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Asistente Ejecutivo a Tiempo Parcial en Fighting Homelessness (Remoto en DFW)

$20/hora

3429 Northaven Rd, Dallas, TX 75229, USA

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Descripción

Puesto: Asistente Ejecutivo Organización: Fighting Homelessness Ubicación: Dallas, TX Tarifa por hora: 20 dólares por hora Reporta a: CEO/Director Ejecutivo Tipo de empleo: A tiempo parcial Resumen del puesto: El Asistente Ejecutivo brinda apoyo administrativo de alto nivel al CEO para garantizar el funcionamiento diario sin contratiempos en Fighting Homelessness. Esta función incluye gestionar horarios, coordinar reuniones, manejar correspondencia, liderar la gestión de proyectos y mantener sistemas organizados que permitan al equipo concentrarse en avanzar en la misión. El Asistente Ejecutivo será un punto clave de contacto para las partes interesadas internas y externas y desempeñará un papel fundamental para mantener las operaciones eficientes y profesionales. Principales responsabilidades: 1. Apoyo administrativo y de programación - Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar la logística de citas internas y externas. - Preparar agendas, tomar notas detalladas de las reuniones y hacer seguimiento de las acciones pendientes. - Programar y dirigir reuniones mensuales del equipo. 2. Organización digital y gestión de documentos - Mantener sistemas de archivos organizados (digitales y físicos) para contratos, informes y documentos clave. - Ayudar en la preparación de informes, presentaciones y materiales para reuniones de la junta directiva, financiadores y proyectos importantes. - Apoyar la coordinación de eventos organizacionales, incluyendo logística, suministros y comunicaciones. 3. Comunicación y gestión de relaciones - Actuar como primer punto de contacto para consultas de socios, donantes y miembros de la comunidad. - Redactar, editar y revisar comunicaciones como cartas, correos electrónicos y memorandos. - Mantener un entorno profesional y acogedor para todas las partes interesadas. 4. Apoyo y gestión organizacional - Gestión general de proyectos para la organización, manteniendo al CEO y al equipo enfocados en cumplir objetivos y plazos. - Realizar verificaciones semanales virtuales con personal junior (Escritor de Subvenciones y Pasante de Soporte Digital) para asegurar que tengan objetivos claros y avancen en su trabajo. - Realizar una reunión semanal con el CEO para compartir actualizaciones y asegurar alineación. - Apoyar procesos de recursos humanos y onboarding, incluyendo programación de entrevistas y preparación de materiales. - Ayudar a rastrear fechas límite organizacionales y garantizar la finalización oportuna de tareas. Cualificaciones y habilidades: Educación: Se prefiere título de asociado o licenciatura, o experiencia relevante equivalente. - Experiencia: 2 o más años en un puesto administrativo, de asistente ejecutivo o de gestión de oficina. - Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con gran atención al detalle. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. - Dominio de tecnología, con competencia en Google Workspace y Zoom; experiencia con CRM es un plus. - Excelentes habilidades para resolver problemas y capacidad de adaptación. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno sin fines de lucro dinámico. - Actitud profesional, ingeniosa y proactiva ante la resolución de problemas. Expectativas generales: - Responder a todas las solicitudes dentro de las 24–48 horas (días hábiles). - Mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción. - Mantener profesionalismo en todas las interacciones con el personal, partes interesadas y miembros de la comunidad. - Apoyar la misión de Fighting Homelessness asegurando que la dirección tenga las herramientas y sistemas necesarios para tener éxito.

