Coordinador de Atención al Paciente

Resumen El Instituto Sears busca un Coordinador de Atención al Paciente para actuar como primer punto de contacto para pacientes e invitados en nuestra clínica de medicina regenerativa y bienestar. Este puesto garantiza un flujo continuo del paciente desde su llegada hasta la salida, gestiona llamadas entrantes y programación, y apoya tanto al personal clínico como administrativo. El candidato ideal es amable, meticuloso y capaz de equilibrar una experiencia acogedora para el paciente con precisión en la programación, facturación y documentación. Este rol es fundamental para mantener el compromiso de Sears con una atención compasiva y de nivel concierge, asegurando que los pacientes se sientan valorados en cada paso de su visita. Nuestros Valores Paciente Primero – Compasión, dignidad y atención personalizada. Excelencia en Medicina Regenerativa – Compromiso con el aprendizaje y la práctica de terapias avanzadas y de vanguardia. Servicio Concierge de Alto Contacto – Cada experiencia del paciente debe sentirse personalizada, premium y sin interrupciones. Colaboración en Equipo – Médicos, personal clínico y oficina principal trabajando como un equipo cohesionado. Requisitos Lo que harás Experiencia del Paciente y Recepción Recibir a pacientes y visitantes con profesionalismo y calidez, creando un entorno acogedor alineado con nuestra filosofía de las Cinco Sensaciones de Sanación. Gestionar el registro y salida de pacientes, asegurando que formularios, depósitos y documentación estén completos. Comunicar claramente las políticas de la clínica, detalles de citas y requisitos de pago. Manejar conversaciones sensibles con discreción, manteniendo el cumplimiento de HIPAA y la confidencialidad del paciente. Programación y Comunicación Responder y derivar llamadas según guiones establecidos en la clínica, asegurando un manejo eficiente de consultas de pacientes. Programar citas de pacientes, cobrar depósitos y mantener un registro preciso de pacientes. Confirmar citas, enviar recordatorios y gestionar reprogramaciones/cancelaciones para minimizar ausencias. Registrar fuentes de referencia (por ejemplo, “¿Cómo supo sobre nosotros?”) en el registro de pacientes para respaldar el análisis de marketing. Apoyo Administrativo Procesar pedidos y pagos de suplementos, documentando todas las transacciones en los registros de pacientes. Apoyar a médicos y directores preparando historias clínicas, recuperando antecedentes de pacientes y derivando llamadas con contexto. Recopilar, rastrear y depositar pagos para visitas iniciales según lo establecido en los SOP. Ayudar con el flujo en la zona frontal incluyendo inventario de suministros, mantenimiento del área de espera y colaboración con el personal clínico para reducir cuellos de botella. Calidad, Seguridad y Cumplimiento Seguir todos los SOP para admisión de pacientes, manejo de llamadas y cobro de pagos. Mantener la confidencialidad del paciente en todas las comunicaciones. Participar en actualizaciones continuas de guiones telefónicos, políticas de programación y procedimientos del mostrador. Elevar rápidamente inquietudes e incidencias de pacientes al Gerente de Clínica o Directores. Equipo y Cultura Encarnar los valores de Sears: profesionalismo, enfoque en el paciente e innovación. Apoyar a colegas adaptándose a tareas clínicas o administrativas según sea necesario. Contribuir a una cultura clínica tranquila, organizada y centrada en el paciente. Áreas clave de responsabilidad que impulsarás personalmente y en colaboración cruzada Mantener un proceso profesional y consistente de admisión y programación de pacientes. Asegurar precisión y cumplimiento en depósitos, pagos y registro de pacientes. Actuar como primer punto de contacto y establecer el tono para la experiencia del paciente. Colaborar con el personal clínico y directores para mantener un flujo eficiente de pacientes alineado con el horario del día. Identificar y comunicar mejoras de procesos que eleven la función del mostrador. Deberías aportar experiencia en estas áreas y poder ayudar a elevar al equipo en… Excelente comunicación y etiqueta telefónica con pacientes, proveedores y colegas. Organización y atención al detalle al manejar múltiples prioridades. Solución de problemas y pensamiento crítico en tiempo real cuando surjan conflictos de programación o problemas con pacientes. Flexibilidad para apoyar múltiples roles en un entorno clínico dinámico. Crear un entorno acogedor y profesional que se alinee con nuestros valores centrados en el paciente. Expectativas de 30‑60‑90 Días En 30 Días, Tú: Completarás la inducción, capacitación en HIPAA y cumplimiento. Aprenderás y seguirás guiones telefónicos, protocolos de programación y procesos de cobro de depósitos. Observarás a miembros del equipo para entender el flujo de pacientes y la cultura clínica. Registrarás y darás salida a pacientes de forma independiente con supervisión. En 60 Días, Tú: Gestionarás llamadas entrantes de forma independiente, manejando programación, depósitos y pedidos de suplementos. Programarás con confianza nuevos pacientes, capturando fuentes de referencia y detalles de pago. Manejarás sistemas telefónicos multilínea y derivarás llamadas adecuadamente. Apoyarás las tareas diarias de apertura/cierre del mostrador con mínima supervisión. En 90 Días, Tú: Asumirás total responsabilidad del flujo de pacientes en el mostrador. Identificarás y resolverás proactivamente conflictos de programación, cuellos de botella o preocupaciones de pacientes. Serás considerado el recurso de referencia para admisión de pacientes, manejo telefónico y cobro de pagos. Mentorearás a nuevos empleados del mostrador en SOP y guiones. Horarios de Trabajo e Informes Horario estándar: Lunes a Viernes, 9:00 a.m. – 5:00/6:00 p.m. (rotación de apertura/cierre) Reporta al Gerente de Clínica/Líder de Operaciones. Beneficios Los empleados a tiempo completo son elegibles para beneficios a partir del primer día del mes siguiente a 60 días de empleo a tiempo completo. Médico y Farmacia Dental Visión Cuenta de Ahorros para Salud (HSA) Red Virtual de Telemedicina (incluyendo Atención Urgente Virtual el Mismo Día 24/7, Atención Primaria Virtual, Terapia Virtual, Atención Especializada Virtual) Tiempo libre pagado: 10 días de vacaciones + 10 días de enfermedad; las vacaciones aumentan después de 5 años. 401(k) — elegible después de 1 año. 8 Festivos Pagados Batas proporcionadas por la empresa; sin colores oscuros (pautas de color). El día de pago, ofreceremos un almuerzo catering con ingredientes orgánicos, alimentados con pastura, criados en libertad y capturados en estado salvaje. Descuentos para empleados en productos/servicios de la clínica. Clases y equipos de ejercicio gratuitos en las instalaciones. Beneficios orgánicos (por ejemplo, huevos orgánicos de la granja). Esta descripción del trabajo refleja las responsabilidades y expectativas centrales del puesto. Las funciones pueden evolucionar conforme crezca la clínica; se realizarán adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.