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Resumen: El/La Coordinador/a de Instalaciones gestionará los procesos diarios de las instalaciones, mantendrá las oficinas y apoyará las operaciones para garantizar un entorno laboral fluido. Aspectos destacados: 1. Gestionar los procesos diarios de las instalaciones y la organización de las oficinas. 2. Apoyar las operaciones con diversas tareas administrativas y de mantenimiento. 3. Atender las necesidades generales de la oficina, las funciones de la sala de correo y el mantenimiento del equipo. Coordinador/a de Instalaciones Rango salarial inicial: $42.193 - $50.632 GGRC está contratando a un/a Coordinador/a de Instalaciones que informará directamente al/a la Gerente/Supervisor/a de Operaciones; este puesto se encargará de los procesos diarios de las instalaciones relacionados con el apoyo a nuestra oficina de Marin, asegurando así que las instalaciones estén debidamente mantenidas y que las oficinas puedan funcionar sin interrupciones. Asimismo, brindará apoyo al/a la Gerente/Supervisor/a de Operaciones en tareas y proyectos puntuales. Este puesto requerirá desplazamientos dentro de los condados de San Francisco, San Mateo y Marin según sea necesario; también podrá requerirse viajar periódicamente a otras ubicaciones. Deberá contar con un medio de transporte confiable que le permita desplazarse entre distintas ubicaciones durante el día para cumplir con las responsabilidades descritas en este puesto. Sus funciones: Generales: Responsable de las necesidades y la organización generales de la oficina, así como de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones. Incluyen, entre otras, funciones relacionadas con la sala de correo, la adquisición de suministros de oficina, la respuesta a solicitudes diarias del personal, el procesamiento de entregas, la gestión de servicios de proveedores y la cobertura telefónica en recepción. Comunicará a los/as empleados/as los problemas o servicios relacionados con las instalaciones o el mantenimiento en el lugar. Instalaciones/oficinas: Supervisar y mantener la organización y limpieza generales de todas las áreas comunes, incluidas las salas de conferencias, las salas de reuniones públicas, las salas de descanso y la sala de correo. Colaborar con el departamento de ingeniería del edificio según sea necesario. Supervisar a los proveedores de servicios de oficina y a los equipos de limpieza. Colaborar con el personal de administración de propiedades según sea necesario. Investigar, solicitar y revisar licitaciones para servicios o compras. Procesar y confirmar solicitudes de mantenimiento o servicios de instalaciones. Evaluar y resolver problemas y reparaciones relacionados con los puestos de trabajo. Preparar y desmontar salas de conferencias para eventos, reuniones y capacitaciones. Brindar asistencia al personal en la configuración audiovisual (AV) de salas de conferencias según sea necesario. Diagnosticar y resolver problemas según corresponda. Coordinar con el proveedor de seguridad del edificio respecto al acceso al mismo. Sala de correo: Recoger, clasificar y distribuir el correo entrante y los paquetes. Asistir en la preparación y empaque del correo saliente, incluido el envío mediante FedEx o UPS. Operar y mantener la máquina de correo computarizada para franquear el correo saliente. Franquear el correo saliente. Entregar diariamente y oportunamente el correo franqueado al apartado postal. Manejar y distribuir entregas y aceptar entregas que requieran firma, incluidos citatorios y documentos judiciales, de manera oportuna. Cobertura en recepción: Actuar como respaldo para el personal de recepción. Atender llamadas y visitantes de forma profesional y adecuada. Brindar asistencia en la reserva de salas de conferencias y salas de reuniones públicas según sea necesario. Inventario/mantenimiento de suministros: Solicitar u ordenar suministros y artículos básicos de oficina según sea necesario. Realizar todas las tareas de recepción, incluida la coordinación de entregas y la verificación de que los bienes recibidos cumplan con los requisitos de la Orden de Compra de GGRC. Organizar y mantener las áreas de suministros y almacenamiento. Procesar el reciclaje y la eliminación de muebles, equipos u otros elementos obsoletos de acuerdo con las regulaciones de la DGS. Mantenimiento de equipos: Mantener fotocopiadoras, impresoras, máquinas de correo, escáneres y otros equipos seleccionados. Reemplazar el tóner, rellenar el papel de impresión, presentar solicitudes de servicio y pedidos de suministros según sea necesario. Actuar como persona de contacto para todo lo relacionado con el mantenimiento y las reparaciones de equipos. Otros: Participar en proyectos especiales y colaborar en tareas adicionales asignadas. Mantener los equipos y electrodomésticos de la oficina y presentar solicitudes de servicio según sea necesario. Coordinar con el departamento de TI y los supervisores sobre las necesidades de nuevos empleados y la asignación de puestos. Mantener y distribuir los planos de planta de la oficina. Brindar asistencia en proyectos y pedidos de impresión y copiado masivo, incluidos: Tarjetas de presentación y placas identificativas Sobres de GGRC Formularios departamentales Folletos informativos, folletos y volantes de GGRC, etc. Requisitos Educación Certificado de escuela secundaria Experiencia 3 a 5 años de experiencia relacionada en administración de oficinas, centrándose en operaciones comerciales y gestión de instalaciones. Habilidades Debe estar disponible para trabajar presencialmente de lunes a viernes Capacidad para redactar comunicaciones comerciales estándar utilizando una gramática, ortografía y puntuación correctas Capacidad para transmitir información e ideas complejas de forma clara, concisa y profesional. Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluidos escáneres, fotocopiadoras, faxes y teléfonos. Competencia en MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint®, MS Outlook®, Adobe o aplicaciones de software similares. Comprensión de la perspectiva técnica de las instalaciones y el equipo. Fuerza manual y destreza suficientes para desempeñar las funciones de la sala de correo y las operaciones. Uso del criterio y capacidad para mantener la confidencialidad. Ser confiable, constante y recursivo/a. Tener una gran atención al detalle. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizarlas. Capacidad para organizar eficazmente. Contar con un medio de transporte confiable es un valor añadido. Rasgos de competencia Iniciativa Responsabilidad Orientación al servicio al cliente Atención al detalle Pensamiento analítico Capacidad organizativa Gestión del tiempo Colaboración/trabajo en equipo Adaptabilidad Cualificaciones deseadas Experiencia en entornos multiculturales y/o capacidad multilingüe Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un completo paquete de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura de seguro de vida, discapacidad y visión totalmente financiada por el empleador. ¡Contribución del empleador del 10 % a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarle a ahorrar para el futuro! ¡BENEFICIOS GENEROSOS EN TIEMPO LIBRE! En serio, nos referimos a generosos: 13 días de vacaciones, 15 días de licencia por enfermedad, 11 días festivos pagados, 6 días personales pagados y hasta 5 días pagados para educación continua ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad y cree en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Somos una organización orientada a la comunidad y apasionada. GGRC valora a cada persona como un individuo pleno, sólido y único, interactuando con cada una de ellas de una manera respetuosa y sensible. Nos esforzamos por colocar a cada persona en el centro de su propia vida. Abordamos a cada persona como una experta en su propia vida e identidad, realizando una indagación clara y atenta sobre lo que es importante para ella y lo que es importante para ella (ya sea un/a compañero/a de trabajo, una persona atendida, un miembro de la familia u otro interesado). Cómo aplicar: GGRC valora la diversidad; se anima a personas de todos los orígenes a postularse. Por favor, complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con precisión sus aptitudes y experiencias frente a Golden Gate Regional Center, también puede adjuntar una carta de presentación. Las solicitudes se revisan de forma continua, por lo que le animamos a enviar la suya lo antes posible. ¡Esperamos leer su solicitud! Golden Gate Regional Center es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
