Asistente Ejecutivo

Sobre nosotros Egon Zehnder es la firma líder mundial en búsqueda de ejecutivos y asesoría de liderazgo, inspirando a los líderes a abordar cuestiones complejas con respuestas humanas. Ayudamos a las organizaciones a llegar al fondo de sus desafíos de liderazgo y ofrecemos comentarios sinceros e ideas para ayudar a los líderes a descubrir su verdadero ser y propósito. Creemos que juntos podemos transformar personas, organizaciones y el mundo a través del liderazgo. La oportunidad El Asistente Ejecutivo apoya a uno o más consultores brindando asistencia continua en todos los aspectos de los compromisos con clientes y desempeñando un papel fundamental en la supervisión de tareas administrativas. El puesto requiere una persona capaz de planificar, ejecutar y finalizar proyectos según plazos estrictos. Esto incluye obtener recursos y coordinar los esfuerzos de miembros del equipo y clientes para entregar proyectos según lo planeado. El Asistente Ejecutivo debe gestionar proactivamente los cambios en el alcance del proyecto, identificar posibles crisis y elaborar planes de contingencia de forma regular. Este puesto también desempeñará un papel importante para ayudar a establecer nuestra nueva oficina en Filadelfia. El candidato exitoso será altamente flexible, un fuerte multi-tarea en muchos niveles y disfrutará de la variedad e imprevisibilidad de manejar múltiples proyectos y prioridades cambiantes. Se espera que el Asistente Ejecutivo sienta un sentido de propiedad e implicación en el proceso, para poder coordinar todos los elementos que convergen en un mandato exitoso. El Asistente Ejecutivo debe garantizar el manejo discreto de todas las interacciones con clientes, candidatos, etc. Lo que harás Administrativo Organizar toda la programación, incluyendo pero no limitándose a, reuniones y entrevistas con candidatos, reuniones y entrevistas con clientes, reuniones de desarrollo empresarial, reuniones relacionadas con asignaciones, reuniones internas, videoconferencias, etc. Gestionar calendarios complejos y priorizar reuniones/llamadas según sea necesario. Organizar y coordinar planes de viaje complejos y detallados, itinerarios y agendas tanto para consultores como para candidatos. Compilar documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesar reembolsos de gastos para consultores y candidatos. Redactar, preparar y editar correspondencia confidencial. Realizar actividades adicionales de apoyo administrativo, incluyendo pero no limitándose a, atender llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, planificación de eventos y otros proyectos puntuales según se soliciten. Asegurar que nuestra base de datos global esté actualizada y sea precisa; incluyendo pero no limitándose a, todos los documentos internos/de clientes, información de clientes/candidatos, notas, correos electrónicos y citas. Desempeñar funciones adicionales de oficina/recepción según sea necesario para garantizar el funcionamiento adecuado de la oficina. Proporcionar apoyo puntual a otros Asistentes Ejecutivos cuando se solicite para ayudar con cargas de trabajo adicionales según la capacidad disponible y según lo determine el Gerente Regional de Administración. Este puesto también desempeñará un papel importante para ayudar a establecer nuestra nueva oficina en Filadelfia. Coordinación de búsquedas Actuar como enlace con clientes y candidatos, ayudando al consultor en el mantenimiento de las actividades diarias de búsqueda. Actúa como punto único de contacto para todos los asuntos clave de logística. Comunicarse directamente, y en nombre del consultor, sobre mandatos con clientes, candidatos e internos. Sirve como puente para una comunicación fluida entre el consultor y los miembros del equipo externo/interno. Adoptar un enfoque proactivo para ayudar con diversas necesidades de clientes durante la ausencia del consultor. Trabajar estrecha y eficazmente con el consultor y los interesados en investigación para asegurar que se cumplan los plazos y se satisfagan las necesidades de clientes y candidatos. Producir entregables de alta calidad para clientes y candidatos, asegurando su finalización dentro de los plazos designados. Completar con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar