$20-25
Coastline Equity
Gardena, CA, USA
El Gerente de Oficina en Coastline Equity actúa como el centro principal para todas las funciones administrativas, operativas y culturales en toda la empresa. Este no es un puesto de recepción ni limitado a una sola ubicación; es un rol de liderazgo multifacético responsable de garantizar operaciones de oficina consistentes y de alta calidad, procesos administrativos, procesos de incorporación, cumplimiento de seguros, coordinación de proveedores y apoyo transversal en toda la empresa. Será responsable de apoyar a todos los departamentos mediante una excelente gestión administrativa, manteniendo las operaciones funcionando eficientemente en múltiples oficinas, equipos y sistemas. Este puesto requiere una persona proactiva y recursiva, con un profundo sentido de responsabilidad, gran atención al detalle y una fuerte alineación con los valores fundamentales de Coastline Equity: Cliente Primero, Mentalidad de Crecimiento e Igualdad para Todos. Tarifa de pago: $20 - $25 según experiencia 1. Operaciones Administrativas y de Oficina a Nivel Corporativo Supervisar las necesidades operativas diarias en todas las oficinas de Coastline Equity, con sede principal en Gardena, CA. Actuar como punto central de contacto para todos los sistemas de oficina, gestión de suministros, logística, comunicación con proveedores y mantenimiento del entorno físico en toda la empresa. Mantener los procedimientos operativos estándar (SOP) a nivel corporativo para funciones administrativas, operaciones de oficina y protocolos de lugar de trabajo. Garantizar estándares consistentes de limpieza, organización, presentación según temporada y accesibilidad de recursos en todos los espacios de trabajo. 2. Incorporación de Personal y Apoyo a la Cultura Liderar la logística de incorporación en toda la empresa: configuración de equipos, asignación de escritorios, credenciales de acceso, kits de bienvenida y anuncios internos. Coordinar todas las comunicaciones internas relacionadas con nuevos empleados, celebraciones, hitos y programas culturales. Gestionar la ejecución de boletines informativos, eventos de equipo y programas de reconocimiento en todos los departamentos y ubicaciones. Asegurar una experiencia laboral cohesiva que refleje la identidad y valores de Coastline Equity. 3. Seguros, Cumplimiento y Apoyo a Proveedores Responsabilizarse del seguimiento y verificación de los certificados de seguro de proveedores, inquilinos y propiedades en toda la cartera de Coastline. Comunicar requisitos, gestionar calendarios de renovación y resolver discrepancias para garantizar el cumplimiento normativo. Mantener una base de datos centralizada y organizada de seguros, accesible para auditorías y referencia del equipo operativo. Coordinar directamente con la gestión de propiedades y operaciones para resolver tareas relacionadas con seguros y hacer cumplir los estándares. 4. Supervisión de Procesos Financieros y Administrativos Supervisar la recepción y el procesamiento preciso de todo el correo, facturas, créditos y pagos de la empresa para su ingreso en AppFolio. Asistir con las comunicaciones a inquilinos y apoyo financiero relacionado con pagos, morosidad o conciliaciones. Garantizar la entrega oportuna de informes y una gestión precisa de la documentación. Realizar gestiones operativas, incluyendo recogida de correo, depósitos bancarios y logística de oficina según sea necesario. 5. Coordinación de Tecnología, Sistemas e Infraestructura Gestionar las relaciones con la administración de edificios, proveedores de servicios de TI, proveedores de seguridad, proveedores de internet/teléfono y contratistas de suministros de oficina en todas las ubicaciones. Mantener la funcionalidad y consistencia de toda la tecnología operativa: impresoras, teléfonos, fotocopiadoras, escáneres, sistemas de seguridad e internet. Asegurar que todos los sistemas internos de oficina apoyen la eficiencia y disponibilidad del equipo. Habilidades y Competencias Organización de Nivel Avanzado: Capacidad para gestionar y estandarizar sistemas administrativos en una empresa en crecimiento. Liderazgo Operativo: Enfoque proactivo para identificar lagunas en procesos, resolver problemas y construir sistemas. Comunicación Transversal: Capacidad para interactuar profesionalmente con ejecutivos, personal, proveedores e inquilinos en diversos roles y departamentos. Dominio Técnico: Manejo fluido de software como AppFolio, Microsoft Office, QuickBooks y la capacidad de aprender e implementar nuevas herramientas tecnológicas. Ejecución con Atención al Detalle: Impecable precisión en las tareas, calidad de documentos y seguimiento oportuno. Enfoque Centrado en las Personas: Aborda el apoyo interno y la incorporación con hospitalidad, empatía y cuidado. Adaptabilidad: Se desenvuelve bien en entornos dinámicos, puede cambiar rápidamente de enfoque y maneja prioridades competitivas con confianza. Alineación con Valores Fundamentales: Igualdad para Todos: Promueve la equidad, inclusividad y dignidad en todas las interacciones. Cliente Primero: Afronta cada situación con mentalidad de servicio y enfoque en relaciones a largo plazo. Crecimiento e Innovación: Busca activamente nuevas ideas, retroalimentación y oportunidades de aprendizaje continuo, especialmente en el uso de tecnologías emergentes como la IA para mejorar la prestación de servicios y el rendimiento del equipo. Requisitos Calificaciones Requeridas 2 o más años de experiencia en administración, operaciones o gestión de oficina en múltiples equipos o departamentos. Dominio de Microsoft Office, QuickBooks y AppFolio (o sistemas similares). Licencia de conducir de CA vigente y transporte confiable para apoyo en oficinas fuera de sede. Capacidad para sentarse, pararse, moverse, levantar objetos y realizar funciones físicas típicas de oficina. Calificaciones Deseadas: Experiencia apoyando empresas de bienes raíces, gestión de propiedades o negocios con múltiples ubicaciones. Conocimiento de documentación de seguros, procesos de cuentas por pagar y coordinación de instalaciones. Experiencia liderando procesos de incorporación o gestionando programas internos de cultura y reconocimiento. Lo que estamos buscando: Buscamos un pensador de sistemas con vocación de servicio: alguien que disfrute hacer que las cosas funcionen sin problemas detrás de escena, que pueda mantener unida la estructura operativa de una empresa y que valore tanto a las personas como a los procesos. Tendrá éxito en este puesto si: Piensa tres pasos adelante y resuelve problemas de forma proactiva antes de que escalen. Se motiva con listas de verificación, plazos y sistemas bien organizados. Se siente cómodo apoyando a ejecutivos mientras gestiona detalles diarios. Desea tener un impacto significativo en equipos y funciones. ¿Por qué unirse a Coastline Equity? No solo gestionamos edificios, construimos comunidades equitativas, ofrecemos un servicio incomparable y capacitamos a nuestro equipo para liderar con innovación e integridad. En Coastline Equity, formará parte de una empresa que fomenta el pensamiento audaz, apoya el desarrollo continuo y garantiza que cada miembro del equipo tenga voz y una vía para crecer. Beneficios Capacitación y Desarrollo Seguro médico, dental y de visión Seguro de vida Tiempo libre pagado (PTO) Días festivos