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Gerente de Oficina (san mateo)

$25-30/hora

1931 Arbor Ave, Belmont, CA 94002, USA

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Descripción

Salario: $25.00 - $30.00 por hora Descripción del trabajo: Resumen del puesto Estamos buscando un Gerente de Oficina dedicado y organizado, con iniciativa y motivación, para supervisar las operaciones diarias de nuestra oficina. El candidato ideal poseerá excelentes habilidades de servicio al cliente, sólidas competencias administrativas y demostrará experiencia en gestión de oficinas, presupuestos, compras y seguimiento de costos. Este puesto es fundamental para garantizar que nuestra oficina dinámica funcione de manera fluida y eficiente, brindando un excelente soporte a clientes y clientes, además de trabajar estrechamente con su equipo para lograr y superar objetivos. Responsabilidades: Interacción con clientes: Atender consultas de clientes por correo electrónico, teléfono y en persona. Brindar un excelente servicio al cliente para atender necesidades y preocupaciones de los mismos. Comunicar a los clientes las fechas de inicio de proyectos y, durante el proyecto, proporcionar actualizaciones sobre el estado y los requisitos de pago. Resolver problemas junto con el equipo para garantizar que cualquier problema del cliente se resuelva de forma efectiva. Gestión de materiales y productos: Pedir materiales y productos necesarios para proyectos de remodelación de cocinas según contratos vendidos proporcionados por el equipo de ventas y según las fechas programadas de inicio, utilizando portales de proveedores cuando sea posible. Coordinar con proveedores y vendedores para asegurar entregas oportunas mediante el seguimiento en tiempo real del estado de todos los artículos pedidos. Mantener un inventario organizado de materiales pedidos, entregados, etc., en tiempo real. Procesamiento de pagos: Procesar pagos por materiales, productos y servicios configurando sistemas de pago por proveedor mediante portales, American Express, tarjetas de crédito y cheques. Llevar registros precisos de transacciones financieras utilizando Quickbooks y Jobtread o tecnología equivalente. Crear y comunicar informes semanales al gerente general (GM). Seguimiento de costos: Supervisar gastos de proyectos y realizar el seguimiento de costos mediante Quickbooks y Jobtread o tecnología equivalente. Colaborar con el GM para gestionar eficazmente los presupuestos. Realizar el seguimiento de los totales de contratos de ventas por cada vendedor en informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales, y comunicarlos al GM. Registrar los montos totales cobrados cada semana de contratos vendidos y comunicarlos al GM. Realizar el seguimiento de pagos a proveedores en relación con contratos vendidos. Enlace y coordinación: Actuar como enlace con el Gerente de Instalación para programar instalaciones y garantizar la ejecución fluida de proyectos. Coordinar con el equipo de ventas para alinear cronogramas de proyectos y expectativas de clientes. Facilitar la comunicación entre diferentes departamentos. Recopilar tarjetas de tiempo y hojas de gastos y comunicarlas al GM para el procesamiento de nómina. Realizar el seguimiento y comunicar al GM y al Gerente de Instalación las ausencias de empleados. Programación: Crear y mantener conjuntamente con el Gerente de Instalación las fechas de inicio de proyectos. Garantizar la finalización oportuna de tareas y hitos del proyecto. Gestionar las operaciones diarias de la oficina, incluyendo la programación y coordinación de reuniones. Supervisar el procesamiento de nómina y mantener registros precisos de empleados. Desarrollar y gestionar presupuestos, asegurando el cumplimiento de las directrices financieras. Mantener sistemas de archivo organizados para documentos y registros. Implementar políticas y procedimientos de oficina para mejorar la productividad. Brindar apoyo en la gestión de horarios, asegurando el uso óptimo del tiempo para todos los miembros del equipo. Experiencia Se requiere experiencia comprobada en gestión de oficina o funciones administrativas. Son esenciales sólidas habilidades en elaboración de presupuestos, procesamiento de nómina y gestión de archivos. Se requiere experiencia en QuickBooks. Se considerará un plus la familiaridad con JobTread o programas similares. Excelentes habilidades organizativas con capacidad para priorizar tareas de manera efectiva. Se necesitan fuertes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita, para este puesto. Es imprescindible contar con excelentes habilidades de servicio al cliente. Debe ser capaz de comunicarse eficazmente con nuestros clientes en persona, por teléfono y por correo electrónico. Si usted es una persona muy proactiva con pasión por la satisfacción laboral, la gestión de oficinas y el apoyo al equipo, además de contar con excelentes habilidades interpersonales, ¡queremos que solicite esta emocionante oportunidad para unirse y convertirse en parte integral de nuestro gran equipo!!!!!! ¡¡¡Solicite hoy mismo!!!! Tipo de empleo: Tiempo completo Beneficios: Seguro médico Capacidad de desplazamiento: Belmont, CA 94002 (Preferido) Posibilidad de reubicación: Belmont, CA 94002: Reubicarse antes de comenzar a trabajar (Preferido) Ubicación del trabajo: Presencial

