Asistente de Oficina Administrativa

Descripción del puesto Estamos buscando un Asociado de Oficina experimentado para gestionar y mantener los procesos administrativos de nuestra empresa. Responsabilidad directa de gestionar las funciones de oficina trasera del hotel de manera profesional y eficiente. Este puesto interactúa con muchos departamentos, y es fundamental para que nuestro equipo funcione sin problemas. Las responsabilidades incluyen la compra de inventario para todos los departamentos, mantener niveles de suministro para apoyar las operaciones del hotel. Usted ayudará en la contratación e integración de nuevos miembros del equipo, así como gestionar nuestros activos de vivienda para empleados. También realizará tareas administrativas relevantes para apoyar a nuestro equipo directivo (por ejemplo, responder a huéspedes por correo electrónico y ser el punto de contacto local para proveedores de servicios). El candidato ideal tiene experiencia en diversas operaciones de oficina, así como en entornos de hospitalidad o servicio al cliente. Tiene una excelente actitud, trabaja bien tanto en equipo como de forma independiente, y es organizado y capaz de resolver problemas. Realice operaciones diarias que apoyen al equipo directivo, ayudando a todos los departamentos y miembros del equipo a trabajar eficientemente. Lleve a cabo tareas operativas y de marketing, colaborando con líderes de departamento para garantizar el funcionamiento sin problemas de las funciones administrativas de la empresa. Responsabilidades específicas Gestionar llamadas telefónicas y toda la correspondencia comercial con proveedores y huéspedes Revisar y preparar depósitos bancarios diarios, informar y resolver excesos / faltantes Gestionar pedidos de suministros y comprar inventario para todos los departamentos para apoyar las operaciones del hotel Mantener el sistema de gestión documental, actualizar registros físicos y digitales para empleados, proveedores, etc. Mantener todos los documentos de cumplimiento estatal, local y de la marca Hilton para varios departamentos Mantener documentos de formación y políticas de la empresa, coordinar con el equipo directivo y actualizar según sea necesario Ayudar en la contratación de miembros del equipo y en los arreglos de viaje del personal según sea necesario Gestionar el proceso de incorporación de empleados (por ejemplo, documentos de nómina, configuración de cuentas en línea, etc.) Ayudar a los líderes de departamento con módulos de formación para miembros del equipo según sea necesario Programar y facilitar reuniones del personal para todos los departamentos Supervisión de propiedades de vivienda de la empresa junto con el personal de mantenimiento Ayudar con las operaciones de Servicios al Huésped del hotel según sea necesario Ayudar con la creación y curación de contenido para las redes sociales de la empresa Requisitos Experiencia previa como Administrador de Oficina, Asistente de Marketing o cargo equivalente Conocimientos prácticos de Excel y software de Google Workspace (por ejemplo, Google Sheets, Google Drive, etc.) Conocimientos de Canva, Adobe Photoshop o herramientas equivalentes son deseables Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales, gran capacidad de redacción y edición Un jugador de equipo positivo con actitud de “quiero hacerlo” Capacidad para manejar información sensible y confidencial Sólidas habilidades de gestión del tiempo con capacidad para priorizar tareas y adaptarse según sea necesario Automotivación para desempeñarse al más alto nivel con mínima supervisión Alto grado de precisión y atención al detalle Beneficios ¡Este puesto de temporada completa ofrece cierta flexibilidad horaria en temporada baja, dándole la oportunidad de viajar y explorar el mundo utilizando sus beneficios de viaje para empleados de Hilton!