Tiempo parcial - Administrador de oficina

El Administrador de Oficina desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de las operaciones diarias de la oficina, brindando apoyo esencial al equipo y asegurando un flujo de trabajo eficiente dentro de la organización. Este puesto se encarga de diversas tareas administrativas, desde gestionar comunicaciones y programaciones hasta mantener registros y coordinar los recursos de la oficina. El candidato ideal es altamente organizado, meticuloso y capaz de manejar múltiples tareas en un entorno de trabajo dinámico. El Administrador de Oficina estará sujeto a un estándar que incluye indicadores clave de desempeño (KPI), tales como: 1) Tiempo de ciclo para la recepción de nuevos trabajos 2) Tasa de errores en la recepción de trabajos 3) Cumplimiento de solicitudes de marketing de representantes de ventas 4) Apoyo en sitio relacionado con incorporación y salida de personal Principales Responsabilidades Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y distribución de correo. Organizar y mantener archivos, registros y documentos de la oficina para garantizar un acceso fácil y la confidencialidad. Gestionar las agendas de los miembros del equipo, coordinar reuniones y reservar salas de conferencias o enlaces para reuniones virtuales. Asistir en la planificación y coordinación de eventos internos, reuniones de equipo y sesiones de capacitación. Mantener un calendario compartido, llevando un seguimiento de citas, plazos y fechas importantes. Preparar documentos, informes y presentaciones, asegurando precisión y cumplimiento con las pautas de formato de la empresa. Realizar tareas de entrada de datos, asegurando que la información sea precisa, completa y esté actualizada en diversas plataformas. Asistir en la redacción y revisión de comunicaciones internas y externas. Gestión de Oficina e Inventarios: Supervisar los suministros de oficina, gestionar el inventario y coordinar con proveedores para reposición y mantenimiento según sea necesario. Controlar y gestionar los gastos relacionados con la oficina, procesando órdenes de compra y facturas. Apoyar la incorporación de nuevos empleados preparando estaciones de trabajo y coordinando los recursos necesarios. Apoyo Administrativo a Departamentos: Brindar asistencia administrativa a departamentos específicos según sea necesario, incluyendo apoyo en proyectos y coordinación de recursos. Actuar como enlace entre departamentos internos, facilitando la comunicación y manteniendo la eficiencia del flujo de trabajo. Procesar trabajos y uso diario del CRM según sea necesario. Otras Funciones Asignadas Requisitos Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente; un título asociado o certificación relevante es un plus. 2 años de experiencia en un puesto de apoyo administrativo o asistente de oficina. Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) y conocimiento de equipos de oficina. Habilidades sólidas de organización y atención al detalle. Excelentes habilidades de comunicación, tanto escrita como verbal. Capacidad para realizar múltiples tareas, priorizar y trabajar de forma independiente con mínima supervisión. Este puesto es ideal para alguien con sólidas habilidades organizativas que disfrute trabajar en un entorno orientado al trabajo en equipo y que gestione diversas tareas administrativas esenciales para mantener el funcionamiento eficiente de la oficina. Requisitos Generalmente se requiere título de escuela secundaria y al menos 1 año de experiencia. Experiencia previa como asistente administrativo. Experiencia previa trabajando en un entorno de oficina. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Beneficios Tiempo parcial Salario: $20 - $22 por hora