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1931 Arbor Ave, Belmont, CA 94002, USA
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Plan de ahorro para jubilación 401(k) con coincidencia de la empresa. Tiempo libre pagado (PTO), incluyendo vacaciones, días festivos y días personales. Permiso por enfermedad remunerado. Oportunidades significativas de crecimiento profesional, desarrollo de habilidades y progreso en la carrera. Entorno de trabajo solidario, inclusivo y diverso que valora la colaboración y la innovación. La oportunidad de tener un impacto significativo conectando al mejor talento con oportunidades transformadoras. Crecimiento profesional Experiencia en una organización de rápido crecimiento. Oportunidad de ampliar responsabilidades con el tiempo en reclutamiento ejecutivo. Aprendizaje práctico y desarrollo de habilidades en la adquisición de talento de alto impacto. Cultura empresarial Estructura de gestión plana con acceso directo a tomadores de decisiones. Equipo amigable y colaborativo basado en EE. UU. que impulsa la innovación. Entorno de comunicación abierta. 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Información sobre compensación: Para puestos en clientes, la información sobre compensación está disponible en la publicación del trabajo. Si no se proporciona, se compartirá durante el proceso de entrevista conforme a las leyes aplicables. Cuando la ley lo exija, los rangos salariales se incluirán en las publicaciones de empleo. El salario real puede depender de habilidades, experiencia y comparación con empleados actuales en puestos similares. Los rangos salariales pueden variar según el puesto y la ubicación. Cumplimiento de leyes: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes cumplen con las leyes federales, estatales y locales que regulan la no discriminación en el empleo. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluyendo reclutamiento, contratación, colocación, promoción, terminación, despido, recontratación, transferencias, licencias, compensación y capacitación. Acoso laboral: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes prohíben expresamente cualquier forma de acoso laboral basado en raza, color de piel, religión, género, orientación sexual, identidad o expresión de género, origen nacional, edad, información genética, discapacidad o condición de veterano. Participación en E-Verify: Keller Executive Search y/o nuestros clientes pueden participar en E-Verify. Se proporcionará información sobre la participación en E-Verify durante el proceso de solicitud cuando sea aplicable. Privacidad y equidad salarial: Residentes de California: Para obtener más información sobre las categorías de información personal que recopilamos con fines de reclutamiento y empleo, revise nuestra Política de privacidad en . Residentes de Colorado, Nevada, la ciudad de Nueva York, California y Washington: La información sobre compensación está disponible en la publicación del trabajo o se proporcionará durante el proceso de entrevista si no está disponible inicialmente. Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes están comprometidos con la equidad salarial y realizan análisis periódicos de equidad salarial conforme a las leyes aplicables. Información específica por estado: Rhode Island: No solicitamos ni requerimos historial salarial de los solicitantes. Connecticut: Proporcionamos información sobre el rango salarial cuando se solicita o antes de discutir la compensación. Nueva Jersey: No preguntamos sobre el historial salarial a menos que sea revelado voluntariamente. Condición de veterano: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes ofrecen igualdad de oportunidades de empleo a veteranos y cumplen con las leyes estatales aplicables sobre preferencia laboral para veteranos. Si eres veterano, infórmanos durante el proceso de solicitud. Información genética: De conformidad con las leyes federales y estatales, tanto Keller Executive Search como nuestros clientes no discriminan basándose en información genética. No solicitamos ni requerimos información genética de solicitantes o empleados, excepto cuando lo permita la ley. Leyes locales: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes cumplen con todas las leyes y ordenanzas locales aplicables respecto a las prácticas de empleo en las áreas donde operamos. Nota: Esta oferta de empleo puede ser para un puesto con Keller Executive Search o con uno de nuestros clientes. El empleador específico será identificado durante el proceso de solicitud y entrevista. Las leyes y requisitos laborales pueden variar según el empleador y la ubicación.
