Administrador de Oficina de Iglesia

PROPÓSITO: Brindar servicios secretariales y administrativos en apoyo al personal y a la congregación de East Woods Presbyterian Church. EXPECTATIVAS HORARIAS: 16 horas por semana (de lunes a jueves, de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.) RESPONSABILIDAD: Este puesto es responsable ante el Pastor como Jefe del Personal y ante la Sesión a través del Comité de Personal de la Sesión. CALIFICACIONES: El empleado deberá tener excelentes habilidades de comunicación, dominio de MS Office 365 (por ejemplo, Word, Publisher y SharePoint), ser buen trabajador en equipo, capaz de realizar múltiples tareas, ingenioso, buen solucionador de problemas, y contar con buenas habilidades organizativas y de gestión del tiempo. Sería ventajoso tener conocimientos adicionales en Planning Center, CANVA, QuickBooks y Mailchimp. Se requiere experiencia. RESPONSABILIDADES: Oficina de la Iglesia • Actuar como administrador y recepcionista de la oficina principal, recibiendo personas, atendiendo llamadas telefónicas y conectando a las personas con los recursos que necesitan para el ministerio. • Colaborar con otros miembros del personal de la iglesia y líderes voluntarios para preparar y distribuir boletines, correspondencia impresa y electrónica e informes. • Mantener un calendario maestro en línea integrado (actualmente el Calendario de MS365) para coordinar y programar eventos de la iglesia y el uso de las instalaciones. • Supervisar el mantenimiento de licencias, cuentas y equipos de software/programas informáticos con Pacific Office Automation (POA). • Realizar tareas secretariales según se soliciten para necesidades del personal y voluntarios relacionados con la iglesia. • Garantizar el adecuado mantenimiento y registros del equipo de oficina. • Asegurar el inventario correcto de suministros de oficina de la iglesia y realizar pedidos cuando sea necesario. • Mantener limpia y organizada la oficina del Administrador y el área de trabajo de la oficina de la iglesia. • Abrir todo el correo y distribuirlo al destinatario correspondiente. Miembros de la Iglesia y Comunicación • Colaborar con los líderes de la Sesión para asegurar que los registros y archivos de East Woods estén actualizados. • Apoyar el mantenimiento de una base de datos de miembros y listas de correo actualizadas (actualmente en Planning Center/People, SharePoint y Mailchimp). • Distribuir comunicaciones electrónicas dentro de los plazos programados. • Gestionar certificados para eventos importantes de la iglesia y de membresía. • Mantener recursos informativos para clases y promociones de la iglesia. • Actualizar diariamente las etiquetas con nombres de los miembros de la iglesia y el soporte de etiquetas para reflejar la participación congregacional. Crear nuevas etiquetas según se soliciten. • Leer todos los correos electrónicos diariamente, responder y organizar respuestas oportunas. • Reclutar y capacitar voluntarios de oficina que ayuden con proyectos de oficina. • Leer y organizar todas las respuestas del boletín de manera oportuna cada lunes. Gestión Web y Redes Sociales • Crear y distribuir el boletín semanal (actualmente mediante Mailchimp). • Actualizar los medios, contenidos y registros relacionados con la iglesia en el sitio web de East Woods. (Planning Center/Publishing/Registrations) • Ayudar a gestionar contenidos relacionados con la iglesia y promover eventos en la página de Facebook de la iglesia. • Mantener listas de correo electrónico y grupos en SharePoint. EVALUACIÓN: Se realizará una Revisión de Desempeño Probatorio noventa días después de la fecha de inicio. Una Revisión Anual de Desempeño tendrá lugar cada otoño. Las revisiones normalmente serán realizadas por el Pastor y un representante del Comité de Personal. Para mejorar el funcionamiento general de la iglesia, también podrían darse retroalimentaciones periódicas por parte del Pastor y/o los Ancianos. Política de Igualdad de Oportunidades de Empleo East Woods Presbyterian Church, Vancouver, Washington, reclutará, contratará, llamará, capacitará y promoverá a todas las personas en todas las clasificaciones laborales sin discriminación por raza, credo, color, origen nacional, género, edad, estado civil, orientación sexual, afiliación religiosa, excepto cuando tras un estudio cuidadoso se determine que la afiliación religiosa constituye una calificación profesional legítima; o discapacidad física, mental o médica (incluyendo ceguera) no relacionada con la capacidad para desempeñar actividades laborales, o condición de veterano, conforme a la política nacional. Por más información, llame al presidente del Comité de Personal de East Woods al 360-944-5841.