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$1,500-3,800
Zirtual
Austin, TX, USA
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CompartirZirtual es una empresa con equilibrio entre la vida laboral y personal que ofrece a sus clientes asistentes ejecutivos remotos, experimentados y capacitados, para satisfacer sus necesidades personales y profesionales. Nuestros Asistentes Virtuales (VA) con sede en Estados Unidos se esfuerzan por cumplir y superar las necesidades y expectativas de los clientes. El Asistente Virtual es un miembro fundamental de Zirtual. El VA es el principal punto de contacto con los clientes y trabajará de forma independiente con ellos. El VA recibirá apoyo de su Supervisor de Cuenta asignado, quien ayudará en la relación VA-cliente con modificaciones de planes, consultas y brindará retroalimentación sobre calidad, delegación de tareas y otros aspectos. El VA proporcionará un servicio administrativo profesional de alto nivel al realizar tareas y proyectos asignados por el cliente, asegurando que se ejecuten a tiempo y con la máxima calidad. El VA será responsable de ser el punto de contacto principal para sus clientes asignados y de conocer las necesidades y preferencias de cada uno. El VA debe mantener una comunicación constante y proactiva con los clientes y los Supervisores de Cuenta. Se espera que los Asistentes Virtuales estén disponibles para sus clientes durante las horas laborales acordadas con cada cliente, aunque no se espera disponibilidad las 24 horas del día. Los Asistentes Virtuales envían informes semanales de uso, responden toda comunicación dentro de un plazo máximo de dos horas, mantienen perfiles de clientes detallados y actualizados, y siguen las mejores prácticas de Zirtual para el éxito. Funciones y responsabilidades esenciales: El VA puede ayudar al cliente con: Gestión y organización de proyectos: - Facilitar la finalización oportuna de proyectos y objetivos. Gestión de calendarios personales y empresariales: - Programar y coordinar citas según sea necesario. - Monitorear proactivamente los calendarios del cliente para identificar posibles conflictos y asegurar que el equipo aproveche al máximo el tiempo del cliente. Investigación: - Puede incluir investigaciones sobre eventos, viajes, proyectos, etc. - Proporcionar resultados de investigación a los miembros del equipo dentro de un marco de tiempo establecido, basándose en las mejores prácticas aprendidas durante la capacitación en Zirtual y las preferencias del equipo. Compras: - Asegurarse de que las especificaciones de la compra cumplan con la satisfacción del cliente. - Informes de gastos y organización de gastos según sea necesario. Tareas administrativas: - Pueden incluir, entre otras: gestión de bandeja de entrada, gestión de calendarios, transcripción, correspondencia comercial estándar, investigación y entrada de datos. Gestión de la bandeja de correo electrónico: - Puede requerir, entre otras responsabilidades, responder y organizar correos electrónicos según sea necesario, siguiendo las pautas específicas proporcionadas por el cliente y en línea con las políticas y prácticas de Zirtual. Gestión de redes sociales y marketing. Asistir a reuniones de forma virtual: - Redactar agendas, tomar actas de reuniones y realizar seguimiento según sea necesario. El VA debe proporcionar una comunicación clara y continua sobre el estado de las tareas, necesidades y preguntas a sus clientes. Debe: - Confirmar todas las tareas asignadas dentro del plazo establecido. - Asegurarse de comprender las fechas de entrega esperadas y comunicar cualquier cambio o retraso al cliente. - Asegurarse de que el cliente conozca su uso de horas y fechas de renovación enviando un informe semanal de uso, y si se solicita, informes al final del día. - Estar abierto a recibir retroalimentación del Supervisor de Cuenta sobre indicadores clave de rendimiento, calidad de tareas y gestión del tiempo. - Contactar al Supervisor de Cuenta cuando necesite apoyo adicional en tareas o cobertura durante vacaciones o enfermedad. El Supervisor de Cuenta facilitará la asistencia de otros VAs. - Registrar con precisión y en tiempo real todas las horas facturables para el cliente en el sistema oficial de seguimiento de tiempo de Zirtual. - Otras funciones según se asignen. Requisitos Habilidades y atributos deseados: - Bilingüe (inglés/español). - Habilidades claras, precisas, proactivas y profesionales de comunicación escrita y verbal. - Capacidad para organizar y priorizar eficazmente las tareas. - Capacidad para realizar múltiples tareas con diversos programas y aprender nuevos según sea necesario. - Capacidad para comprometerse durante un mínimo de un año con Zirtual. - Debe tener una atención meticulosa al detalle, junto con la capacidad de comprender tareas complejas. - Capaz de responder al estrés en un entorno acelerado. - Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para desarrollar rápidamente relaciones de trabajo. - Actitud afable y entusiasta hacia el trabajo en equipo. - Dominio de internet, la web y ordenadores. Calificaciones: - Título de asociado, licenciatura o un mínimo de 7 años de experiencia como asistente ejecutivo de ejecutivos de alto nivel (C-level). - Mínimo 4 años de experiencia administrativa. - Experiencia preferida trabajando con ejecutivos de alto nivel (C-level). - Dominio de Google Suite y Google Calendar, y fluidez en Microsoft Office. - Dominio de un programa de gestión de tareas como Trello o Asana. - Experiencia preferida con un programa de comunicación como Slack. - Experiencia preferida con una plataforma CRM como Salesforce, Hubspot o Zoho. - Experiencia preferida con un programa de informes de gastos como QuickBooks o Expensify. - Experiencia preferida con un programa de gestión de viajes como Concur. - Experiencia preferida con un programa de gestión de redes sociales como Hootsuite y WordPress. - Conexión a internet confiable, ordenador y teléfono. - Velocidad de escritura de al menos 50 palabras por minuto con precisión. - Disponibilidad durante las horas laborales en horario PST o EST de lunes a viernes, salvo que se acuerde por escrito otra cosa con cada cliente. Compensación Recibirá compensación como contratista independiente 1099. Los VAs reciben una cantidad fija de los planes mensuales de sus clientes, con un salario mensual promedio entre $1500 y $3800 mensuales, dependiendo de la combinación de clientes.
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