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Resumen: Buscamos un asistente personal proactivo y meticuloso para apoyar a un ejecutivo ocupado en las operaciones diarias, las comunicaciones y la coordinación de proyectos. Aspectos destacados: 1. Brindar apoyo remoto a un ejecutivo ocupado 2. Anticipar necesidades y gestionar tareas diversas 3. Desarrollarse con éxito en un entorno acelerado Buscamos un asistente personal proactivo y meticuloso para apoyar a un ejecutivo ocupado en las operaciones diarias, las comunicaciones y la coordinación de proyectos, todo ello desde la comodidad de su hogar. Usted será la mano derecha que mantenga todo funcionando sin contratiempos, anticipando necesidades antes de que surjan y gestionando una amplia variedad de tareas administrativas y personales con profesionalismo y discreción. Si se desarrolla con éxito en un entorno acelerado y disfruta traer orden al caos, este puesto es ideal para usted. Responsabilidades principales Gestionar y organizar la bandeja de entrada de correo electrónico del ejecutivo, marcando los elementos prioritarios Programar y coordinar reuniones, llamadas y citas en distintos husos horarios Preparar órdenes del día, actas de reuniones y elementos de acción posteriores Reservar viajes, alojamientos y gestionar itinerarios Realizar tareas personales como pedidos en línea, reservas e investigaciones Redactar correspondencia, correos electrónicos e informes en nombre del ejecutivo Mantener sistemas digitales de archivos, documentos y registros Realizar investigaciones y compilar resúmenes sobre temas asignados Controlar fechas límite, proyectos y tareas recurrentes mediante herramientas de gestión de proyectos Coordinar con proveedores, contratistas y prestadores de servicios Manejar información sensible con estricta confidencialidad Asumir proyectos puntuales y solicitudes especiales según sea necesario Habilidades y rasgos clave que buscamos Excelente gestión del tiempo Comunicación escrita sobresaliente Atención minuciosa a los detalles Resolución proactiva de problemas Discreción y confidencialidad Alta capacidad de adaptación y flexibilidad Cualificaciones preferidas Experiencia apoyando a ejecutivos de nivel C o altos directivos Experiencia en contabilidad básica o administración financiera ligera Habilidades en gestión de redes sociales Bilingüe (inglés + cualquier otro idioma) Certificación como notario público Certificación en gestión de proyectos (PMP, CAPM) Requisitos Título de escuela secundaria o GED (se prefiere título asociado o licenciatura) 1+ año de experiencia en funciones administrativas, como asistente personal o asistente ejecutivo Conexión estable y de alta velocidad a Internet Computadora personal o portátil (Windows o Mac) Disponibilidad durante el horario comercial principal (9:00 a. m. – 5:00 p. m. en su huso horario) Beneficios y ventajas Seguro médico, dental y de visión Pago quincenal mediante depósito directo 15 días de vacaciones pagadas + 10 días festivos federales Subsidio de USD 500 para configurar una oficina en casa Portátil de la empresa proporcionado tras 90 días Presupuesto anual de USD 1 000 para desarrollo profesional Plan de jubilación 401(k) con coincidencia del empleador del 3%
