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Asistente Ejecutivo

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Egon Zehnder

Houston, TX, USA

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Sobre nosotros Egon Zehnder es la firma líder mundial en búsqueda de ejecutivos y consultoría de liderazgo, ayudando a los líderes a enfrentar cuestiones complejas con respuestas humanas. Ayudamos a las organizaciones a abordar el núcleo de sus desafíos de liderazgo y ofrecemos retroalimentación honesta y conocimientos profundos para que los líderes puedan alcanzar su verdadero ser y propósito. Creemos que juntos podemos transformar personas, organizaciones y el mundo a través del liderazgo. La oportunidad El Asistente Ejecutivo brinda apoyo a uno o más consultores, ayudándolos en todos los aspectos de los encargos con clientes y asumiendo un papel activo en la supervisión de tareas administrativas. El puesto requiere una persona capaz de planificar, ejecutar y finalizar proyectos según plazos estrictos. Esto incluye obtener recursos y coordinar los esfuerzos de miembros del equipo y clientes para entregar los proyectos según lo previsto. El Asistente Ejecutivo debe gestionar proactivamente los cambios en el alcance del proyecto, identificar posibles crisis y elaborar planes de contingencia de forma regular. El candidato ideal será altamente flexible, con gran capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente y que disfrute de la variedad e imprevisibilidad de gestionar múltiples proyectos y prioridades cambiantes. Se espera que el Asistente Ejecutivo sienta un sentido de propiedad e implicación en el proceso, de modo que pueda coordinar todos los elementos necesarios para el éxito de un encargo. El Asistente Ejecutivo debe garantizar el manejo discreto de todas las interacciones con clientes, candidatos, etc. Lo que harás Administrativo Organizar todas las agendas, incluyendo, entre otras, reuniones y entrevistas con candidatos, reuniones y entrevistas con clientes, reuniones de desarrollo de negocio, reuniones relacionadas con encargos y reuniones internas, videoconferencias, etc. Gestionar calendarios complejos y priorizar reuniones/llamadas según sea necesario. Organizar y coordinar planes de viaje, itinerarios y agendas detallados y complejos tanto para consultores como para candidatos. Preparar documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesar reembolsos de gastos para consultores y candidatos. Redactar, preparar y editar correspondencia confidencial. Realizar otras actividades de apoyo administrativo, incluyendo, entre otras, atender llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, planificación de eventos y otros proyectos puntuales según se soliciten. Garantizar que nuestra base de datos global esté actualizada y sea precisa; incluyendo, entre otros, todos los documentos internos y de clientes, información de clientes/candidatos, notas, correos electrónicos y citas. Desempeñar funciones adicionales de oficina/recepción según sea necesario para asegurar el correcto funcionamiento de la oficina. Brindar apoyo puntual a otros Asistentes Ejecutivos cuando se solicite para ayudar con cargas de trabajo adicionales, según la disponibilidad y bajo la supervisión del Gerente de Administración Regional. Coordinación de búsquedas Actuar como enlace con clientes y candidatos, ayudando al consultor en las actividades diarias de búsqueda. Ser el punto de contacto único para todos los asuntos clave de logística. Comunicarse directamente, y en nombre del consultor, sobre encargos con clientes, candidatos y tareas internas. Actuar como puente para facilitar una comunicación fluida entre el consultor y los miembros del equipo interno y externo. Adoptar un enfoque proactivo para ayudar con diversas necesidades del cliente durante la ausencia del consultor. Trabajar estrecha y eficazmente con el consultor y con las partes interesadas de investigación para garantizar que se cumplan los plazos y se atiendan las necesidades de clientes y candidatos. Producir entregables de alta calidad para clientes y candidatos, asegurando su finalización dentro de los plazos establecidos. Completar con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar asuntos de forma rápida y proactiva, y