Asistente administrativo (Newton)

Descripción general: Sarah Cole Interiors es una empresa de diseño de interiores residenciales de alta gama y ritmo acelerado con sede en Newton que busca un Administrador de Oficina / Proyectos proactivo y altamente organizado. Este rol multifacético es ideal para alguien que se desenvuelve bien en un entorno creativo y orientado al detalle, y que disfruta tanto de responsabilidades operativas como de apoyo ejecutivo de alto nivel. Principales responsabilidades: Apoyo financiero y operativo: Gestionar cuentas por pagar/cobrar, nómina y reembolsos a empleados Mantener registros y documentación financiera precisa Procesar facturas, órdenes de compra y pagos a proveedores Esta posición requiere de 28 a 32 horas por semana y el horario tiene cierta flexibilidad Asistir en la elaboración de presupuestos y el seguimiento de gastos de proyectos Organizar recibos y gestionar los costos de bienes vendidos Programar y hacer seguimiento de instalaciones y entregas de proyectos Gestión administrativa: Actuar como primer punto de contacto de la oficina: gestionar llamadas telefónicas, consultas por correo electrónico y suministros de oficina Brindar apoyo diario al propietario de la empresa, incluyendo gestión de calendario, reservas de viajes, recados personales y asistencia administrativa Mantener licencias de software, registros de seguros y otra documentación relacionada con el cumplimiento normativo Actuar como representante de confianza del titular al comunicarse con clientes, colaboradores y proveedores Supervisar la biblioteca de materiales y muestras Mantener la oficina y procesar facturas de alquiler y servicios públicos Comunicación con clientes y proveedores: Responder consultas de facturación de clientes con profesionalismo y claridad Hacer seguimiento con los clientes después de la instalación para garantizar su satisfacción Actuar como enlace con proveedores, contratistas y prestadores de servicios para mantener los proyectos funcionando sin contratiempos Ayudar en el procesamiento de órdenes de compra, aplicación de pagos y seguimiento de artículos Apoyar en la incorporación de nuevos clientes Requisitos: Dominio del paquete Microsoft Office y Google Workspace Experiencia con Design Manager o Studio Designer es un gran plus Conocimientos de Dropbox, Adobe Creative Suite, Asana y/o Canva son deseables Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades Buenas habilidades de comunicación e interpersonales Experiencia en una industria creativa o basada en diseño es preferible