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Clasificación: No exento, por hora Función del trabajo/Especialidad: Servicios Sociales - Familia de Acogida y Agencia de Hogar Familiar Reporta a: Administrador del Programa o Supervisor de Trabajo Social **Tenga en cuenta que todos los profesionales de servicios directos, coordinadores de trabajo social y supervisores de trabajo social deben trabajar por las tardes y fines de semana. Aunque su horario puede variar día a día, y es posible que no tenga que trabajar todas las tardes y fines de semana, un horario típico entre semana es de 10:00 a.m. a 6:00 p.m., y un horario típico de fin de semana es un día del fin de semana de 9:00 a.m. a 5:00 p.m., con flexibilidad. 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Se pueden hacer adaptaciones razonables para personas con discapacidades para que cumplan/realicen estas funciones. • Defiende la misión y visión de Enriching Lives y trabaja con las personas para ayudarlas a lograr una vida plena que ellas consideren satisfactoria. • Coordina el desarrollo e implementación del Plan de Servicio Individual con el Equipo de Planificación basándose en los resultados de calidad de vida (Elección, Relaciones, Estilo de Vida, Salud y Bienestar, Derechos y Satisfacción) y de acuerdo con las regulaciones y políticas internas y externas. • Garantiza la provisión de todos los servicios médicos, de salud y complementarios a las personas de acuerdo con el Plan de Servicio Individual y las necesidades adicionales que surjan. • Organiza y/o garantiza oportunidades para el desarrollo de relaciones y actividades comunitarias según las preferencias individuales. • Crea y mantiene documentación relevante, incluido el Plan de Servicio Individual, Informes Trimestrales, Notas de Progreso, Registros Médicos/de Salud, Reportes de Incidentes, Contratos/Documentación de Proveedores y otra documentación relevante de acuerdo con todas las políticas y regulaciones internas y externas. • Supervisa y apoya a los proveedores de hogares familiares durante visitas domiciliarias, reuniones y según sea necesario respecto a la provisión de servicios a las personas y la implementación de los Planes de Servicio Individual. Notifica inmediatamente a la gerencia sobre cualquier cambio importante que afecte el estado de las personas o los hogares familiares. • Proporciona apoyo en la gestión de crisis y cobertura rotativa de guardia a las personas y proveedores. • Ofrece un excelente servicio al cliente y respuesta oportuna a partes interesadas como personas, familias, Centro Regional y proveedores de hogares familiares. • Desarrolla y mantiene relaciones de trabajo con todas las personas, familias, fuentes de financiamiento y agencias reguladoras, según corresponda, y monitorea su satisfacción con los servicios. • Actúa como enlace con consultores como especialistas en conducta, enfermeros, terapeutas, psicólogos y otros especialistas para garantizar que se satisfagan las necesidades de servicios de las personas. • Participa en o realiza capacitaciones según sea necesario. • Ayuda a las personas con transporte y mudanzas según sea necesario. • Actúa como trabajador social (énfasis en especialista de certificación) según sea necesario durante las etapas de desarrollo y transición. • Realiza otras tareas asignadas. Puede trabajar en asignaciones especiales además de las funciones normales del trabajo. Requisitos: Educación y/o Experiencia Se prefiere título de maestría relacionado o título universitario más uno o dos años de experiencia relacionada; o combinación equivalente de educación y experiencia. Experiencia trabajando con personas con discapacidades del desarrollo. Excelentes habilidades informáticas y conocimiento de los programas de Microsoft Office. Habilidades lingüísticas Capacidad para leer e interpretar documentos como reglas de seguridad, instrucciones de funcionamiento y mantenimiento, y manuales de procedimientos. Capacidad para redactar informes rutinarios y correspondencia. Capacidad para hablar eficazmente ante grupos de clientes o empleados de la organización. Habilidades matemáticas Capacidad para sumar, restar, multiplicar y dividir en todas las unidades de medida, utilizando números enteros, fracciones comunes y decimales. Capacidad para calcular tasas, proporciones y porcentajes y para elaborar e interpretar gráficos de barras. Capacidad de razonamiento Capacidad para resolver problemas prácticos y manejar una variedad de variables concretas en situaciones donde existe solo una estandarización limitada. Capacidad para interpretar una variedad de instrucciones proporcionadas en forma escrita, oral, diagramada o cronograma. Visión Visión cercana (visión clara a 20 pulgadas o menos), Visión de lejos (visión clara a 20 pies o más), Visión de color (capacidad para identificar y distinguir colores), Visión periférica (capacidad para observar un área que puede verse arriba y abajo o a la izquierda y derecha mientras los ojos están fijos en un punto dado), Percepción de profundidad (visión tridimensional, capacidad para juzgar distancias y relaciones espaciales), Capacidad para ajustar el enfoque (capacidad para ajustar el ojo para traer un objeto a un enfoque nítido) Certificados, licencias, registros Licencia de conducir válida y seguro, el historial de conducción debe cumplir con las regulaciones estatales y la política de la empresa. Certificación en primeros auxilios y RCP (puede completarse después de la contratación). Otros requisitos Vehículo seguro y confiable. Capacidad para viajar según sea necesario. 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Clasificación: No exento, por hora Función del trabajo/Especialidad: Servicios Sociales - Agencia de Hogar Familiar y Familia de Acogida Reporta a: Administrador del Programa o Supervisor de Trabajo Social **Tenga en cuenta que todos los profesionales de servicios directos, coordinadores de trabajo social y supervisores de trabajo social deben trabajar en horarios nocturnos y fines de semana. Aunque su horario puede variar día a día, y es posible que no tenga que trabajar todas las noches ni todos los fines de semana, un horario típico entre semana es de 10:00 a.m. a 6:00 p.m., y un horario típico de fin de semana es un día del fin de semana de 9:00 a.m. a 5:00 p.m., con flexibilidad. 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Capacidad para calcular tasas, razones y porcentajes, y para elaborar e interpretar gráficos de barras. Capacidad de razonamiento Capacidad para resolver problemas prácticos y manejar una variedad de variables concretas en situaciones donde existe solo una estandarización limitada. Capacidad para interpretar una variedad de instrucciones proporcionadas en forma escrita, oral, diagramada o programada. Visión Visión cercana (visión clara a 20 pulgadas o menos), Visión de lejos (visión clara a 20 pies o más), Visión de color (capacidad para identificar y distinguir colores), Visión periférica (capacidad para observar un área que puede verse arriba y abajo o a la izquierda y derecha mientras los ojos están fijos en un punto determinado), Percepción de profundidad (visión tridimensional, capacidad para juzgar distancias y relaciones espaciales), Capacidad para ajustar el enfoque (capacidad para ajustar el ojo para enfocar nítidamente un objeto) Certificados, licencias, registros Licencia de conducir válida y seguro, el historial de conducción debe cumplir con las regulaciones estatales y la política de la empresa. Certificación en Primeros Auxilios y RCP (puede completarse después de la contratación). Otros requisitos Vehículo seguro y confiable. Capacidad para viajar según sea necesario. 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