¡SE NECESITA ASISTENTE ADMINISTRATIVO! PUESTO HÍBRIDO - ¡NECESIDAD INMEDIATA! (Acton)

$38-$42/hora 3-6 meses, Híbrido en Acton DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Resumen del puesto: La asistente administrativa senior proporciona apoyo administrativo a tres vicepresidentes del equipo comercial de EE. UU., que incluye al VP de Planificación Comercial de EE. UU., al VP de Marketing de EE. UU. y al VP de Acceso al Mercado de EE. UU. Responsabilidades • Mantener y proteger información corporativa altamente confidencial y comunicar información dentro del alcance de autoridad. • Gestionar calendarios y horarios de los ejecutivos organizando reuniones y eventos mediante Outlook y Microsoft Teams. • Colaborar con otros asistentes ejecutivos y asistentes administrativos para coordinar llamadas y reuniones con otros equipos ejecutivos y de alta dirección. • Gestionar programaciones y eventos para empleados y funciones externas de la empresa según se solicite, como eventos de formación de equipos o talleres. • Organizar viajes nacionales e internacionales para los ejecutivos, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte terrestre, utilizando Concur y/o la agencia de viajes de la empresa. • Preparar y presentar informes de gastos de forma oportuna para los ejecutivos mediante Concur, asegurando el cumplimiento de las políticas de viaje y gastos de la empresa. • Gestionar todos los detalles de reuniones/eventos, tales como: • Reservar y preparar salas de conferencias, coordinando con Instalaciones cuando sea necesario. • Investigar y gestionar eventos fuera de la oficina, incluyendo la reserva de lugares, bloqueo de habitaciones de hotel, reserva de restaurantes y cualquier transporte terrestre según se solicite. • Preparar agendas, materiales y documentos previos a las reuniones según sea necesario. Coordinar con los presentadores para obtener copias de presentaciones y documentos previos. • Asegurar el equipo de TI/AV necesario y las conexiones requeridas (Wifi, Teams), coordinando con el soporte de TI cuando sea necesario. • Iniciar y/o gestionar presentaciones para los presentadores, según se solicite. • Coordinar necesidades de catering cuando sea necesario o se solicite. • Informar a los participantes sobre los requisitos de la reunión y otra información relevante. Coordinar para asegurar que los invitados externos tengan acceso a las instalaciones y al equipo de wifi/AV. • Utilizar CoPilot para tomar actas de reuniones y hacer seguimiento de los puntos de acción con el equipo según sea necesario. • Finalizar borradores de presentaciones en PowerPoint para reuniones, garantizando uniformidad con otros presentadores y cumplimiento con el formato corporativo maestro de presentaciones de la empresa. • Redactar correspondencia oficial, como correos electrónicos y cartas, según se solicite. • Iniciar solicitudes de órdenes de compra, facturas y solicitudes de cheques según se solicite o cuando sea necesario, utilizando SAP. Gestionar relaciones específicas con proveedores. • Realizar otras tareas asignadas. Gestión multifacética de proyectos y apoyo en proyectos e iniciativas especiales según sea necesario. Habilidades y competencias requeridas • Confiable, altamente organizado y muy detallista. Presencia profesional sólida. • Fuertes habilidades para la resolución de problemas y gestión de proyectos, con gran capacidad para manejar múltiples tareas, priorizar eficazmente y cumplir plazos. Flexibilidad para adaptarse a prioridades y situaciones cambiantes. • Capacidad para actuar de forma independiente y ejercer juicio discrecional. • Amplio conocimiento y experiencia en la coordinación de eventos fuera de la oficina, incluyendo la reserva de lugares y trabajo con planificadores de eventos, bloqueo de habitaciones de hotel, reserva de salas de conferencias, requisitos de audiovisual, catering, reservas de restaurantes para grupos grandes y transporte terrestre según se requiera. • Capacidad para aprender rápidamente nuevas aplicaciones técnicas para su uso inmediato (por ejemplo, Workday, Adobe Acrobat Pro, Smartsheet, OneNote, SharePoint, etc.). • Conocimiento muy avanzado y amplia experiencia en programación con Microsoft Outlook y Teams. Alta competencia informática en la suite Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint y otro software relevante. • Conocimiento muy avanzado y considerable experiencia en el uso de SAP para solicitudes de órdenes de compra y pagos de facturas. • Excelentes habilidades verbales, escritas, de presentación y comunicación. • Capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente, tomando decisiones oportunas para pedir ayuda cuando sea necesario. La precisión y atención al detalle son esenciales en todas las tareas. • Persona muy sociable que trabaja bien con otros y con colegas. Altamente orientado al trabajo en equipo. • Excelentes habilidades de colaboración, con capacidad para trabajar cómodamente con personas de todos los niveles jerárquicos. Se requiere experiencia comunicándose con personas a todos los niveles, tanto externamente como internamente dentro de la organización. Formación y experiencia • Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia apoyando a partes interesadas de alta dirección. • Es preferible experiencia apoyando a múltiples ejecutivos. Excelentes habilidades interpersonales y comodidad al trabajar con ejecutivos de alto nivel. Información adicional • El puesto es híbrido en Acton, MA, con tres días por semana en la oficina. • Los viajes son limitados y se basarán en necesidades empresariales.