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Residentes de Colorado, Nevada, Ciudad de Nueva York, California y Washington: La información sobre compensación está disponible en la oferta de empleo o se proporcionará durante el proceso de entrevista si no está disponible inicialmente. Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes se comprometen con la igualdad salarial y realizan análisis periódicos de equidad salarial de acuerdo con las leyes aplicables. Información específica por estado: Rhode Island: No solicitamos ni requerimos historial salarial de los solicitantes. Connecticut: Proporcionamos información sobre el rango salarial cuando se solicita o antes de discutir la compensación. Nueva Jersey: No preguntamos sobre el historial salarial a menos que sea revelado voluntariamente. Condición de veterano: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes ofrecen igualdad de oportunidades de empleo a veteranos y cumplen con las leyes estatales aplicables sobre preferencia laboral para veteranos. Si eres un veterano, infórmanos durante el proceso de solicitud. Información genética: De conformidad con las leyes federales y estatales, tanto Keller Executive Search como nuestros clientes no discriminan basándose en información genética. No solicitamos ni requerimos información genética de solicitantes o empleados, excepto cuando lo permita la ley. Leyes locales: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes cumplen con todas las leyes y ordenanzas locales aplicables sobre prácticas laborales en las áreas donde operamos. Nota: Esta oferta de empleo puede ser para un puesto con Keller Executive Search o con uno de nuestros clientes. El empleador específico se identificará durante el proceso de solicitud y entrevista. Las leyes y requisitos laborales pueden variar según el empleador y la ubicación.
New York, NY, USA
$72,000-88,000/año
Workable
Secretaria Administrativa
Esta es una posición dentro de Keller Executive Search y no con uno de sus clientes. ¿Listo para potenciar búsquedas ejecutivas en una firma global que impacta al mejor talento del mundo? Únete a Keller Executive Search y sobresale en un entorno dinámico y colaborativo como nuestra Asistente Administrativa dedicada. En este puesto, proporcionarás apoyo esencial a nuestros profesionales de búsqueda ejecutiva, asegurando operaciones fluidas y contribuyendo al éxito del cliente en la adquisición de talento de alto nivel. Si buscas empleos de asistente administrativa en Nueva York con flexibilidad de trabajo remoto, esta es tu oportunidad de tener un impacto real en roles administrativos de adquisición de talento. Principales Responsabilidades: Gestionar calendarios ejecutivos, programar reuniones y coordinar arreglos de viaje. Preparar y editar correspondencia, informes y presentaciones. Mantener sistemas de archivos y gestionar documentos relacionados con proyectos de clientes. Realizar investigaciones para ayudar en la obtención de candidatos y necesidades del cliente. Apoyar al equipo con diversas tareas administrativas según sea necesario. Comunicarse eficazmente con clientes y candidatos para brindar una experiencia profesional. Ayudar a organizar eventos corporativos, reuniones y talleres. Requisitos Experiencia previa como Asistente Administrativa o cargo similar. Conocimiento del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Fuertes habilidades organizativas y capacidad para manejar múltiples tareas. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Capacidad para manejar información confidencial con discreción. Atención al detalle y precisión. Trabaja bien de forma independiente y en equipo. Adaptabilidad en un entorno dinámico. Beneficios Compensación y Beneficios (Aspectos destacados iniciales): Salario competitivo: $72 000–$88 000 anuales (según experiencia). Seguro médico integral (médico, dental y de la vista). 