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Analista de Gestión-536203
La Oficina de Operaciones de Edificios en el Extranjero (OBO) dirige el programa mundial de edificios en el extranjero para el Departamento de Estado. Trabajando con otras oficinas y dependencias, agencias de asuntos exteriores y el Congreso, el reto de OBO consiste en establecer prioridades mundiales para el diseño, construcción, adquisición, mantenimiento, uso y venta de propiedades inmobiliarias y el uso de los ingresos provenientes de las ventas.
La Dirección de Desarrollo de Programas, Coordinación y Apoyo (DOS/OBO/PDCS), perteneciente al Departamento de Estado y a la Oficina de Operaciones de Edificios en el Extranjero, es responsable del diseño, coordinación y gestión de los programas de construcción y renovación de OBO.
La Oficina de Desarrollo y Coordinación de Proyectos (OBO/PDCS/PDC) proporciona gestión de proyectos y apoyo en la gestión desde su inicio hasta su finalización. Los proyectos que se apoyarán mediante este requisito se encuentran en instalaciones de Estados Unidos en todo el mundo. Estos proyectos incluyen estudios, informes, renovaciones, reparaciones y construcciones nuevas. Las estimaciones presupuestarias para estos proyectos oscilan entre aproximadamente $100,000 y $1,000,000,000.
Funciones del puesto:
Ayudar al Jefe de División para garantizar que las tareas asignadas y las operaciones de la oficina se coordinen y programen eficazmente.
Coordinar procesos, procedimientos, seguimiento, presentación y finalización de acciones contractuales.
Trabajar con herramientas establecidas de gestión de información para recopilar datos y estados sobre la planificación inicial del proyecto junto con los jefes y personal de la división PDC; y ejecutar informes que reflejen el estado de ejecución frente a objetivos preestablecidos, ventanas de gestión de actividades próximas y el impacto de cambios contractuales u otros sobre el costo presupuestado y las fechas programadas de finalización.
Asistir en la evaluación del impacto de programas existentes y propuestos sobre los recursos disponibles y redactar recomendaciones sobre cursos alternativos de acción.
Colaborar en la preparación y publicación de estudios, informes, análisis y planes, incluida la responsabilidad de recopilar, organizar, analizar e incorporar datos para una amplia gama de documentos (por ejemplo, Documentos de Autorización de Proyecto, Ámbitos de Trabajo, Memorandos de Curso de Acción, Solicitudes de Acciones Contractuales y Paquetes de Desarrollo de Proyectos, etc.).
Proporcionar la asistencia necesaria al Jefe de División para reuniones y conferencias, incluida la programación, toma y distribución de actas de reuniones y el seguimiento de las acciones asignadas, etc.
Comunicarse con funcionarios directivos y compañeros de trabajo tanto en conversaciones informales como en presentaciones formales, y ofrecer exposiciones y presentaciones sobre asuntos administrativos, de oficina y otros temas no técnicos.
Preparar borradores de informes de análisis de programas sobre el estado de cumplimiento de metas y objetivos de la División; ayudar en el análisis de los programas operativos actuales dentro de la División para evaluar su efectividad real y potencial en el logro de los objetivos; y preparar materiales informativos para el Jefe de División y otros miembros clave del personal sobre los resultados de estos estudios analíticos.
Asistir en la evaluación del impacto de programas existentes y propuestos sobre los recursos disponibles y redactar recomendaciones sobre cursos alternativos de acción.
Elaborar borradores de conceptos para la implementación de actividades de planificación seleccionadas, incluido el alcance sugerido de la actividad, los costos operativos y programáticos y la duración probable; y ayudar al Jefe de División a obtener la aprobación de estos conceptos por parte del personal operativo y directivo de OBO y del Departamento, para asegurar que el alcance, cronograma y presupuesto propuestos satisfagan las necesidades percibidas y sean realistas en cuanto a los recursos.
Recopilar y reunir datos o información del programa siguiendo procedimientos habituales de búsqueda; realizar investigaciones en archivos de la Oficina y de la División y en otras bases de datos para localizar datos e información de fondo según se solicite; y compilar y resumir datos, información de fondo y otros materiales procedentes de publicaciones y otras fuentes.
Asistir a funcionarios directivos y personal en consultas rutinarias sobre viajes y mantenerse actualizado sobre las nuevas políticas y procedimientos de viaje del Departamento.
Asistir al Jefe de División en la coordinación y supervisión de la implementación de actividades de planificación para garantizar el cumplimiento de los objetivos; ayudar en la identificación de cuestiones no resueltas que surjan durante la implementación; y verificar periódicamente que la implementación esté avanzando según lo planeado.
Redactar y editar cartas, memorandos, cables, informes y otros documentos según instrucciones, utilizando software y equipos de automatización de oficina; y redactar cierta correspondencia bajo la debida supervisión.
Apoyar y auditar documentos de proyectos, contratos y de oficina.
Actualizar tareas delegadas para garantizar el progreso hacia las fechas límite.
Gestión de detalles administrativos y otras funciones asignadas.
Requisitos
Ser ciudadano de los Estados Unidos.
Dominio del uso de funciones básicas y avanzadas del paquete Microsoft Office, incluyendo Access, Excel, PowerPoint, Word y otras aplicaciones como SharePoint, así como otros sistemas automatizados utilizados por la Oficina, y capacidad para aprender y aplicar nuevas variaciones de software conforme afecten las operaciones de la oficina.
Capacidad para extraer información detallada de diversas fuentes, capturar con precisión dicha información en el sistema o documento adecuado y supervisar el estado de la información para preparar informes destinados al uso directivo.
Capacidad para revisar procesos, problemas e incidencias de administración de oficina y ofrecer recomendaciones basadas en los hallazgos.
Dominio de la comunicación oral y escrita que permita al contratista transmitir hechos, ideas e instrucciones de forma clara y organizada para asesorar e interactuar con otros miembros de la oficina sobre acciones del personal, informes, tareas, correspondencia de oficina y el uso de equipos de oficina automatizados, así como con directivos y otras personas externas a la oficina con quienes se realice negocios o se discutan requisitos operativos.
Poseer un dominio de los conceptos, principios y prácticas básicas de un Analista de Gestión que permita al titular comprender la amplia gama de funciones de oficina del Departamento de Estado.
Ejercer controles directivos adecuados sobre los activos y operaciones confiados, de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables.
Título universitario y seis (6) años de experiencia.
Arlington County, Arlington, VA, USA
Salario negociable
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