Impact Theory
Asistente ejecutiva de la cofundadora, presidenta y jefa de producción

West Hollywood, CA, USA
Sobre Impact Theory
Impact Theory es una empresa de medios moderna con una misión clara, dedicada a generar un cambio positivo en la vida de las personas mediante contenido entretenido y empoderador. Con un modelo integrado de estudio, Impact Theory desarrolla y produce videojuegos, webcomics, cine y televisión, además de contenido de primer nivel para YouTube y podcasts, que por sí solo ha acumulado más de quinientos millones de vistas en YouTube. Independientemente del formato, el contenido de Impact Theory refuerza la misión de la empresa de fomentar una mentalidad global de crecimiento a través de ideas y entretenimiento.
Sobre el puesto
Dependiendo directamente de la Presidenta y Directora de Producción, Lisa Bilyeu, la Asistente Ejecutiva será la principal encargada de gestionar tanto los aspectos profesionales como personales de la vida de la Presidenta, asegurando un funcionamiento fluido en las operaciones diarias. Este puesto de alto nivel requiere habilidades excepcionales de organización, capacidad para desenvolverse en entornos de alta presión y discreción al manejar asuntos sensibles. Las responsabilidades incluyen la gestión de agendas, coordinación de viajes, planificación de eventos, apoyo administrativo y de producción, tareas de asistente personal, así como actuar como principal filtro y tomadora de decisiones. La Asistente Ejecutiva trabajará presencialmente junto a la Presidenta, colaborando con el personal, proveedores y contratistas independientes para garantizar que tanto las operaciones ejecutivas como los flujos de trabajo de producción estén optimizados.
Responsabilidades principales
- Gestionar la agenda compleja y dinámica de la Presidenta, priorizando de forma proactiva consultas, reuniones y cronogramas de producción, y resolviendo conflictos cuando surjan.
- Brindar apoyo administrativo de alto nivel para garantizar que la Presidenta pueda liderar y planificar estratégicamente en los ámbitos ejecutivo y de producción.
- Anticipar las necesidades de la Presidenta y resolver problemas de manera eficiente y orientada a soluciones.
- Actuar como enlace principal con partes interesadas internas y externas en asuntos relacionados con el liderazgo ejecutivo y la coordinación de producción.
- Mantener informada a la Presidenta sobre compromisos próximos, plazos y hitos de producción.
- Gestionar relaciones con un nivel excepcional de profesionalismo y cortesía, representando a la Presidenta y a Impact Theory con los más altos estándares.
- Manejar asuntos confidenciales con la máxima discreción, especialmente aquellos que afectan las operaciones de la empresa, producciones y alianzas de marca.
- Coordinar arreglos extensos de viaje, incluyendo desplazamientos a múltiples ubicaciones para producción, y gestionar los informes de gastos correspondientes.
- Preparar informes detallados, presentaciones de producción, diapositivas de PowerPoint, agendas y otros documentos críticos para apoyar objetivos comerciales y de producción.
- Estar disponible fuera del horario laboral habitual (lunes a viernes, de 9 a.m. a 6 p.m. PST) para asuntos urgentes, incluyendo emergencias de producción.
- Adaptarse a cambios de última hora en la agenda y prioridades cambiantes de producción según sea necesario.
- Apoyar en la planificación de eventos tanto personales como profesionales, asegurando una ejecución impecable.
- Apoyar necesidades de producción, incluyendo coordinación en set, planificación logística y comunicación con los equipos de producción.
- Gestionar correspondencia a través de múltiples canales de comunicación (correo electrónico, mensajes de texto, teléfono, Slack, verbal, etc.), asegurando respuestas oportunas y estratégicas.
- Actuar como colaboradora estratégica y solucionadora de problemas para la Presidenta, brindando orientación y apoyo en la toma de decisiones.
- Realizar investigaciones y compilar materiales informativos para preparar a la Presidenta para reuniones, apariciones en medios y compromisos empresariales.
- Supervisar proyectos e iniciativas especiales según se asignen, asegurando su ejecución y finalización oportunas.
- Crear y mantener sistemas organizativos que mejoren el flujo de trabajo y la eficiencia.
- Actuar como defensora de la cultura empresarial, reforzando los valores de la compañía y asegurando la alineación con las prioridades ejecutivas.
- Demostrar un alto grado de inteligencia emocional, profesionalismo y discreción al interactuar con personas influyentes, partes interesadas y equipos de producción.
- Mantener un nivel excepcional de organización personal, asegurando que todos los documentos, logística y recursos estén bien gestionados.
- Realizar tareas de asistente personal, incluyendo recados, gestión de tareas domésticas, coordinación de citas personales y asegurar que las necesidades personales se atiendan eficientemente.
- Coordinar la compra de regalos, ocasiones especiales y arreglos de viaje personal según sea necesario.
- Realizar otras tareas y responsabilidades según se asignen.
Requisitos
Cualificaciones y habilidades
- 8 o más años de experiencia como Asistente Ejecutiva o Administrativa, preferiblemente en un entorno de medios, entretenimiento o producción.
- Experiencia liderando y capacitando personal de apoyo.
- Iniciativa sólida y capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno rápido y de alta presión.
- Atención meticulosa a los detalles, organización y eficiencia, con capacidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con enfoque proactivo para resolver problemas.
- Fuertes habilidades de priorización para gestionar una agenda exigente que abarque responsabilidades ejecutivas y de producción.
- Alto nivel de inteligencia emocional, discreción y criterio al manejar asuntos sensibles.
- Experiencia en finanzas y contabilidad, incluyendo procesamiento de pagos y seguimiento de presupuestos.
- Licencia de conducir vigente y medio de transporte confiable.
- Disposición para viajar según sea necesario, incluso internacionalmente (se recomienda pasaporte vigente).
- Capacidad para trabajar presencialmente en la oficina central en West Hollywood, CA, 5 días por semana.
Requisitos físicos
- Periodos prolongados trabajando en un escritorio, usando una computadora y gestionando documentos impresos.
- Flexibilidad para trabajar horas extras y asistir a reuniones o eventos nocturnos según sea necesario.
- Capacidad para levantar, empujar o arrastrar hasta 25 libras para tareas relacionadas con la oficina y la producción.
- Movimiento regular dentro de la oficina, incluyendo múltiples pisos, ubicaciones de set y desplazamientos ocasionales a otros sitios.
- Alcance frecuente, flexión, agacharse y manipulación de objetos.
- Capacidad para comunicarse verbal y por escrito de forma efectiva con múltiples partes interesadas.
Nota importante: Esta descripción del puesto no es exhaustiva y puede estar sujeta a cambios en cualquier momento sin previo aviso.
Beneficios
Lo que ofrecemos
- Salario anual: entre 115.000 y 130.000 USD por año.
- Planes competitivos de seguros médicos, dentales y de visión.
- Seguro de vida y plan de jubilación 401(k).
- Política flexible de días libres ilimitados (PTO).
- Suscripción de un año a Audible.
- Acceso completo a Impact Theory University.
- Dos libros gratuitos: Radical Confidence de Lisa Bilyeu y Principles de Ray Dalio.
Nota importante
Esta descripción del puesto describe las responsabilidades y funciones principales del puesto, pero no es exhaustiva. Las responsabilidades y beneficios pueden evolucionar según las necesidades de la empresa.
Igualdad de oportunidades de empleo
Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y consideramos a todos los candidatos calificados sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, condición de veterano protegida o cualquier otra característica protegida por la ley.
Cómo postularse
Envíe su currículum y una carta de presentación en la que describa su experiencia y conocimientos.
$115,000-130,000