Asistente administrativo

Rea es una firma de asesoría empresarial y contabilidad dentro del Top 100 en crecimiento, que ofrece a sus clientes servicios en impuestos, contabilidad y consultoría empresarial. Contamos con una cultura centrada en las personas y nos enfocamos en el bienestar y desarrollo profesional de nuestros empleados. Con más de 400 profesionales y oficinas en todo Ohio, nuestra firma tiene una cultura que valora el equilibrio entre la vida laboral y personal. También ofrecemos una compensación competitiva y un completo plan de beneficios. El Asistente Administrativo tiene la responsabilidad de brindar apoyo administrativo al departamento de TI, y específicamente a su liderazgo, asegurando operaciones fluidas y una gestión eficiente del trabajo. Este puesto utilizará sistemas, procedimientos y políticas administrativos mientras supervisa y completa diversas tareas y proyectos administrativos. Este puesto es completamente presencial en nuestra oficina de Dublin, Ohio. Responsabilidades Brindar apoyo administrativo al departamento, incluyendo atender llamadas telefónicas, programar citas y gestionar calendarios Coordinar y programar reuniones, conferencias y sesiones de capacitación para el equipo, incluyendo la coordinación de salas, recursos técnicos y catering Preparar agendas de reuniones, tomar actas y distribuir materiales de reuniones según sea necesario Ayudar en la creación, formato y distribución de documentos, informes y presentaciones relacionados con el departamento Preparar informes de gastos de la gerencia con toda la documentación respaldatoria de manera oportuna Crear y mantener procedimientos operativos estándar (SOP) para las funciones asignadas Asegurar que todos los suministros de oficina, incluyendo los de la oficina local, se pidan y mantengan en stock en todo momento Coordinar arreglos de viaje para la gerencia asignada y el departamento según sea necesario Controlar y mantener todos los pedidos de licencias de software y su ciclo de vida Evaluar contratos y negociar tarifas con diversos proveedores de software, obteniendo cotizaciones competitivas cuando corresponda Auditar y compilar la asignación de costos de licencias a nivel de toda la empresa en todas las unidades comerciales Recibir y enviar correspondencia por correo, correo electrónico y fax Apoyar a los miembros de la gerencia en el registro de tiempo y gastos Ayudar en el seguimiento de los gastos del departamento, procesar facturas y mantener registros presupuestarios Elaborar y producir informes según se asignen Interactuar con clientes y visitantes en persona y por teléfono Realizar investigaciones, analizar datos y compilar informes y presentaciones completos con fines de desarrollo de negocios, tanto internos como externos Brindar apoyo en servicios de recepción y oficina (por ejemplo, correo/archivos/abastecimiento de cocinas, etc.), según sea necesario Ayudar a mantener la apariencia profesional de las salas de reuniones y áreas comunes Apoyar a los miembros del equipo con tareas administrativas ad hoc y proyectos especiales según sea necesario Conocimientos, Habilidades y Capacidades Asume nuestros valores fundamentales de Integridad, Mejora Continua, Tenacidad, Mentalidad de Administración y Innovación, demostrando una sólida capacidad de resiliencia, conducta ética y un enfoque proactivo tanto para el crecimiento personal como para el avance de la empresa Capacidad para representar a la empresa de manera positiva y profesional, manteniendo una presencia fuerte y accesible Demuestra excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, incluyendo conocimientos avanzados de las normas actuales de gramática y puntuación Experiencia en gestión y negociación con proveedores Capacidad para ofrecer un servicio al cliente de alta calidad al interactuar y comunicarse con profesionales de todos los niveles, incluyendo clientes y miembros del equipo interno Capacidad para trabajar en un entorno con plazos definidos, gestionando múltiples proyectos y tareas con gran atención al detalle Habilidad para realizar múltiples tareas exitosamente, tanto de forma independiente como colaborando con profesionales administrativos o de gestión Comprende y mantiene la confidencialidad de toda la información Requisitos Título de escuela secundaria, GED o equivalente, requerido Título de asociado preferido 3 años de experiencia como asistente administrativo o ejecutivo en una industria de servicios dinámica Certificación como Profesional Administrativo (CAP) o similar, deseable 10 % de viaje a eventos y reuniones fuera de la oficina según sea necesario Dominio avanzado del paquete Microsoft Office Conocimientos avanzados en programas populares de procesamiento de textos y administrativos Beneficios Rea ofrece una amplia variedad de beneficios para apoyar los objetivos de salud, bienestar y financieros de nuestros empleados. Plan de atención médica (médico, dental y visual) Plan de jubilación (401k con contribución del 3 %) Seguro de vida (básico, voluntario y de desastres) Licencia familiar (maternidad, paternidad) Discapacidad a corto y largo plazo Capacitación y desarrollo Recursos de bienestar Cuatro (4) semanas de tiempo libre pagado Doce (12) días festivos pagados, de los cuales tres (3) son días libres móviles Rea no acepta currículos no solicitados de reclutadores individuales o agencias de reclutamiento de terceros sin la aprobación previa del equipo de Talento de Rea. Se requiere aprobación previa antes de que cualquier candidato externo pueda ser presentado. Rea no será responsable de honorarios relacionados con currículos no solicitados ni por candidatos enviados directamente a nuestros gerentes de contratación.