asuntos de manera rápida, proactiva y seguir hasta la conclusión exitosa de proyectos sensibles al tiempo. Apoyar al departamento de contabilidad con facturación, facturación a clientes y cuentas por cobrar. Establecer relaciones positivas e interactuar regularmente con candidatos ejecutivos de alto nivel (ejecutivos y candidatos de clientes de Fortune 500) involucrados en proyectos altamente confidenciales. Desarrollo de negocio En colaboración con el Consultor, crear y asumir la responsabilidad del proceso para impulsar la estrategia de desarrollo de negocio del Consultor. Colaborar con el consultor, el equipo de investigación y otros miembros del equipo en la producción de presentaciones y materiales de marketing de alta calidad, teniendo responsabilidad en la finalización de materiales para propuestas y eventos. Requisitos Lo que estamos buscando Título universitario preferido Un mínimo de 5 años de experiencia en funciones administrativas, idealmente dentro de una firma de servicios profesionales. Multi-tarea organizado: capaz de gestionar múltiples proyectos con plazos definidos, ya que la gestión del tiempo, el reconocimiento de patrones, la priorización, la atención diligente a los detalles y el juicio son fundamentales en este puesto. Solucionador de problemas ingenioso: capacidad para trabajar en entornos ambiguos y comodidad ante lo desconocido, así como trabajar bien bajo presión y resolver problemas. Iniciativa propia: altamente motivado, excelente ética de trabajo y autoconfianza, no fácilmente alterado, capaz de pensar sobre la marcha. Comunicador sólido: habilidades excepcionales de comunicación interpersonal (tanto orales como escritas). Capacidad para interactuar profesionalmente tanto con partes interesadas ejecutivas como con colegas. Colaborador natural: deseo de ayudar a fomentar y preservar una cultura empresarial en la que todos sean bienvenidos, incluidos y tengan la oportunidad de tener éxito. Jugador de equipo colaborativo, con un historial demostrado de maximizar tanto el rendimiento del equipo como el individual. Beneficios Cómo es trabajar aquí Funcionamos como un equipo unificado con experiencia en industrias, funciones y geografías. Nuestra organización puede describirse como de alto rendimiento y colaborativa, combinada con una cultura de cuidado y respeto. Hemos sido desde el principio una empresa guiada por valores. Los valores tienen un aspecto aspiracional: guían nuestro comportamiento y nos recuerdan cuándo fallamos. Nuestra empresa opera bajo cinco valores fundamentales: Una Firma, Clientes Primero, Generosidad, Espíritu de Propiedad y Aceptar la Diferencia; cada uno enfatiza un aspecto diferente de quiénes somos (y queremos ser), y solo juntos nos ayudan a equilibrar lo correcto en cualquier situación dada. Beneficios Modelo de trabajo híbrido: 50 % en la oficina / 50 % remoto* (martes/miércoles/jueves) 401k: coincidencia de la empresa y contribución adicional discrecional del empleador Plan integral de salud: médico, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo Programa de Asistencia al Empleado (EAP) Licencia parental pagada Tiempo personal libre: vacaciones pagadas, días de enfermedad, días de voluntariado Días festivos pagados, incluida una semana libre entre Navidad y Año Nuevo Nuestras oficinas Desde su fundación en una casa señorial de Zúrich en 1964, Egon Zehnder ha crecido hasta contar con 67 oficinas en 37 países. Contamos con 2300 empleados globales y 450 empleados en EE. UU. Nuestras oficinas en EE. UU. incluyen Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Ángeles, Miami, Nueva York, Palo Alto, San Francisco, Seattle y Washington D.C. *En Egon Zehnder, la seguridad, el bienestar y el compromiso de los empleados es una prioridad máxima y está en el núcleo de nuestra cultura. Egon Zehnder Estados Unidos opera bajo un modelo híbrido que exige que todos los empleados estadounidenses, en todos los puestos, trabajen presencialmente al menos el 50 % de los días laborables disponibles cada mes en la oficina de Egon Zehnder a la que están asignados. Los empleados estadounidenses pueden trabajar de forma remota durante los días restantes del mes. Esta política está sujeta a cambios por parte de Egon Zehnder en cualquier momento.