Alphatec Spine
Asistente ejecutivo (Temporal)
Carlsbad, CA, USA
Bajo supervisión mínima, realiza tareas y asignaciones administrativas muy diversas en apoyo a un ejecutivo de alto nivel. Asiste a los ejecutivos llevando a cabo una variedad de funciones administrativas complejas que implican contacto y acceso a información confidencial y/o privilegiada. Utiliza criterio independiente para determinar cuándo actuar en nombre del ejecutivo y cuándo derivar problemas para su atención personal. Este puesto es temporal con posibilidad de contratación definitiva.
Funciones y Responsabilidades Esenciales
Gestiona el calendario de ejecutivos de alto nivel de acuerdo con las preferencias del ejecutivo; utiliza criterio independiente para asignar prioridades y gestionar múltiples solicitudes de reuniones.
Busca y mantiene un conocimiento completo de las políticas y procedimientos de la empresa y del departamento para desempeñar sus funciones de manera eficaz y eficiente; puede asesorar a personas dentro y fuera de la organización sobre las opiniones del ejecutivo respecto a políticas o temas importantes; establece prioridades de forma independiente.
Contesta y filtra las llamadas telefónicas del ejecutivo y las deriva al personal correspondiente; toma mensajes; responde a consultas muy diversas de miembros de la alta dirección, empleados y el público en general; proporciona respuestas corteses y eficientes a consultas telefónicas, determinando por experiencia y formación los límites, alcance y tipo de información que puede proporcionarse.
Recibe, clasifica, distribuye, abre y filtra el correo entrante. Categoriza y prioriza las respuestas necesarias; toma la iniciativa para preparar respuestas para su firma y reunir información de fondo de múltiples fuentes; realiza seguimiento para asegurar que se tomen las acciones adecuadas y oportunas.
Coordina procesos o proyectos para el (los) ejecutivo(s), algunos de los cuales son altamente complejos, confidenciales y sensibles por naturaleza.
Redacta memorandos rutinarios y no rutinarios, así como otra correspondencia interna y externa, formularios y documentos del departamento; puede preparar borradores iniciales de documentos y/o editar y sugerir cambios en documentos elaborados por otros; el material puede requerir familiaridad con expresiones comerciales y técnicas comúnmente utilizadas.
Organiza viajes, alojamientos hoteleros y transporte; prepara itinerarios detallados y compila documentos relacionados con los viajes.
Verifica y codifica facturas y las envía al ejecutivo correspondiente para su firma.
Prepara y realiza el seguimiento del pago de informes de gastos.
Verifica y codifica facturas y las envía al ejecutivo correspondiente para su firma.
Mantiene registros y archivos precisos. Los sistemas de archivo incluyen copias físicas, disquetes informáticos y sistemas de red. Asegura que los archivos estén en el formato adecuado y se archiven de manera oportuna. Proporciona información de los archivos según se solicite.
Coordina reuniones internas y externas, como enviar invitaciones, organizar catering, reservar lugares, compilar carpetas y/u otros materiales, preparar agendas y confirmar asistentes.
Coordina la recopilación y compilación de materiales para reuniones y otros fines, incluyendo reuniones de personal, reuniones mensuales de gestión, informes mensuales de gestión, etc., combinando a menudo materiales específicos del departamento en un solo documento operativo; asegura que los informes se reciban y entreguen a tiempo; puede aportar ideas sobre el formato y diseño de presentaciones gráficas de datos; puede crear cuadernos con todos los datos presentados.
Colabora en la elaboración del (de los) presupuesto(s) anual(es) del departamento, recopilando e integrando los presupuestos departamentales en un único presupuesto grupal; asegura que los jefes de departamento sigan el calendario presupuestario y que todas las actividades presupuestarias se completen a tiempo.
Ayuda en la elaboración de presentaciones, incluyendo la preparación de diapositivas, la investigación de temas, etc.
Puede proporcionar cobertura como recepcionista de respaldo, según la prioridad de otros proyectos.
Requisitos
Los requisitos enumerados a continuación son representativos del conocimiento, habilidad y/o capacidad requeridos. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.
Habilidades interpersonales sólidas: seguridad en uno mismo y capacidad para interactuar positivamente con empleados, proveedores, clientes, distribuidores y ejecutivos de todos los niveles.
Velocidad y precisión al teclear, con excelente dominio del idioma inglés, incluyendo sólidas habilidades de ortografía y gramática.
Habilidades organizativas demostradas, con gran atención al detalle.
Capacidad demostrada para trabajar de forma independiente en tareas rutinarias donde existen políticas y procedimientos claros, y para trabajar con orientación general en tareas nuevas o únicas.
Demostrada capacidad para mantener y proteger información confidencial.
Conocimientos avanzados de Microsoft Outlook, Excel, Word y PowerPoint.
Excelente dominio del idioma inglés; buenas habilidades de ortografía y gramática.
Educación y Experiencia
Se requiere título de asociado (Associate's degree); se prefiere título universitario (Bachelor’s degree).
Mínimo 6 años de experiencia administrativa relacionada, incluyendo experiencia en el apoyo a la alta dirección.
Para puestos basados en Estados Unidos que requieran acceso a instalaciones hospitalarias, el candidato debe ser elegible para obtener y mantener las credenciales requeridas en todos los hospitales necesarios, incluyendo el cumplimiento de cualquier requisito físico o de vacunación aplicable (incluyendo la vacuna contra la COVID-19, según corresponda).
ATEC se compromete a proporcionar oportunidades de empleo iguales a sus empleados y solicitantes sin importar raza, color, religión, origen nacional, edad, sexo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, o cualquier otro estatus protegido, de conformidad con todas las leyes federales, estatales o locales aplicables. Además, ATEC realizará adaptaciones razonables necesarias para cumplir con las leyes contra la discriminación por discapacidad.
Rango Salarial
Alphatec Spine, Inc. cumple con las leyes estatales y federales sobre salarios y horas de trabajo, y la compensación depende de las calificaciones del candidato, educación, conjunto de habilidades, años de experiencia y equidad interna. Rango salarial por hora anual: $38.00 a $42.00 (Tiempo Completo, Temporal)
$38-42
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