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Se necesita un gerente de operaciones para una empresa de arte y diseño (Los Ángeles)
528 E 4th Pl, Los Angeles, CA 90013, USA
Gerente de oficina / Coordinador de operaciones y eventos
Descripción del trabajo:
Estamos buscando un Gerente de Oficina/Coordinador de Operaciones y Eventos altamente organizado y proactivo para apoyar las operaciones diarias de nuestro negocio, con un enfoque particular en la coordinación de eventos y exposiciones relacionadas con el arte. Este puesto incluye la gestión de horarios, supervisión de contratistas, manejo de contabilidad y organización de una variedad de eventos, incluyendo muestras de arte, exposiciones, clases de arte y veladas culturales como espectáculos de comedia y actuaciones musicales. El candidato ideal tendrá excelentes habilidades de comunicación, atención al detalle y pasión por las artes.
Principales responsabilidades:
Gestión de citas y calendario:
Gestionar y mantener un calendario ocupado de reuniones, citas y eventos.
Programar y priorizar reuniones, asegurando que no haya conflictos y que todos los preparativos necesarios se realicen con anticipación.
Hacer seguimiento con clientes, contratistas y prospectos respecto a reuniones y citas programadas.
Coordinación de contratistas y mantenimiento:
Actuar como punto principal de contacto para los contratistas que brindan servicios de mantenimiento y reparación.
Programar y supervisar las necesidades continuas de mantenimiento y reparación de la oficina y cualquier instalación relacionada.
Asegurar que el trabajo se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con un alto nivel de calidad.
Mantener un registro actualizado de solicitudes de mantenimiento y tareas completadas.
Seguimiento de prospectos y reuniones:
Hacer seguimiento de prospectos y garantizar respuestas oportunas a consultas.
Ayudar a organizar reuniones con posibles clientes, socios y proveedores.
Asegurar que las reuniones sean productivas mediante la preparación de agendas, toma de notas y seguimiento de las acciones acordadas.
Contabilidad y coordinación financiera:
Mantener y organizar registros financieros, incluyendo facturas, recibos y cronogramas de pagos.
Asistir en tareas básicas de contabilidad, como el seguimiento de gastos e ingresos, y asegurar que todos los documentos financieros estén actualizados.
Coordinar con el equipo de contabilidad para informes financieros mensuales y anuales.
Garantizar pagos oportunos a contratistas, proveedores y prestadores de servicios.
Coordinación de exposiciones de arte y seguimiento de obras:
Planificar, programar y coordinar exposiciones de arte y muestras en galerías, incluyendo la organización de logística, esfuerzos de marketing y montaje del evento.
Trabajar con artistas para facilitar la inclusión de obras de arte en exposiciones y asegurar que toda la documentación necesaria (biografías de artistas, descripciones, precios) esté preparada.
Realizar un seguimiento del inventario de obras de arte, asegurando que todas las piezas estén correctamente registradas, fotografiadas y almacenadas.
Gestionar ventas de obras de arte, seguimiento de comisiones y relaciones con clientes durante los eventos.
Planificación y coordinación de eventos (clases de arte, comedia, eventos musicales):
Programar, planificar y promocionar clases, talleres y programas educativos relacionados con el arte, trabajando con instructores y artistas.
Organizar y coordinar eventos culturales como noches de comedia, actuaciones musicales y otros espectáculos en vivo.
Coordinar con los artistas, gestionar contratos y asegurar la correcta ejecución de toda la logística (lugar, sonido, marketing).
Gestionar listas de invitados, confirmaciones de asistencia y venta de entradas (si aplica).
Asistir en la promoción de eventos mediante redes sociales, boletines informativos y volantes.
Gestión de arrendamientos y propiedades:
Organizar y mantener acuerdos de arrendamiento, asegurando que se cumplan todos los términos y que se haga un seguimiento de las renovaciones.
Mantener un registro de documentos y fechas límite relacionados con la propiedad, como pagos de arrendamiento e inspecciones.
Comunicarse con administradores de propiedades y propietarios para asegurar que todos los términos del contrato y las condiciones de la propiedad estén en orden.
Requisitos:
Experiencia demostrada en gestión de oficinas, coordinación de eventos o un puesto administrativo similar.
Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos.
Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales.
Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y otros programas relevantes (Google Calendar, QuickBooks, etc.).
Conocimiento del sector del arte y pasión por las artes y la cultura.
Experiencia en la coordinación de eventos en vivo, incluyendo exposiciones, actuaciones o talleres.
Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar la iniciativa y manejar múltiples tareas simultáneamente.
Habilidades deseables:
Experiencia en planificación y gestión de eventos, particularmente en las industrias del arte, teatro o música.
Conocimiento de software de contabilidad (QuickBooks, Xero, etc.).
Conocimiento de contratos y documentos legales relacionados con arrendamientos y gestión de propiedades.
Familiaridad con técnicas de marketing para promocionar eventos y clases (redes sociales, marketing por correo electrónico, etc.).
Compensación y beneficios:
Salario competitivo acorde con la experiencia.
Tiempo libre pagado y días festivos.
Oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento dentro de la comunidad artística.
Salario negociable
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