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Equilibrio entre trabajo y vida personal Disfruta de la flexibilidad del trabajo remoto en un entorno de apoyo que prioriza tu bienestar, mientras haces una diferencia tangible en industrias de todo el mundo mediante prácticas de reclutamiento éticas y de alto nivel. Crecimiento Profesional Sin Igual Benefíciate de oportunidades para trabajar en proyectos diversos y de alto impacto, incluidas evaluaciones de liderazgo y servicios de asesoría de recursos humanos, en una empresa comprometida con la excelencia, el éxito del cliente y el desarrollo profesional a largo plazo. Política de Igualdad de Oportunidades de Empleo y No Discriminación Declaración de Igualdad de Oportunidades de Empleo: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes son empleadores que ofrecen igualdad de oportunidades. Para todos los puestos, ya sea con Keller Executive Search o con nuestros clientes, los solicitantes calificados serán considerados para empleo sin importar raza, color de piel, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, origen nacional, edad, condición de veterano protegido, discapacidad, información genética o cualquier otro estado legalmente protegido. Compromiso con la Diversidad: Keller Executive Search y sus clientes se comprometen a fomentar un entorno laboral diverso e inclusivo donde todos los individuos sean valorados y respetados. Adaptaciones Razonables: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes se comprometen a proporcionar adaptaciones razonables a personas con discapacidades y mujeres embarazadas. Participamos en un proceso interactivo para determinar adaptaciones razonables y efectivas. Información sobre Compensación: Para puestos de clientes, la información sobre compensación está disponible en la publicación del empleo. Si no se proporciona, se compartirá durante el proceso de entrevista de acuerdo con las leyes aplicables. Cuando la ley lo exija, los rangos salariales se incluirán en las ofertas de empleo. El salario real puede depender de habilidades, experiencia y comparación con empleados actuales en puestos similares. Los rangos salariales pueden variar según el puesto y la ubicación. Cumplimiento de Leyes: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes cumplen con las leyes federales, estatales y locales que regulan la no discriminación en el empleo. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluyendo reclutamiento, contratación, colocación, promoción, terminación, despido, recontratación, traslado, licencias, compensación y capacitación. Acoso Laboral: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes prohíben expresamente cualquier forma de acoso laboral basado en raza, color de piel, religión, género, orientación sexual, identidad o expresión de género, origen nacional, edad, información genética, discapacidad o condición de veterano. Participación en E-Verify: Keller Executive Search y/o nuestros clientes pueden participar en E-Verify. Se proporcionará información sobre la participación en E-Verify durante el proceso de solicitud cuando sea aplicable. Privacidad e Igualdad Salarial: Residentes de California: Para obtener más información sobre las categorías de información personal que recopilamos con fines de reclutamiento y empleo, revise nuestra Política de Privacidad en . Residentes de Colorado, Nevada, Ciudad de Nueva York, California y Washington: La información sobre compensación está disponible en la oferta de empleo o se proporcionará durante el proceso de entrevista si no está disponible inicialmente. Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes se comprometen con la igualdad salarial y realizan análisis periódicos de equidad salarial de acuerdo con las leyes aplicables. Información Específica por Estado: Rhode Island: No solicitamos ni requerimos historial salarial de los solicitantes. Connecticut: Proporcionamos información sobre el rango salarial a petición o antes de discutir la compensación. Nueva Jersey: No preguntamos sobre el historial salarial a menos que sea revelado voluntariamente. Condición de Veterano: Tanto Keller Executive Search como nuestros clientes ofrecen igualdad de oportunidades de empleo a veteranos y cumplen con las leyes estatales aplicables sobre preferencia laboral para veteranos. Si eres veterano, infórmalo durante el proceso de solicitud. Información Genética: De conformidad con las leyes federales y estatales, tanto Keller Executive Search como nuestros clientes no discriminan basándose en información genética. 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Columbus, OH, USA