dar seguimiento oportuno a proyectos sensibles en el tiempo hasta su finalización exitosa. Apoyar al departamento de contabilidad con facturación, emisión de facturas a clientes y cuentas por cobrar. Establecer relaciones positivas y mantener contacto regular con candidatos ejecutivos de alto nivel (ejecutivos y candidatos de empresas Fortune 500) involucrados en proyectos altamente confidenciales. Desarrollo de negocio En colaboración con el consultor, crear y gestionar el proceso para impulsar la estrategia de desarrollo de negocio del consultor. Colaborar con el consultor, el equipo de investigación y otros miembros del equipo en la elaboración de presentaciones y materiales de marketing de alta calidad, y asumir la responsabilidad de finalizar los materiales para propuestas y eventos. Requisitos Lo que estamos buscando Título universitario (preferido) Un mínimo de 5 años de experiencia en funciones administrativas, preferiblemente en una firma de servicios profesionales. Capacidad para gestionar múltiples tareas: ser capaz de manejar múltiples proyectos con plazos definidos, ya que la gestión del tiempo, el reconocimiento de patrones, la priorización, la atención meticulosa a los detalles y el juicio son fundamentales en este puesto. Resolución de problemas con recursos: capacidad para trabajar en entornos ambiguos, sentirse cómodo con lo desconocido y rendir bien bajo presión, resolviendo problemas eficazmente. Iniciativa personal: altamente motivado, con una excelente ética de trabajo y seguridad en uno mismo, difícil de desestabilizar, capaz de pensar con agilidad. Comunicación sólida: habilidades interpersonales y de comunicación excepcionales (orales y escritas). Capacidad para interactuar profesionalmente tanto con partes interesadas ejecutivas como con colegas. Colaborador natural: deseo de ayudar a fomentar y preservar una cultura empresarial en la que todos sean bienvenidos, incluidos y tengan la oportunidad de tener éxito. Jugador de equipo colaborativo, con un historial de maximizar tanto el rendimiento del equipo como el individual. Beneficios Cómo es trabajar aquí Trabajamos como un equipo unificado con experiencia en diversos sectores, funciones y regiones. Nuestra organización se puede describir como de alto rendimiento y colaborativa, combinada con una cultura de cuidado y respeto. Desde el principio, hemos sido una firma guiada por valores. Estos tienen un aspecto aspiracional: guían nuestro comportamiento y nos recuerdan cuándo no cumplimos con ellos. Nuestra firma se rige por cinco valores: Una Firma, Clientes Primero, Generosidad, Espíritu de Propiedad y Aceptar las Diferencias. Cada uno enfatiza un aspecto diferente de quiénes somos (y quiénes queremos ser), y solo juntos nos ayudan a equilibrar lo que es correcto en cada situación. Beneficios Modelo de trabajo híbrido: 50 % en la oficina / 50 % remoto* (martes, miércoles y jueves) 401k: coincidencia de la empresa y contribución adicional discrecional del empleador Plan integral de salud: médico, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo Programa de Asistencia al Empleado (EAP) Licencia parental pagada Tiempo libre personal: vacaciones pagadas, días de enfermedad, días de voluntariado Feriados pagados, incluida una semana libre entre Navidad y Año Nuevo Nuestras oficinas Desde su fundación en una casa señorial de Zúrich en 1964, Egon Zehnder ha crecido hasta contar con 67 oficinas en 37 países. Contamos con 2300 empleados a nivel mundial y 450 empleados en Estados Unidos. Nuestras oficinas en EE. UU. incluyen Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Ángeles, Miami, Nueva York, Palo Alto, San Francisco, Seattle y Washington D.C. *En Egon Zehnder, la seguridad, el bienestar y el compromiso de los empleados son una prioridad máxima y parte fundamental de nuestra cultura. Egon Zehnder Estados Unidos opera bajo un modelo híbrido que exige que todos los empleados estadounidenses, en todos los puestos, trabajen presencialmente al menos el 50 % de los días laborables disponibles cada mes en la oficina de Egon Zehnder a la que están asignados. Los empleados estadounidenses pueden trabajar de forma remota durante los días restantes del mes. Esta política puede modificarse en cualquier momento por Egon Zehnder.

