Asistente Estudiantil de Servicios de Primera Línea - Poly Escapes

Definición y propósito El Asistente Estudiantil de Servicios de Línea Frontal – Poly Escapes es responsable de supervisar el área de recepción y realizar funciones de servicio al cliente. El Asistente Estudiantil de Servicios de Línea Frontal – Poly Escapes maneja una gran cantidad de solicitudes diversas y se espera que sea un recurso para todos los clientes. El enfoque de este puesto es ofrecer un servicio excelente y cortés, y garantizar la satisfacción del cliente. El Asistente Estudiantil de Servicios de Línea Frontal – Poly Escapes también es responsable de brindar asistencia administrativa y realizar funciones internas de servicio al cliente. ASI se compromete a apoyar las aspiraciones de los Objetivos de Aprendizaje de la Universidad. Se espera que nuestros empleados tomen decisiones razonadas basadas en la ética, el respeto por la diversidad y una conciencia sobre cuestiones de sostenibilidad. Además, deberán trabajar de manera productiva tanto individualmente como en grupo, comunicándose eficazmente. Requisitos Requisitos educativos y experiencia calificadora Debe ser un estudiante actualmente inscrito en Cal Poly con un mínimo de 6 unidades. Los estudiantes de posgrado deben cursar 4 unidades. Capacidad para ser altamente organizado y tener buenas habilidades de planificación. Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita. Se prefiere experiencia previa en oficinas generales o tareas administrativas. Ser confiable, autónomo y trabajar bien con mínima supervisión. Capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente. Conciencia sobre cuestiones de seguridad y gestión de riesgos. Experiencia trabajando en entornos con alto volumen y ritmo acelerado. Se prefiere experiencia previa en servicio al cliente. Se requiere conocimiento de sistemas informáticos basados en Windows (Microsoft Office); se requieren sólidas habilidades en Excel para los puestos de Asistente Oficinista Estudiantil. Capacidad para iniciar, establecer y fomentar la comunicación y el trabajo en equipo mediante el mantenimiento de un ambiente de trabajo positivo, cooperativo y productivo. Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas dentro de una población diversa y con personas de diversos orígenes culturales, necesidades específicas o limitaciones. Experiencia en manejo de efectivo y funciones básicas de contabilidad. Capacidad para tomar decisiones rutinarias basadas en criterios o directrices específicas. Capacidad para ser flexible y adaptarse al cambio. Capacidad para prestar un alto nivel de atención al detalle. Capacidad para trabajar cooperativamente con otros o de forma independiente, según requiera la situación. Responsabilidades de supervisión Ninguna Funciones y responsabilidades esenciales Asistir a los clientes por teléfono y en persona con asuntos relacionados con todos los aspectos de los programas y servicios de ASI. Mantener un ambiente acogedor para todos los visitantes y miembros del personal. Manejar información confidencial de acuerdo con las políticas y procedimientos de ASI. Brindar un servicio al cliente de calidad a todos los miembros del personal y clientes. Promover relaciones públicas positivas, promoción de programas y educación sobre políticas para el personal y los clientes. Llevar registros precisos y garantizar un ingreso de datos exacto. Cumplir con las políticas y procedimientos del departamento de ASI. Asistencia general en tareas de oficina (procesamiento de textos, archivado, envío de correo, fotocopias). Según sea necesario, el puesto se asegurará de que la documentación financiera presentada incluya la información necesaria para su procesamiento. Conocimiento de los programas informáticos aplicables al área de trabajo. Cuando se solicite, ayudar con la orden de suministros. Mantenerse informado sobre todas las actividades actuales y eventos futuros dentro de ASI. Mantener horarios puntuales y seguir los procedimientos de asistencia. Asistir a todas las reuniones, talleres y retiros obligatorios. Mantener las áreas de trabajo limpias y organizadas. Colaborar en proyectos especiales. Mantener conocimiento del plan de evacuación del área de trabajo. Otras funciones asignadas. Funciones y responsabilidades especializadas Responsable del funcionamiento y operación del área de recepción. Abrir y cerrar el área de trabajo y seguir los procedimientos con documentación. Asistir en todas las funciones relacionadas con el manejo de efectivo. Revisar las comunicaciones e información diarias en el Registro de Comunicaciones. Clasificar y distribuir el correo de la oficina. Explicar a los clientes las políticas y procedimientos relacionadas. Responsable del funcionamiento diario y operación del Programa de Alquiler Poly Escapes. Responsable del inventario específico de equipo relacionado con el Programa de Alquiler Poly Escapes. Inscribir a estudiantes y participantes en viajes trimestrales de educación al aire libre. Ajustar adecuadamente una variedad de equipos al aire libre según el uso, como mochilas y trajes de neopreno. Levantar aproximadamente 50 libras. Completar formularios de reembolso de alquiler según sea necesario. Ayudar en la política de cancelación de viajes completando formularios y notificando a los líderes de viaje sobre cambios en los participantes. Supervisar el acceso al Parque de Escalada utilizando el Sistema de Acceso por Llave Manual, alquilando equipo, asegurando su devolución y verificando la elegibilidad para escalar y/o asegurar. Responder cualquier consulta específica sobre áreas recreativas al aire libre cercanas. Ser capaz de reparar y mantener una variedad de equipos. Asistir al Gerente Estudiantil y al Coordinador de Programas al Aire Libre en el reabastecimiento y reparación del inventario. Entender las políticas y procedimientos relacionados con cancelaciones de viajes y alquileres. Utilizar los CommLogs para comunicarse con los compañeros de trabajo. Diversidad e inclusión Recomendar y apoyar prácticas destinadas a eliminar cualquier forma de sesgo racial, de género u otro tipo en procesos, políticas y procedimientos. Demostrar conciencia sobre sus propios sesgos, niveles de comodidad y diversos aspectos de diversidad, equidad e inclusión (DEI). Demostrar esfuerzo por comprender el rol individual y colectivo de cada persona en la creación de entornos inclusivos. Participar en las capacitaciones y actividades proporcionadas por ASI relacionadas con la diversidad, equidad e inclusión. Otras funciones y responsabilidades La persona que ocupe este puesto será considerada un "reportero obligado" conforme a la Ley de California sobre Informe de Abuso y Negligencia Infantil, y deberá cumplir con los requisitos establecidos en la política de ASI como condición de su empleo. Otras funciones asignadas. Periodo de empleo El empleo en esta organización es de naturaleza "at will" (a voluntad), lo que significa que el empleado puede renunciar en cualquier momento y ASI puede despedir al empleado en cualquier momento, con o sin causa. Beneficios Compensación y horas Tarifa de pago por hora: $16.50 por hora Rango de pago por hora: $16.50 por hora - $16.50 por hora Puede requerir noches tardías, fines de semana y días festivos. Associated Students, Inc. es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Fecha de revisión: 01/01/2025