$72,000-88,000/año
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Asistente de Facturación y Finanzas
A QUIÉN QUEREMOS CONTRATAR Un Asistente de Facturación y Finanzas para unirse a nuestro equipo con sede en Denver, Colorado. Un asistente que brinde apoyo esencial al Gerente Financiero y al Coordinador de Facturación mediante la gestión de tareas diarias de contabilidad, facturación y cuentas fiduciarias. Este puesto garantiza el cumplimiento de las directrices de los clientes, las políticas del despacho y los requisitos legales de contabilidad fiduciaria, al tiempo que apoya el funcionamiento fluido de las operaciones financieras. El candidato ideal es detallista, organizado y mantiene una estricta confidencialidad. ACERCA DEL DESPACHO Brown Gren Abraham & McCracken LLC (https://bgamlaw.com/) es un despacho especializado en defensa en litigios civiles que ofrece servicios jurídicos integrales y ágiles a empleadores y aseguradoras en todo Colorado, Arizona y Utah. Estamos comprometidos en ofrecer a nuestros equipos una experiencia excepcional. Cuando se une a nuestro despacho, queremos que se sienta valorado, inspirado y parte de algo más grande. RESPONSABILIDADES Apoyo Financiero Registrar transacciones financieras diarias, incluyendo depósitos, pagos y asientos contables. Conciliar mensualmente cuentas bancarias, tarjetas de crédito y cuentas fiduciarias de clientes. Organizar y codificar facturas de proveedores; preparar lotes para su aprobación. Mantener registros del libro mayor y de cuentas fiduciarias. Preparar informes financieros, hojas de cálculo y documentación para auditorías. Procesar pagos de facturas médicas mediante Bill.com. Registrar pagos de clientes de forma inmediata para mantener actualizada la cartera de cuentas por cobrar. Apoyo en Facturación Generar facturas preliminares (pre-facturas) para revisión por parte de abogados y hacer seguimiento de aprobaciones. Registrar pagos de clientes de forma inmediata y monitorear saldos pendientes. Mantener los datos del sistema de facturación, incluyendo detalles de clientes/asuntos y tarifas. Ingresar ajustes de facturación, descuentos y correcciones. Ayudar con recursos de facturas e informes mensuales de acumulaciones. Otras funciones de apoyo (como respaldo) Integrar nuevos empleados en plataformas de facturación. Abrir nuevos expedientes y realizar verificaciones de conflictos. Descargar y gestionar datos entrantes de ShareFile. Mantener conjuntamente con los paralegales la lista de verificación para expedientes cerrados. Descargar historiales médicos y distribuir faxes entrantes. Automatizar tareas del software de facturación. Actuar como sustituto del Gerente Financiero depositando pagos entrantes y procesando reembolsos según instrucciones. Requisitos Requisitos Se requiere título de asociado en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado; se prefiere título universitario. 2 o más años de experiencia en contabilidad o facturación; se valora especialmente experiencia en servicios legales o profesionales. Conocimiento de las normas de contabilidad fiduciaria legal es un plus. Dominio de software de contabilidad/facturación (QuickBooks, Clio, LEAP, Timeslips) y Microsoft Office. Alta atención al detalle, habilidades organizativas y confidencialidad. Habilidades efectivas de comunicación y trabajo en equipo. Requisitos físicos Capacidad para permanecer en una posición estacionaria durante largos períodos. Debe levantar y mover ocasionalmente hasta 15 libras. Beneficios LO QUE OFRECEMOS Rango de compensación: $52,000 - $60,000/año (según experiencia) Seguro médico, Programa de Asistencia al Empleado (EAP), Cuenta de Ahorros para la Salud y Programa de Reembolso de Gimnasio Seguro dental Seguro de visión Seguro de accidentes Plan de ahorro para retiro 401(k) con vesting inmediato al 100% Horarios laborales flexibles Entorno de trabajo informal pero profesional Posibilidad de trabajar con horario híbrido remoto.
Denver, CO, USA
$52,000-60,000/año
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