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Resumen del trabajo: El Auxiliar de Contabilidad presta servicio a la Editorial Pauline Books and Media, a los Centros de Libros y a las Exhibiciones. El Auxiliar de Contabilidad colabora en el mantenimiento de registros precisos mediante la creación de asientos contables, entradas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y la investigación de discrepancias. Reporta a: Director de Administración Apostólica ACTIVIDADES ESPECÍFICAS: Pauline Books and Media – Cuentas por pagar · Compara las facturas con los documentos de recepción e ingresa las facturas en el sistema Teamwork para su pago. · Abre el correo entrante e ingresa todas las facturas administrativas (no de inventario) en la cola de pagos. · Procesa emisiones de cheques. · Archiva todas las facturas pendientes y pagadas. · Responde a las solicitudes de los proveedores para actualizar los Certificados de Exención de Impuestos sobre Ventas al por mayor. · Concilia el inventario físico recibido con el costo de las facturas de las empresas impresoras de la Editorial. · Revisa los estados de cuenta de los proveedores y realiza seguimiento de discrepancias. · Responde toda la correspondencia de los proveedores relacionada con nuestra cuenta. · Mantiene la base de datos de proveedores, actualizando direcciones e información de contacto. · Informa al Gerente Adjunto sobre cualquier problema continuo con proveedores, incluyendo suspensiones de crédito y cuentas vencidas. Pauline Books and Media – Cuentas por cobrar: · Abre el correo entrante, aplica los pagos de clientes y prepara los depósitos bancarios. · Maneja la correspondencia relacionada con los registros de cuentas por cobrar de clientes, cuentas vencidas, discrepancias en pagos y certificados de exención fiscal. · Procesa los estados de cuenta mensuales de los clientes. · Mantiene actualizados los registros de todos los clientes exentos de impuestos y administra la base de datos digital de certificados exentos en Avalara. · Mantiene la base de datos de clientes, actualizando direcciones, fusionando clientes duplicados, etc. · Informa al Gerente Adjunto sobre cualquier problema continuo con clientes y cuentas vencidas. · Realiza tareas administrativas de oficina según las instrucciones. · Mantiene confidencialidad y discreción. · Mantiene su escritorio y entorno de trabajo ordenado y limpio. · Está dispuesto a ampliar sus funciones bajo la dirección del supervisor. COMPETENCIAS DEL PUESTO: CONOCIMIENTOS · Procedimientos contables básicos (al menos un título de A.A. en Contabilidad) · Software contable, hojas de cálculo y procesadores de texto · Herramientas estándar de comunicación empresarial, como teléfono, fax e internet HABILIDADES · Alto nivel de precisión · Capacidad para concentrarse y resolver detalles · Capacidad para priorizar según criterios dados · Capacidad para gestionar múltiples tareas de manera oportuna · Habilidades analíticas y de resolución de problemas · Capacidad para escribir y hablar inglés comercial estándar · Capacidad para sentarse y trabajar en una estación de computadora durante la mayor parte de la jornada laboral · Habilidades de comunicación telefónica ACTITUDES · Fuerte sentido de justicia y responsabilidad ética · Compromiso con la documentación de información relevante · Disposición para interactuar y comunicarse con los miembros del departamento · Respeto por los procedimientos establecidos como medio para evitar dificultades futuras · Disposición para aprender nuevos paquetes de software