Descripción

Empresa: Herringbone & Brass Design Ubicación: Brookline, MA Tipo de empleo: A tiempo completo Horario: Lunes a viernes Acerca de nosotros Somos una empresa de diseño de interiores residenciales de alta gama ocupada y reconocida por crear espacios hermosos y atemporales. Estamos buscando un/a Administrador/a de Oficina con experiencia para unirse a nuestro equipo y ayudar a impulsar las operaciones diarias en nuestro estudio creativo y dinámico. Resumen del puesto Este puesto requiere una persona muy organizada, proactiva y orientada al detalle. Serás responsable de gestionar las operaciones del estudio, asistir en finanzas y recursos humanos, coordinar la comunicación con clientes y apoyar a nuestro equipo de diseño. Responsabilidades clave Gestión administrativa y de oficina • Gestionar el correo electrónico de la oficina y responder consultas telefónicas • Mantener el calendario del estudio y programar reuniones • Mantener la oficina limpia y preparada para recibir clientes (incluyendo preparativos para visitas) • Pedir suministros de oficina, encargarse del mantenimiento del estudio y devoluciones de muestras • Dirigir reuniones semanales del equipo y actualizar sobre plazos y prioridades de los proyectos Coordinación de proyectos y soporte al cliente • Coordinar seguimiento de pedidos, horarios de entrega e instalación • Comunicarse con proveedores, contratistas y clientes • Preparar documentos de seguimiento para clientes y actualizaciones mensuales • Asistir en instalaciones: ambientación, montaje básico, preparación de accesorios y documentación • Mantener carpetas de clientes y organizar instrucciones de cuidado de productos Finanzas y contabilidad • Gestionar cuentas por pagar y cobrar • Registrar transacciones financieras diarias (facturas de proveedores, órdenes de compra, gastos) • Ayudar en presupuestos, reembolsos a empleados y pagos a proveedores • Mantener formularios de cuentas comerciales y de reventa Soporte en recursos humanos • Apoyar en la contratación e integración de nuevo personal • Seguir vacaciones de empleados y ayudar en programación del personal Relaciones con proveedores y del estudio • Mantener biblioteca de materiales (telas, alfombras, revestimientos de paredes, etc.) • Programar y coordinar visitas regulares de proveedores • Mantener lista actualizada de proveedores y contraseñas Requisitos • 3+ años de experiencia en gestión de oficina o proyectos • Excelentes habilidades escritas y verbales • Capacidad para trabajar de forma independiente y manejar múltiples tareas • Experiencia en entorno de diseño, arquitectura o estudio creativo (deseable) • Dominio de Microsoft Office y Google Suite • Conocimientos en Design Manager, Dropbox, Adobe Suite y Monday.com es un plus Lo que ofrecemos • Cultura laboral colaborativa centrada en el diseño • Oportunidades de crecimiento dentro de una empresa creativa y respetada • Exposición a proyectos de diseño residencial de alta gama • Salario competitivo basado en experiencia