Estamos buscando un Asistente Administrativo confiable y detallista para apoyar las operaciones diarias en nuestra oficina de servicios de aire acondicionado y calefacción, que funciona a ritmo acelerado. Este puesto implica tareas de servicio al cliente, programación, apoyo en despacho, entrada de datos y tareas administrativas generales para ayudar a garantizar el funcionamiento fluido de la oficina y una excelente experiencia para el cliente. Principales responsabilidades: • Responder llamadas entrantes, atender consultas de clientes y derivar llamadas adecuadamente • Programar y confirmar citas de servicio y coordinar con los técnicos de HVAC • Despachar técnicos y actualizar horarios en tiempo real según sea necesario • Preparar y procesar cotizaciones, así como mantener órdenes de servicio, registros de clientes y facturas • Crear, actualizar y mantener registros de clientes, órdenes de trabajo y facturas • Procesar pagos, conciliar transacciones diarias y ayudar con facturación • Pedir suministros de oficina y mantener sistemas de archivos organizados • Ayudar con solicitudes de permisos y realizar seguimiento de inspecciones según sea necesario • Mantener la confidencialidad y garantizar un registro preciso conforme a las políticas de la empresa • Apoyar a la gerencia en diversas tareas administrativas y proyectos especiales • Realizar tareas generales de oficina según se asignen para apoyar las operaciones diarias del negocio Requisitos: • Diploma de escuela secundaria o equivalente (se prefiere título asociado) • 2 o más años de experiencia en funciones administrativas o de servicio al cliente (se prefiere experiencia en HVAC o construcción) • Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y software de programación (por ejemplo, ServiceTitan, Housecall Pro o similares) • Excelentes habilidades de comunicación y organización • Excelentes habilidades de servicio al cliente y pensamiento crítico • Capacidad para realizar múltiples tareas, priorizar y trabajar de forma independiente • Actitud amable y profesional con marcada orientación al servicio al cliente Habilidades deseables: • Conocimiento del lenguaje técnico y flujos de trabajo de HVAC • Experiencia en gestión de despachos de servicios o coordinación de técnicos • Atención al detalle y actitud positiva y profesional • Conocimientos de QuickBooks o software de programación HVAC son un plus