Asistente de Contratos (Honolulu)

Quiénes somos J. Uno & Associates, Inc. (JUA) es la firma de consultoría de costos de construcción más grande de Hawái, que sirve a la región del Pacífico y a proyectos en todo el mundo desde 1989. Nos encontramos en una emocionante etapa de crecimiento y estamos buscando un Asistente de Contratos para trabajar en nuestra oficina de Honolulu, HI. Las horas de trabajo serán de lunes a viernes, aproximadamente de 8:00 AM a 5:00 PM, con horarios flexibles. Qué harás El Asistente de Contratos es el socio administrativo de precisión y respuesta rápida del Gerente de Contratos y Propuestas (CPM), asegurando que cada propuesta, contrato y tarea de cierre sean rápidas y perfectas. Tú organizarás la bandeja de entrada de estimaciones, crearás registros de proyectos, formatearás plantillas de propuestas de honorarios y actualizarás las fases del contrato sin errores, todo mientras mantienes un control estricto de archivos y recordatorios proactivos de fechas límite. Tu sello distintivo será la combinación perfecta de velocidad, estructura y precisión, lo que permitirá al CPM enfocarse en la estrategia y capacitará a JUA para ganar y ejecutar proyectos críticos para la misión del DoD, estatales y comerciales. proyectos. Principales responsabilidades: Gestión de la bandeja de entrada de estimaciones ● Gestión de correos electrónicos y archivos ● Creación y seguimiento de tareas Apoyo en solicitudes de propuesta (RFP) ● Configuración y apoyo en nuevos proyectos y propuestas de honorarios ● Configuración y apoyo en propuestas de honorarios revisadas y modificaciones ● Apoyo en herramientas y plantillas de propuestas Apoyo en contratos ● Apoyo general en contratos ● Apoyo en certificados de seguro (COI) ● Apoyo en creación y actualización de fases en Quickbase (base de datos de proyectos) ● Apoyo en facturación Apoyo general ● Apoyo en viajes de proyectos ● Apoyo en formularios AHA/W-9/otros ● Apoyo en cierre de proyectos ● Recepción de la línea telefónica principal ● Proyectos y tareas diversas Quién eres tú? Eres un profesional altamente organizado y orientado al detalle que disfruta apoyar a los equipos y gestionar el flujo de información en un entorno dinámico. Eres proactivo, confiable y estás comprometido en ayudar a que los proyectos tengan éxito detrás de escena. Te desarrollarás en este puesto si: • Tienes habilidades en control de documentos y gestión de información. • Te comunicas de forma clara y profesional. • Puedes manejar múltiples tareas eficazmente y adaptarte a prioridades cambiantes. • Disfrutas trabajar colaborativamente entre departamentos. El equipo de JUA está compuesto por personas ambiciosas, humildes e inteligentes que celebran los éxitos de los demás y se apoyan mutuamente en tiempos difíciles. Nuestros valores fundamentales son la base de nuestra cultura, y nos recalibramos trimestralmente para asegurarnos de vivirlos y respirarlos cada día. ● Dignos de confianza o Practica lo que predicas o Sé confiable y dependiente o Sé honesto y directo o Está bien decir "No" ● Dominio del oficio o Sé un aprendiz de por vida o Trabaja duro; trabaja inteligentemente o Ten tenacidad o Sé intencional o Competencia inconsciente ● Confianza humilde o Sé auténtico: haz el trabajo y domina tu tema o Cree en ti mismo y en tus habilidades o Deja espacio para las ideas y pensamientos de los demás. Nadie conoce todas las respuestas. o Humilde por fuera, seguro por dentro ● Encuentra el porqué o La curiosidad fomenta el aprendizaje o Alimenta tu apetito por el conocimiento o Busca primero entender, luego ser entendido o No existe la pregunta tonta ● Sé un multiplicador o Jugador de equipo que ayuda a otros a tener éxito o Las pequeñas cosas hacen la mayor diferencia o Añade valor a todo lo que haces o Eleva y lleva las cosas al siguiente nivel Tus calificaciones • Diploma de escuela secundaria o GED requerido. • Título de asociado o cursos equivalentes en Negocios, Administración o Contratos es preferido pero no obligatorio. • Experiencia administrativa previa en contratos, administración legal o entornos A/E/C es preferida pero no obligatoria. • Dominio del uso de computadoras y software de oficina común, incluyendo Microsoft Word, Excel, lectores de PDF y herramientas de gestión de documentos. • Demostrada competencia y precisión en ingreso de datos, mantenimiento de registros y sistemas de archivos electrónicos. • Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle. • Capacidad para gestionar múltiples fechas límite y trabajar tanto de forma independiente como en equipo. Autorización para acceder a información del Departamento de Defensa de EE. UU. (DoD) – Este puesto requiere acceso a información confidencial. Se te pedirá someterte a una verificación de antecedentes, pruebas de drogas cuando se soliciten y capacitación. También recibirás formación y se te exigirá cumplir Requisitos físicos – Los requisitos físicos y el entorno de trabajo aquí descritos son representativos de aquellos que debe cumplir un empleado para desempeñar satisfactoriamente las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. Al desempeñar las funciones de este puesto, el empleado debe sentarse regularmente, usar las manos para manipular o tocar, y hablar/escuchar. El empleado puede necesitar usar las manos y brazos para alcanzar objetos. El empleado ocasionalmente debe estar de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear. El empleado puede necesitar levantar y/o mover hasta 30 libras. Las capacidades visuales específicas requeridas para este trabajo incluyen visión cercana, visión de lejos, visión de color, visión periférica, percepción de profundidad y capacidad para ajustar el enfoque. Nuestra compensación y beneficios • Compensación: $26.00 - $36.00 por hora • Seguro médico: JUA pagará el 100% de la prima solo para el empleado o el 60% de cualquiera de las primas para 'empleado + hijo', 'empleado + cónyuge' o 'empleado + familia'. • Tiempo libre pagado (PTO): Acumula 18 días por año calendario. Después de 3 años de empleo, acumula 20 días por año. Después de 6 años de empleo, acumula 22 días por año. • Licencia por enfermedad: 5 días por año • Días festivos: 12 días festivos observados por año • Inscripción en 401K: Contribución del empleador del 3% después de 6 meses de empleo. • Licencia parental: Dos semanas de licencia pagada tras el nacimiento o adopción, aplicable después de un año de empleo. • Beneficios de transporte: Los empleados en oficina tienen la opción de estacionamiento pagado cerca de la oficina o un pase mensual de transporte público. • Programa de Asistencia al Empleado (EAP): Sesiones de consejería para temas laborales, personales o de salud mental para ti o miembros de tu hogar. • Seguros: Seguro de vida y de desmembramiento por muerte accidental (AD&D) por $100,000, Seguro de discapacidad a largo plazo (LDI), Protección de ingresos suplementarios, Protección del plan de jubilación • Cuentas de gastos flexibles (FSA): Opciones para atención médica y cuidado de dependientes Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades JUA es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Celebramos la diversidad y estamos comprometidos a crear un entorno inclusivo para todos los empleados. Todas las decisiones de empleo se basan en cualificaciones, mérito y necesidades del negocio. Contáctanos Si deseas postularte para este puesto, por favor envía tu currículum y carta de presentación a staffing@j-uno.com.