Asistente Ejecutivo

XQ Institute es la organización líder del país dedicada a repensar la experiencia de la escuela secundaria para que cada estudiante se gradúe preparado para tener éxito en la vida. Trabajamos en comunidades de todo el país, con escuelas individuales y sistemas escolares completos, para ayudarlos a soñar en grande sobre lo que podría ser la escuela secundaria, transformar sus ideas innovadoras en acciones y crear escuelas más rigurosas y equitativas. La oportunidad XQ Institute busca un Asistente Ejecutivo altamente organizado y proactivo que brinde apoyo administrativo integral tanto al Director de Comunidad y Alianzas Externas como al Director de Contenido y Editorial. Este puesto de apoyo dual requiere habilidades excepcionales de gestión del tiempo, comunicación y capacidad para priorizar eficazmente en un entorno acelerado. El candidato ideal actuará como enlace clave entre estos ejecutivos y los equipos internos, socios externos y partes interesadas principales, además de operar como parte de un equipo administrativo de asistentes ejecutivos que atiende las necesidades de toda la organización. Requisitos Principales responsabilidades Gestionar calendarios complejos para ambos ejecutivos, incluyendo programación de reuniones, coordinación de viajes y asegurar una gestión eficiente del tiempo. Brindar apoyo administrativo integral, incluyendo informes de gastos, gestión de contratos, manejo de correspondencia y logística de reuniones (plantillas de reuniones, preparación de materiales, etc). Coordinar y preparar presentaciones y materiales para reuniones clave, presentaciones ante la junta directiva y compromisos externos. Anticiparse a las necesidades de los ejecutivos, identificando proactivamente oportunidades para mejorar la eficiencia y efectividad. Colaborar y asociarse con otros asistentes ejecutivos de la organización mediante reuniones semanales y sesiones de planificación, para ofrecer cobertura administrativa fluida, ágil e integral en toda la organización. Actuar como enlace con otros departamentos, garantizando un flujo de información fluido y el seguimiento adecuado de iniciativas interdepartamentales. Coordinar eventos, jornadas fuera de oficina y actividades del departamento para fomentar la cohesión y alineación del equipo. Ayudar en el seguimiento de la gestión de proyectos y eventos para iniciativas de alta prioridad. Filtrar y priorizar las comunicaciones entrantes, respondiendo independientemente a consultas rutinarias y derivando otras de forma adecuada. Apoyar proyectos e iniciativas especiales según sea necesario, mostrando flexibilidad y adaptabilidad. Calificaciones 5-10 años de experiencia en un puesto de apoyo ejecutivo. Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral. Sobresalientes habilidades de gestión de proyectos, agudeza visual y atención al detalle. Experiencia en la gestión de calendarios complejos para una gestión proactiva y eficiente del tiempo. Experiencia en la gestión de viajes y coordinación de detalles. Capacidad para hacer seguimiento de fechas límite de contenido, entregas y cronogramas de producción. Extremadamente organizado y detallista, con agudeza visual y cuidadosa atención al detalle en el seguimiento de tareas a corto y largo plazo. Excepcionales habilidades interpersonales; capacidad para desarrollar relaciones con una amplia variedad de personas y demostrada capacidad para colaborar con un equipo diverso y multifuncional. Iniciativa propia: disposición para tomar la iniciativa y trabajar bien tanto de forma independiente como colaborativa. Obsesión por resolver ineficiencias y sentido proactivo de urgencia al crear soluciones. Capacidad para comunicarse de manera efectiva y oportuna, tanto verbal como por escrito, con colegas, proveedores, consultores, socios y audiencias de XQ. Experiencia utilizando diversas plataformas de software de gestión de proyectos y organización (Google Workspace, Outlook, Slack, Asana, Salesforce, Expensify). Compromiso orientado a la misión, comprendiendo y articulando la misión, programas y actividades de XQ. Conocimiento de flujos editoriales, calendarios de publicación y ciclos de revisión de contenidos es un plus. Flexibilidad y disposición para realizar otras tareas asignadas y para aprender, crecer y superarse. Título universitario. Mentalidades XQ Basamos nuestro trabajo en un conjunto compartido de mentalidades que guían nuestra forma de actuar juntos y en el mundo: Responsabilidad al 100%: Asumir la responsabilidad por el éxito colectivo y el impacto. Mentalidad de creador: Construimos cosas. Creamos, probamos, aprendemos e iteramos rápidamente. Nosotros somos los que hemos estado esperando: Tomar la iniciativa para crear soluciones. La oportunidad llama: Aceptar cambios y desafíos con agilidad y alegría. De pie sobre los hombros de gigantes: Honrar y construir sobre el trabajo de quienes nos precedieron con respeto y reverencia. Beneficios Compensación El salario para este puesto es muy competitivo y acorde con la experiencia. XQ ofrece excelentes beneficios organizacionales. Rango salarial: $130k - $150k Ubicación XQ tiene su sede en Oakland, CA, con oficinas en Washington DC y la ciudad de Nueva York. Este puesto estará basado en Oakland, trabajando desde nuestra oficina de Oakland cinco días a la semana.