. Asistir a reuniones y tomar notas de las discusiones; preparar el borrador inicial de actas y resúmenes. Completar una variedad de proyectos especiales, incluyendo la creación de presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo financieras, informes especiales y materiales para agendas. Otras tareas adicionales o alternativas asignadas ocasionalmente, incluyendo el apoyo a otros departamentos o ejecutivos según sea necesario. Requisitos de Calificación y Conocimientos Específicos Título universitario y quince (15) años de experiencia relevante. El título universitario debe estar en administración, negocios, contabilidad, finanzas, economía o una disciplina técnica relacionada. Persona proactiva y detallista con experiencia previa en la industria de servicios de TI o con un equipo tecnológico. Conocimientos, Habilidades y Capacidades Excelente dominio de herramientas informáticas y capacidad para operar en aplicaciones de software multifuncionales de la FAA, incluyendo Microsoft Office Suite, Adobe y SharePoint. Experiencia federal en un entorno técnico o gerencial relacionado con responsabilidades funcionales. Excelentes habilidades de servicio al cliente y resolución de problemas. Excelentes habilidades organizativas, sólida atención al detalle y profesionalismo demostrado. Excepcionales habilidades interpersonales y de servicio al cliente. Fuertes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita. Alta capacidad de respuesta ante necesidades solicitadas. Capacidad para priorizar tareas y realizar múltiples actividades simultáneamente. Capacidad para trabajar en un entorno rápido y orientado al trabajo en equipo. Capacidad para trabajar de forma independiente sin supervisión. Capacidad para manejar información confidencial y propiedad con la máxima discreción. Demostrar buen juicio, con capacidad para priorizar y tomar decisiones. Enérgico y dispuesto a asumir nuevos proyectos e ideas. Capacidad para interactuar cómodamente con ejecutivos de alto nivel. Ser un jugador de equipo capaz de cultivar relaciones de trabajo productivas en toda la organización. Actitud ingeniosa y proactiva. Desarrollarse bien en entornos de ritmo acelerado. Beneficios Cubre el 100 % de las primas de beneficios del empleado, incluyendo Médico (opción PPO o HDHP), Visión, Dental. Plan 401K con aporte coincidente. Discapacidad a corto y largo plazo. Seguro para mascotas. Reembolso por desarrollo profesional/educación. Beneficios de estacionamiento y transporte para las áreas metropolitanas de NY, NJ, ATL y DC. Otras responsabilidades: Tenga en cuenta que esta descripción de trabajo no está diseñada para ser una lista completa o exhaustiva de actividades, deberes o responsabilidades requeridas para este puesto. Las tareas, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.
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Charlotte, NC, USA