Administrador Ejecutivo / Oficina Principal / Nivel de Oficina

XMSTART busca incorporar administradores experimentados a nivel ejecutivo / oficina principal / nivel de oficina a nuestro equipo en Chantilly, VA. Todos los puestos requieren presencia física al 100 %. Estos puestos están disponibles en niveles junior, intermedio y sénior, y ofrecen apoyo administrativo integral al cliente. El candidato coordinará, integrará y ejecutará diversas funciones administrativas en varias oficinas de la NRO. Estos puestos son ideales para personas motivadas que se desenvuelven bien en entornos dinámicos y que desean contribuir a operaciones críticas para la misión. En este puesto, será responsable de garantizar un apoyo operativo fluido mediante la gestión de agendas, correspondencia, coordinación de viajes y gestión de registros, de acuerdo con las directrices y políticas organizacionales. Requisitos Responsabilidades: Programación y coordinación: Gestionar y coordinar actividades, citas, reuniones y eventos, asegurando la ejecución impecable de la agenda diaria del ejecutivo sénior. Gestión de salas de conferencias y eventos: Mantener y gestionar los calendarios de salas de conferencias, organizar conferencias telefónicas y facilitar la mensajería. Gestión de viajes: Organizar y coordinar viajes, incluyendo la planificación de itinerarios, procesamiento de comprobantes y gestión de estacionamientos VIP. Documentación y correspondencia: Realizar revisiones administrativas de presentaciones y correspondencia en cuanto a gramática y formato. Redactar, revisar, editar y coordinar correspondencia. Gestión de registros y configuración: Brindar apoyo a la Oficina de Registros del Programa (PRO) en la gestión de registros conforme a la Directiva NRO 56-1. Asegurar la ejecución de los planes de gestión de configuración para los productos de la NRO. Apoyo en incorporación y salida: Asistir en los procesos de entrada y salida del personal contratista y gubernamental. Preparar la documentación requerida, incluyendo listas de verificación, solicitudes de credenciales, solicitudes del Proceso de Acción de Cuenta NRO (NAAP) y solicitudes técnicas. Relación con interesados: Interactuar con la Oficina Principal Corporativa de la NRO, recibir y acompañar a visitantes, y preparar información de antecedentes para reuniones. Correo y operaciones de oficina: Recoger, clasificar y distribuir correo entrante, faxes y otros documentos. Organizar la entrega de correo y paquetes salientes. Gestión de recursos: Asistir en la solicitud de suministros/equipos y organizar reparaciones de equipos de oficina. Seguimiento de paneles de servicio profesional: Realizar un seguimiento y gestionar fechas y plazos de los paneles de servicio profesional para garantizar el cumplimiento de los procesos organizacionales. Cualificaciones: 5 a 10 o más años de experiencia relevante. Experiencia en la gestión de correos electrónicos, calendarios y eventos mediante Microsoft Outlook. Excelentes habilidades organizativas y de pensamiento crítico. Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación. Cualificaciones preferidas: Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita. Fuertes habilidades de redacción de correspondencia. Capacidad para sintetizar acciones complejas y cumplir con plazos ajustados. Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión. Cumplir con los compromisos, ser confiable, altamente organizado y estructurado. Educación: Diploma de escuela secundaria obligatorio. Título universitario (preferido). Requisitos de autorización de seguridad: Autorización de seguridad activa TS/SCI con polígrafo de contrainteligencia (CI Poly). Fecha de reinvestigación dentro de los últimos 7 años, si no es empleado activo de la NRO.