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Lo que hará General - Ser el principal sustituto del Gerente/Supervisor de Operaciones y del Asistente de Instalaciones. - Anticiparse y responder a problemas generales relacionados con las instalaciones, oficinas y edificios. - Supervisar las visitas o servicios de proveedores en todas las ubicaciones de oficinas: mantenimiento, ingeniería, limpieza, suministros especiales, destrucción de documentos y cualquier problema inusual. - Revisar y procesar rápidamente solicitudes de órdenes de compra. Adquisiciones - Procesar solicitudes de compra: mantener cotizaciones y aprobaciones, generar órdenes de compra, enviar pedidos a proveedores, supervisar la finalización de pedidos y el seguimiento de envíos. - Ayudar en la investigación de solicitudes de compra no estándar de los departamentos, según sea necesario. - Cumplir con todas las directrices y regulaciones de adquisiciones establecidas por DGS, incluyendo licitaciones competitivas de conformidad con las secciones aplicables del Código de Contratos Públicos y el Manual Administrativo Estatal (SAM). Instalaciones de la oficina - Ser el segundo contacto con la administración del edificio para problemas elevados y aprobaciones de proveedores. - Apoyar en la construcción, mejoras de espacios existentes y mudanzas dentro y entre las ubicaciones de oficinas. - Supervisar y mantener todos los planos de distribución de oficinas y asignaciones de puestos de trabajo. - Revisar y procesar solicitudes especiales de uso de las instalaciones fuera del horario laboral o los fines de semana por parte del personal. - Coordinar la resolución de cualquier problema importante relacionado con las instalaciones (climatización, seguridad, etc.). - Gestión de tarjetas de acceso en Brivo y BluSky. - Procesar solicitudes de acceso al estacionamiento de bicicletas en Market Street. Inventario y mantenimiento de suministros - Mantener un sistema de control de inventario (identificación, seguimiento, disposición) para todos los activos físicos de GGRC; evaluar y utilizar nuevas tecnologías para mejorar la precisión y eficiencia del proceso. - Mantener registros de seguimiento de OSOE. - Presentar solicitudes de disposición a DGS. - Apoyar en los requisitos de documentación y auditorías de DDS. Muebles de oficina - Coordinar el inventario, traslado e instalación de muebles de oficina en todas las ubicaciones. - Supervisar a trabajadores contratados en movimientos de muebles y equipos. Otros - Trabajar con TI/RRHH/supervisores en la asignación de puestos de trabajo y necesidades de equipos. - Colaborar con RRHH y TI para atender las necesidades de adaptación del personal. - Mantener y coordinar el horario de sustitución del mostrador/recepción. - Cuando sea necesario, mantener toda la información de los clientes de forma confidencial, cumpliendo con la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) y la Ley Lanterman de California. - Participar en proyectos especiales y ayudar con tareas o funciones adicionales según se asignen. Requisitos Educación - Certificado de escuela secundaria Experiencia - 3 a 5 años de experiencia relacionada en administración de oficina, con enfoque en operaciones empresariales y gestión de instalaciones. Habilidades - Debe estar disponible para trabajar presencialmente de lunes a viernes. - Capacidad para redactar comunicaciones comerciales estándar con gramática, ortografía y puntuación correctas. - Capacidad para transmitir información e ideas complejas de forma clara, concisa y profesional. - Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluyendo escáneres, fotocopiadoras, faxes y teléfonos. - Dominio de MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint®, MS Outlook® y aplicaciones de software similares como Adobe. - Comprensión técnica de instalaciones y equipos. - Fuerza y destreza manual suficientes para realizar tareas del departamento de correo y operativas. - Uso de discreción y capacidad para mantener la confidencialidad. - Ser confiable, dependiente y recursivo. - Alta atención al detalle. - Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. - Capacidad