Administrador de Oficina (Seattle)

Fundada en 1985, New Finishes es una empresa contratista de recubrimientos especializados de propiedad y gestión familiar que atiende al área metropolitana de Seattle. Nos especializamos en recubrimiento en polvo, pintura HVLP, pintura de equipos pesados, chorro de arena y pintura electrostática. Nuestra reputación consolidada se debe a nuestro servicio al cliente, la calidad de nuestro trabajo y nuestros empleados talentosos. Atendemos a las industrias de fabricación, militar, aeroespacial, mecánica, OEM, comercial, industrial, residencial y minorista, entre muchas otras. Estamos buscando un Administrador de Oficina altamente organizado y entusiasta que sea el centro neurálgico de nuestras operaciones. Usted gestionará las tareas diarias de la oficina, incluyendo las interacciones con clientes y proveedores y la gestión de inventario, brindando apoyo esencial a nuestro equipo y clientes. Este puesto requiere una persona proactiva y organizada que pueda optimizar los flujos de trabajo, mantener un ambiente acogedor y manejar eficientemente las consultas de los clientes relacionadas con nuestros servicios de recubrimiento en polvo y pintura. Si usted sobresale en un entorno acelerado y es apasionado por crear un espacio de trabajo positivo y eficiente, le animamos a postularse. Horario: Tiempo completo, de lunes a viernes, de 8:00 AM a 4:30 PM Responsabilidades y tareas del trabajo: • Supervisar las operaciones diarias de la oficina, incluyendo responder y gestionar llamadas telefónicas, relaciones con clientes y proveedores y gestión de suministros. • Tener un conocimiento básico de los servicios de nuestro taller y poder ayudar a los clientes con preguntas sobre recubrimiento en polvo y pintura (y/o derivar preguntas según sea necesario). • Trabajar con clientes actuales y nuevos en consultas entrantes, actualizaciones del estado de pedidos y gestionar nuestro alias de correo electrónico externo. • Cumplir y hacer seguimiento de las solicitudes de muestras de colores de los clientes y enviar solicitudes de color a los proveedores. • Organizar y gestionar la exhibición de colores en la oficina principal y trabajar con el taller/proveedores para reponer o reemplazar paneles de muestra según sea necesario. • Mantener el cronograma de producción del "Tablero de Trabajo" de la empresa y crear documentos de apoyo según sea necesario. • Realizar tareas administrativas como archivado, entrada de datos y preparación de documentos. • Brindar asistencia administrativa a la dirección y al personal, asegurando que todos tengan lo que necesitan para destacar. • Desarrollar e implementar sistemas para mejorar la eficiencia administrativa y la comunicación. • Mantener un área de recepción limpia y organizada que refleje el compromiso de la empresa con altos estándares Habilidades y calificaciones: • Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, especialmente al trabajar con clientes y proveedores. • Experiencia comprobada en administración de oficina o puestos relacionados. • Excepcionales habilidades organizativas y atención al detalle. • Capacidad para adaptarse rápidamente y actuar de forma proactiva en un entorno dinámico y gestionar múltiples prioridades de manera eficaz. • Conocimientos básicos de herramientas y software de oficina, incluyendo Microsoft Office Suite (Microsoft Word, Excel, etc.), un plus si está familiarizado con QuickBooks. • Un plus si tiene antecedentes o interés en recubrimiento en polvo industrial o pintura • Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente; un título asociado o licenciatura en un campo relacionado es un plus. Beneficios de la empresa: • Seguro médico, dental y de visión • Seguro de vida • Plan 401k + coincidencia de la empresa • Plan de vacaciones competitivo • Licencia por enfermedad • 7 días festivos pagados