Descripción

Estamos buscando un Asistente de Oficina a tiempo parcial para un negocio familiar en el sector inmobiliario y otras inversiones diversas. El candidato ideal debe demostrar profesionalismo, motivación personal, excelentes habilidades comunicativas y de organización, una gran atención al detalle y capacidad para realizar múltiples tareas. Habilidad para trabajar de forma independiente, incluyendo contestar llamadas telefónicas, programar citas, gestionar el flujo de información, responder correos electrónicos, redactar documentos, preparar contratos de arrendamiento, mantener actualizados los certificados de seguro y otros documentos legales, realizar tareas de archivo y contabilidad. Usted apoyará las operaciones diarias de la oficina, entrada de datos, manejo de agendas, gestión de inventario, así como dominio del paquete Microsoft Office. Las funciones y responsabilidades incluyen, pero no se limitan a: * Ayudar con asuntos relacionados a los inquilinos. * Atender rápidamente las solicitudes de los inquilinos siguiendo los procedimientos establecidos. * Procesar solicitudes. * Realizar seguimiento a posibles clientes / preparar contratos de arrendamiento / renovaciones, etc. * Mantener un conjunto completo y sistemático de registros de todas las transacciones financieras. * Revisar y verificar todas las facturas y encargarse de la preparación de cuentas por pagar. * Asumir la responsabilidad de la elaboración y envío (por correo o email) de facturas. * Depositar cheques en la cuenta bancaria y registrarlos correctamente en el sistema contable. * Imprimir y organizar las facturas recibidas. * Pagar, registrar, administrar facturas pendientes y recurrentes utilizando QuickBooks. * Procesar pagos y registrarlos correctamente en el sistema contable. * Conciliar cuentas bancarias y verificar transacciones diariamente y mensualmente. * Preparar informes financieros (incluye, pero no se limita a impuestos mensuales sobre ventas, estado de pérdidas y ganancias, estado de resultados). * Actuar como punto de contacto principal para cuentas por cobrar y pagar. * Mantener registros históricos mediante el archivo de documentos. * Ayudar a actualizar el sitio web cuando sea necesario. * Otras funciones según se solicite. Los requisitos del puesto incluyen, pero no se limitan a: * Fuertes habilidades de liderazgo y servicio al cliente. * Dominio de Microsoft Excel, Word y Outlook. * Conocimiento de QuickBooks. * Estudiante o titulado en contabilidad o administración de empresas es un plus, aunque no obligatorio. * Experiencia en tareas de contabilidad / comprensión general de conceptos contables o competencia demostrada en las labores asignadas. * Excelentes habilidades analíticas, para resolución de problemas y toma de decisiones; alto grado de precisión, atención al detalle y confidencialidad. * Excelentes habilidades comunicativas verbales y escritas, presenciales y por teléfono. * Dominio del paquete Microsoft Office y de QuickBooks u otros programas contables equivalentes. * Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. Depende de: Propietario/Presidente Horario: 20 horas por semana. * Horario flexible durante el horario laboral. Salario proporcional a la experiencia ($20-$25)