para realizar múltiples tareas y establecer prioridades. - Capacidad para organizar eficientemente. - Debe tener acceso a un medio de transporte confiable. Características de competencia - Iniciativa - Responsabilidad - Orientación al servicio al cliente - Atención al detalle - Pensamiento analítico - Capacidad de organización - Gestión del tiempo - Colaboración/trabajo en equipo - Adaptabilidad Cualificaciones deseadas - Experiencia en entornos multiculturales y/o capacidad multilingüe Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura adicional gratuita de vida, discapacidad y visión. ¡¡¡10 % de contribución del empleador a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarle a ahorrar para el futuro!!! ¡¡¡BENEFICIOS GENEROSOS DE TIEMPO LIBRE!!! En serio, decimos generosos: 13 días de vacaciones, 15 días de enfermedad, 11 días festivos pagados, 6 días personales pagados y hasta 5 días pagados para educación continua. ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad; creemos en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Tenemos conciencia comunitaria y somos apasionados. GGRC valora a cada persona como un individuo completo, sólido y único, interactuando con cada uno de forma respetuosa y sensible. Nos esforzamos por colocar a cada persona en el centro de su propia vida. Tratamos a cada persona como experta en su propia vida e identidad, con una indagación clara y atenta sobre lo que es importante para ella, así como lo que es importante por ella, ya sea un compañero de trabajo, la persona atendida, un familiar u otro interesado. Cómo postularse: GGRC valora la diversidad; se anima a personas de todos los orígenes a postularse. Complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con precisión lo que puede aportar al Centro Regional Golden Gate, también puede adjuntar una carta de presentación. 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¡La comunidad necesita tu ayuda! CDR Health Care Inc. busca personal de registro y apoyo en el área de Jacksonville, FL. Este puesto es responsable de brindar apoyo administrativo general, tareas administrativas y otro apoyo según sea necesario, que puede incluir control de tráfico. Las funciones pueden variar según la asignación, pero no se limitan a: Apoyo administrativo general Entrada de datos Apoyo en registro y alta de pacientes Debe tener gran atención al detalle Debe tener conocimientos básicos de computación Capacidad física para adaptarse a diversos entornos de trabajo (por ejemplo: interiores y exteriores) Debe ser flexible y tener una actitud positiva Puede incluir: Levantar objetos Inclinarse Teclear CDR Health Care Inc. es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades (M/F/D/V) y cumple con EO/AAN/D. Debe poder trabajar legalmente en Estados Unidos para postularse. Requisitos Se prefiere título de escuela secundaria o GED Capacidad para comenzar a trabajar de inmediato Capacidad física para trabajar en diversas condiciones: interiores y exteriores, por ejemplo: turnos largos de varias horas – pueden ser más o menos de 40 horas por semana y de 5 a 7 días por semana, dependiendo de la asignación Permanecer de pie durante largos períodos de tiempo Capacidad para levantar paquetes de hasta 30 libras Capacidad para entender y cumplir con todos los requisitos de seguridad Debe tener gran atención al detalle y precisión Capacidad para ingresar datos rápidamente y con precisión Proporcionar transporte confiable propio Puede requerirse, según la asignación, presentar una licencia de conducir vigente y comprobante de seguro del vehículo Debe someterse a y aprobar un examen de drogas y una verificación de antecedentes Capacidad para presentar los documentos del Formulario I-9 que demuestren su identidad y elegibilidad para trabajar en Estados Unidos Otras funciones que puedan surgir acordes al cargo y posición Debe presentarse el registro completo de vacunación antes de la contratación; la vacuna contra el Covid no está incluida Bilingüe (altamente preferido, no obligatorio) Horario Rango de inicio: junio/julio De 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Disponible de lunes a viernes (sujeto a cambios)
