Asistente Ejecutivo

La oportunidad El Asistente Ejecutivo apoya a uno o más consultores proporcionando asistencia continua en todos los aspectos de los encargos de clientes y desempeñando un papel de responsabilidad en la supervisión de tareas administrativas. El puesto requiere una persona capaz de planificar, ejecutar y finalizar proyectos según plazos estrictos. Esto incluye adquirir recursos y coordinar los esfuerzos de miembros del equipo y clientes para entregar proyectos según lo planeado. El Asistente Ejecutivo debe gestionar proactivamente los cambios en el alcance del proyecto, identificar posibles crisis y elaborar planes de contingencia de forma regular. El candidato exitoso será altamente flexible, un fuerte multitarea en muchos niveles y disfrutará de la variedad e imprevisibilidad de manejar múltiples asignaciones y prioridades cambiantes. Se espera que el Asistente Ejecutivo sienta un sentido de propiedad e implicación en el proceso, para poder coordinar todos los elementos que confluyen en un mandato exitoso. El Asistente Ejecutivo debe garantizar el manejo discreto de todas las interacciones con clientes, candidatos, etc. Lo que harás Administrativo Organizar toda la programación, incluyendo pero no limitado a, reuniones con clientes, reuniones de desarrollo de negocios, reuniones relacionadas con asignaciones, reuniones internas, videoconferencias, etc. Gestionar calendarios complejos y priorizar reuniones/llamadas según sea necesario. Organizar y coordinar planes de viaje complejos y detallados, itinerarios y agendas tanto para consultores como para partes externas. Compilar documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesar reembolsos de gastos para consultores y partes externas. Redactar, preparar y editar correspondencia confidencial. Realizar actividades adicionales de apoyo administrativo, incluyendo pero no limitado a, atender llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, planificación de eventos y otros proyectos puntuales según se soliciten. Asegurar que nuestra base de datos global esté actualizada y sea precisa; incluyendo pero no limitado a, todos los documentos de clientes/internos, información de clientes/candidatos, notas, correos electrónicos y citas. Desempeñar responsabilidades adicionales de oficina/recepción según sea necesario para garantizar el funcionamiento fluido de la oficina. Proporcionar apoyo puntual a otros Asistentes Ejecutivos cuando se solicite para ayudar con cargas de trabajo excesivas según la capacidad disponible y según determine tu gerente. Coordinación de búsqueda Actuar como enlace con el cliente, ayudando al consultor en el mantenimiento de las actividades diarias de búsqueda. Actúa como punto único de contacto para todos los asuntos logísticos clave. Comunicarse directamente y en nombre del consultor sobre mandatos internos y con clientes. Proporciona un puente para una comunicación fluida entre el consultor y los miembros del equipo externo/interno. Adoptar un enfoque proactivo para ayudar con diversas necesidades del cliente durante la ausencia del consultor. Trabajar estrechamente y eficazmente con el consultor y los interesados en investigación para asegurar que se cumplan los plazos y se atiendan las necesidades de clientes y candidatos. Producir entregables de alta calidad para clientes, asegurando su finalización dentro de los plazos establecidos. Completar con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar asuntos de manera expedita y proactiva, y dar seguimiento a proyectos sensibles en tiempo para su finalización exitosa. Apoyar al departamento contable con facturación, facturación a clientes y cuentas por cobrar. Fomentar relaciones positivas e interactuar regularmente con ejecutivos de alto nivel involucrados en proyectos altamente confidenciales. Desarrollo de negocio En colaboración con el Consultor, crear y asumir la responsabilidad del proceso para impulsar la estrategia de desarrollo de negocio del Consultor. Colaborar con el consultor, investigadores y otros miembros del equipo en la producción de presentaciones y materiales de marketing de alta calidad y asumir la responsabilidad de la finalización de materiales para propuestas y eventos. Requisitos Lo que estamos buscando Título universitario preferido Un mínimo de 5 años de experiencia en funciones administrativas, idealmente dentro de una firma de servicios profesionales. Multitarea organizado: capaz de gestionar múltiples proyectos con plazos definidos, ya que la gestión del tiempo, el reconocimiento de patrones, la priorización, la atención meticulosa a los detalles y el juicio son fundamentales en este puesto. Solucionador de problemas ingenioso: capacidad para trabajar en entornos ambiguos y sentirse cómodo con lo desconocido, así como trabajar bien bajo presión y resolver problemas. Iniciativa propia: altamente motivado, excelente ética de trabajo y seguro de sí mismo, no fácilmente descolocado, capaz de pensar rápidamente. Comunicador sólido: habilidades excepcionales de comunicación interpersonal (tanto orales como escritas). Capacidad para interactuar profesionalmente tanto con interesados ejecutivos como con colegas. Colaborador natural: deseo de ayudar a fomentar y preservar una cultura empresarial donde todos sean bienvenidos, incluidos y tengan la oportunidad de tener éxito. Jugador de equipo colaborativo, con un historial comprobado de maximizar tanto el rendimiento del equipo como el individual. Sobre nosotros Egon Zehnder es la firma líder mundial en búsqueda ejecutiva y asesoría de liderazgo, inspirando a líderes a abordar cuestiones complejas con respuestas humanas. Ayudamos a las organizaciones a llegar al corazón de sus desafíos de liderazgo y ofrecemos retroalimentación honesta y conocimientos para ayudar a los líderes a descubrir su verdadero ser y propósito. Creemos que juntos podemos transformar personas, organizaciones y el mundo a través del liderazgo. Nuestras oficinas Desde su fundación en una casa señorial de Zúrich en 1964, Egon Zehnder ha crecido hasta contar con 63 oficinas en 36 países. Contamos con 2300 empleados globales y 450 empleados en EE.UU. Nuestras oficinas en EE.UU. incluyen Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Ángeles, Miami, Nueva York, Palo Alto, San Francisco, Seattle y Washington D.C. *En Egon Zehnder, la seguridad, el bienestar y la participación de los empleados es una prioridad máxima y está en el centro de nuestra cultura. Egon Zehnder opera bajo un modelo híbrido que requiere que todos los empleados, en todos los puestos, trabajen presencialmente 3 días por semana (martes, miércoles y jueves). Los empleados pueden trabajar de forma remota durante los días restantes de la semana. Esta política está sujeta a cambios por parte de Egon Zehnder en cualquier momento. Egon Zehnder se compromete a crear y fomentar una organización culturalmente diversa, equitativa e inclusiva. Reconocemos el valor de una amplia gama de ideas, perspectivas, experiencias y conjuntos de habilidades en nuestro lugar de trabajo. Para obtener más información sobre el compromiso continuo de Egon Zehnder con la diversidad y la inclusión, visite: https://www.egonzehnder.com/diversity-initiatives. Beneficios Modelo de trabajo híbrido, 3 días en la oficina (martes, miércoles y jueves) 401k – coincidencia de la empresa y contribución adicional discrecional del empleador Plan integral de salud – médico, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo Programa de asistencia al empleado (EAP) Licencia parental pagada Tiempo libre personal – vacaciones pagadas, días de enfermedad, días de voluntariado Feriados pagados incluyendo una semana libre entre Navidad y Año Nuevo Salario El rango salarial para este puesto es de $85,000-$95,000 salario base + horas extras pagadas + bono discrecional. La compensación real dependerá de varios factores, incluyendo pero no limitado a ubicación geográfica, educación, experiencia laboral y nivel de habilidad.