Asistente ejecutiva de la cofundadora, presidenta y jefa de producción

Sobre Impact Theory Impact Theory es una empresa de medios moderna con una misión clara, dedicada a generar un cambio positivo en la vida de las personas mediante contenidos entretenidos y empoderadores. Con un modelo de estudio integrado, Impact Theory desarrolla y produce videojuegos, cómics web, cine y televisión, además de contenido de primer nivel para YouTube y podcasts, que por sí solo ha acumulado medio billón de vistas en YouTube. Independientemente del formato, el contenido de Impact Theory refuerza la misión de la empresa de fomentar una mentalidad global de crecimiento a través de ideas y entretenimiento. Sobre el puesto Dependiendo directamente de la Presidenta y Directora de Producción, Lisa Bilyeu, la Asistente Ejecutiva será la principal encargada de gestionar tanto los aspectos profesionales como personales de la vida de la Presidenta, asegurando un funcionamiento fluido en las operaciones diarias. Este puesto de alto nivel requiere habilidades excepcionales de organización, capacidad para desenvolverse en entornos de alta presión y discreción al manejar asuntos sensibles. Las responsabilidades incluyen la gestión de agendas, coordinación de viajes, planificación de eventos, apoyo administrativo y de producción, tareas de asistencia personal y actuar como principal filtro y tomadora de decisiones. La Asistente Ejecutiva trabajará presencialmente junto a la Presidenta, colaborando con el personal, proveedores y contratistas independientes para garantizar que tanto las operaciones ejecutivas como los flujos de trabajo de producción sean óptimos. Principales responsabilidades - Gestionar la agenda compleja y dinámica de la Presidenta, priorizando proactivamente consultas, reuniones y calendarios de producción, y resolviendo conflictos. - Brindar apoyo administrativo de alto nivel para asegurar que la Presidenta pueda liderar y planificar estratégicamente tanto en los ámbitos ejecutivo como de producción. - Anticipar las necesidades de la Presidenta y resolver desafíos de manera eficiente y orientada a soluciones. - Actuar como enlace principal con partes interesadas internas y externas en asuntos relacionados con el liderazgo ejecutivo y la coordinación de producción. - Mantener informada a la Presidenta sobre compromisos próximos, plazos y hitos de producción. - Mantener una gestión excepcional de relaciones con alto nivel de profesionalismo y cortesía, representando a la Presidenta e Impact Theory con los más altos estándares. - Manejar asuntos confidenciales con la máxima discreción, especialmente aquellos que afectan las operaciones de la empresa, producciones y alianzas de marca. - Coordinar arreglos de viaje extensos, incluyendo viajes de producción con múltiples destinos, y gestionar los informes de gastos correspondientes. - Preparar informes detallados, presentaciones de producción, diapositivas de PowerPoint, agendas y otros documentos esenciales para apoyar objetivos comerciales y de producción. - Estar disponible fuera del horario laboral habitual (lunes a viernes, de 9 a.m. a 6 p.m. hora del Pacífico) para asuntos urgentes, incluyendo emergencias de producción. - Adaptarse a cambios de último momento en la agenda y a prioridades de producción cambiantes según sea necesario. - Apoyar en la planificación de eventos tanto personales como profesionales, asegurando una ejecución impecable. - Apoyar necesidades de producción, incluyendo coordinación en locaciones, planificación logística e interacción con los equipos de producción. - Gestionar correspondencia a través de múltiples canales de comunicación (correo electrónico, mensajes de texto, teléfono, Slack, verbal, etc.), asegurando respuestas oportunas y estratégicas. - Actuar como colaboradora estratégica y solucionadora de problemas para la Presidenta, brindando orientación y apoyo en la toma de decisiones. - Realizar investigaciones y compilar materiales de preparación para que la Presidenta se encuentre lista para reuniones, apariciones en medios y compromisos empresariales. - Supervisar proyectos e iniciativas especiales asignadas, asegurando su ejecución y finalización a tiempo. - Crear y mantener sistemas de organización que mejoren el flujo de trabajo y la eficiencia. - Actuar como defensora de la cultura empresarial, reforzando los valores de la empresa y asegurando la alineación con las prioridades ejecutivas. - Demostrar un alto grado de inteligencia emocional, profesionalismo y discreción al interactuar con personas destacadas, partes interesadas y equipos de producción. - Mantener un nivel excepcional de organización personal, asegurando que todos los documentos, logística y recursos estén bien gestionados. - Manejar tareas de asistente personal, incluyendo realizar recados, gestionar tareas domésticas, coordinar citas personales y asegurar que las necesidades personales se satisfagan de manera eficiente. - Coordinar la compra de regalos, ocasiones especiales y arreglos de viaje personal según sea necesario. - Desempeñar otras funciones y responsabilidades asignadas. Requisitos Calificaciones y habilidades - 8 o más años de experiencia como Asistente Ejecutiva o Administrativa, preferiblemente en entornos de medios, entretenimiento o producción. - Experiencia liderando y capacitando personal de apoyo. - Iniciativa sólida y capacidad para trabajar de forma independiente en entornos rápidos y de alta presión. - Atención meticulosa a los detalles, organización y eficiencia, con capacidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con enfoque proactivo para resolver problemas. - Fuertes habilidades de priorización para manejar una agenda exigente que abarque responsabilidades ejecutivas y de producción. - Alto nivel de inteligencia emocional, discreción y buen juicio al manejar asuntos sensibles. - Experiencia en finanzas y contabilidad, incluyendo procesamiento de pagos y seguimiento de presupuestos. - Licencia de conducir vigente y transporte confiable. - Disposición para viajar según sea necesario, incluyendo viajes internacionales (se recomienda pasaporte vigente). - Capacidad para trabajar presencialmente en la oficina central en West Hollywood, CA, 5 días por semana. Requisitos físicos - Periodos prolongados trabajando en un escritorio, utilizando una computadora y gestionando documentos impresos. - Flexibilidad para trabajar horas extras y asistir a reuniones o eventos nocturnos según sea necesario. - Capacidad para levantar, empujar o jalar hasta 25 libras para tareas relacionadas con la oficina y la producción. - Movimiento regular dentro de la oficina, incluyendo múltiples pisos, locaciones de filmación y conducción ocasional a sitios alternos. - Alcance frecuente, agacharse, inclinarse y manipulación de objetos. - Capacidad para comunicarse verbal y por escrito de forma efectiva con múltiples partes interesadas. Nota importante Esta descripción del puesto no es exhaustiva y puede estar sujeta a cambios en cualquier momento sin previo aviso. Beneficios Lo que ofrecemos - Salario anual: entre 115.000 y 130.000 USD por año. - Planes competitivos de seguro médico, dental y de visión. - Seguro de vida y plan de jubilación 401(k). - Política flexible de días libres ilimitados (PTO). - Suscripción de un año a Audible. - Acceso completo a Impact Theory University. - Dos libros gratuitos: Radical Confidence de Lisa Bilyeu y Principles de Ray Dalio. Nota importante Esta descripción del puesto describe las funciones y responsabilidades principales del puesto, pero no es exhaustiva. Las responsabilidades y beneficios pueden evolucionar según las necesidades de la empresa. Igualdad de oportunidades de empleo Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y consideramos a todos los candidatos calificados sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, condición de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley. Cómo postularse Envíe su currículum y una carta de presentación en la que describa su experiencia y conocimientos.