Salario negociable
City Wide Facility Solutions
Reclutador bilingüe
Tulsa, OK, USA
City Wide, la principal empresa de gestión del país en la industria de mantenimiento de edificios, ofrece soluciones a una amplia gama de problemas que enfrentan sus clientes en sus instalaciones. En este puesto, usted atenderá a City Wide Facility Solutions de Tulsa, una de más de 100 ubicaciones en Estados Unidos y Canadá. ¿Por qué City Wide? City Wide Facility Solutions es líder en la industria de mantenimiento de edificios, con ubicaciones que atienden comunidades en todo Estados Unidos y Canadá. Nuestra misión empresarial es crear un efecto dominó... impactando positivamente a la comunidad de personas a la que servimos. Nuestra visión es ser la primera opción para nuestros clientes, contratistas y empleados. Nuestros valores de comunidad, responsabilidad y profesionalismo son la forma en que modelamos el éxito. En City Wide, encontrará un entorno de trabajo dinámico que recompensa el desempeño dentro de un ambiente colaborativo, inclusivo y divertido. ¿Está listo para unirse? El reclutador bilingüe supervisará el Programa de Contratistas Independientes (reclutamiento, entrevistas/evaluación, incorporación y retención). Esta persona implementará procesos y procedimientos para reclutar, incorporar y mantener documentación de manera eficaz para contratistas independientes de limpieza y no limpieza. El reclutador trabajará estrechamente con el equipo de operaciones para mantenerlos actualizados sobre la lista de contratistas independientes elegibles e inelegibles. Buscamos un autodidacta bilingüe y una persona con espíritu emprendedor que aporte ideas nuevas y las mejores prácticas. Esta persona será un pensador dinámico y proactivo, con un historial sólido en gestión de programas y personas. FUNCIONES ESENCIALES Supervisar y reclutar contratistas independientes suficientes para atender las cuentas de limpieza y no limpieza de City Wide. Gestionar todas las actividades de reclutamiento de contratistas independientes: publicaciones en línea, publicidad por correo electrónico, publicidad por correo directo y actividades en redes sociales para garantizar un flujo constante de nuevos candidatos. Supervisar la evaluación inicial de todos los posibles contratistas independientes: en la oficina, en ferias de empleo o en lugares remotos. Utilizar la lista de verificación de contratistas independientes de City Wide para completar la incorporación, recopilando, verificando y archivando toda la documentación requerida de acuerdo con las normativas. Ingresar y mantener los registros de los contratistas independientes en el CRM. Informar al equipo de operaciones sobre todos los nuevos contratistas independientes para garantizar que sean asignados a tiempo. Realizar auditorías continuas (30, 60, 90 días, 6 meses, 1 año) de los archivos de los contratistas independientes para asegurar que estén actualizados y cumplan con los requisitos de City Wide. Dirigir reuniones con contratistas independientes. Este es un puesto sensible a la seguridad: El candidato seleccionado deberá aprobar una prueba de detección de drogas previa a la contratación y una verificación de antecedentes. Requisitos Debe ser bilingüe (inglés/español). Título de escuela secundaria. Orientado al detalle y proactivo, demostrando un fuerte compromiso con el seguimiento exhaustivo. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Dominio del paquete Microsoft Office. Competencia en el uso de redes sociales para promoción/reclutamiento. Conocimientos prácticos de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) y gestión de relaciones con clientes (CRM), deseable. Experiencia previa en reclutamiento o experiencia similar, deseable. Beneficios *Tiempo completo: $20-$22 por hora según experiencia* *Oportunidad de comisiones y bonos por alcanzar metas* Seguro médico Tiempo libre remunerado Seguro dental Seguro de visión Plan IRA con coincidencia del 3% Seguro de vida Seguro de discapacidad Reembolso de kilometraje hasta $600 por mes Capacitación remunerada
$20-22
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