Asistente de Gestión de Propiedades II

Tarifa de pago Entre $22 y $24 por hora Resumen y objetivos  Como Asistente de Gestión de Propiedades II en Coastline Equity, desempeñará un papel fundamental para brindar un servicio y atención de alta calidad a nuestros inquilinos y apoyar al equipo de gestión de propiedades en las operaciones diarias. Trabajará estrechamente con un Gerente Senior de Propiedades para garantizar que nuestras propiedades cumplan con las normativas, se mantengan adecuadamente y funcionen eficientemente. Con un enfoque en la satisfacción del inquilino, coordinación de proveedores y excelencia operativa, su trabajo tendrá un impacto directo en el rendimiento de las propiedades y en la experiencia de nuestros residentes. Estamos buscando a alguien con mentalidad de crecimiento, orientado a la mejora de procesos y con pasión por convertir los desafíos en oportunidades. Este puesto es ideal para un profesional detallista y orientado a la acción que busque aprender, crecer y marcar la diferencia en un entorno dinámico y de apoyo en el sector inmobiliario. Principales responsabilidades y funciones   1. Comunicación con inquilinos y proveedores Actuar como punto de contacto para las necesidades de inquilinos y proveedores, asegurando que todas las interacciones reflejen una actitud de Cliente Primero. Responder llamadas telefónicas, mensajes de voz y correos electrónicos de manera oportuna y profesional. Cumplir con tareas de guardia fuera del horario laboral y emergencias, brindando un servicio ágil en momentos de alta presión. 2. Coordinación de mantenimiento Colaborar con el Gerente Senior de Propiedades para garantizar servicios de mantenimiento oportunos y de alta calidad. Realizar cotizaciones, programar y hacer seguimiento de todos los trabajos de reparación, manteniendo la documentación en AppFolio. Realizar inspecciones de entrada, salida y periódicas para garantizar habitabilidad y seguridad. Ayudar a coordinar la documentación de seguros de proveedores y asegurar que los proveedores estén autorizados para trabajar. 3. Gestión de inquilinos y alquileres Apoyar los procesos de recaudación de alquileres, incluyendo el seguimiento de morosos y el cumplimiento de acuerdos de arrendamiento. Preparar y gestionar la documentación relacionada cuando sea necesario. Ayudar a gestionar y verificar los registros de alquileres y asegurar que toda la documentación relacionada con los inquilinos sea precisa. 4. Operaciones administrativas Enviar facturas para procesamiento de cuentas por pagar, realizar el seguimiento de pagos a proveedores y gestionar la documentación relacionada con facturas. Mantener archivos completos y precisos de inquilinos, proveedores y mantenimiento en AppFolio. Supervisar los sistemas de control de llaves y garantizar que la organización física y digital se mantenga. Ayudar a programar citas con posibles inquilinos, proveedores y equipos internos. 5. Mejoras tecnológicas y de eficiencia Utilizar herramientas de gestión de propiedades como AppFolio para el seguimiento de órdenes de trabajo, documentación y gestión de calendarios/tareas. Identificar áreas de mejora de procesos mediante tecnología y automatización de flujos de trabajo, incluyendo inteligencia artificial. Mantenerse actualizado sobre sistemas y actualizaciones de software relacionados con la industria. 6. Colaboración y cumplimiento Mantener una relación colaborativa con el Gerente Senior de Propiedades y otros departamentos. Ayudar a garantizar el cumplimiento normativo, mantener áreas de trabajo limpias y seguras, y apoyar las prácticas de seguridad de la propiedad. Participar en iniciativas internas para mejorar operaciones, documentación y flujos de trabajo interdepartamentales. Requisitos Habilidades y competencias Solución de problemas: Aborda los desafíos con creatividad e ingenio. Orientación a la acción: Afronta las operaciones diarias con energía y mentalidad de logro. Comunicación: Clara, respetuosa y consistente tanto en interacciones escritas como verbales. Gestión de calendario y tareas: Mantiene los horarios y listas de tareas bajo control con gran atención al detalle. Conciencia de riesgos: Reconoce posibles problemas y toma medidas proactivas para mitigarlos. Enfoque en servicio al cliente: Entiende la importancia de la retención de inquilinos y relaciones positivas con proveedores. Preparación tecnológica e IA: Cómodo usando herramientas digitales y explorando nuevas plataformas para mejorar la eficiencia.   Cualificaciones requeridas Más de 2 años de experiencia en oficina en entornos administrativos u oficinas. Más de 3 años de experiencia en servicio al cliente en entornos rápidos o de alto volumen. Habilidades sólidas de organización y comunicación verbal/escrita. Demostrada capacidad para multitarea y gestionar una lista completa de tareas con priorización. Interés en bienes raíces y obtener una licencia inmobiliaria de California dentro de los dos años. Capacidad para manejar situaciones emergentes y de alta presión, incluyendo respuestas a emergencias. Dominio del paquete Microsoft Office. Cualificaciones preferidas Experiencia previa en gestión de propiedades, arrendamiento, coordinación de mantenimiento o inspecciones. Conocimiento de software de gestión de propiedades, preferiblemente AppFolio. Comprensión de los procesos de recaudación de alquileres, cumplimiento de contratos y documentación de alquileres. Experiencia enviando facturas de cuentas por pagar y gestionando informes básicos a nivel de propiedad. Conocimientos básicos de documentación de seguros, seguimiento de mano de obra en órdenes de trabajo o procedimientos de alquiler. Qué estamos buscando: Queremos un jugador de equipo motivado, adaptable y curioso con pasión por apoyar a los inquilinos, resolver problemas y cumplir objetivos. Lo hará bien en este puesto si: Le va bien en entornos rápidos y cambiantes. Está entusiasmado por explorar nuevas herramientas, incluyendo plataformas con inteligencia artificial. Cree en tomar la iniciativa y llevar las cosas a cabo con excelencia. Desea construir una carrera a largo plazo en bienes raíces mediante aprendizaje práctico. Valora ser parte de un equipo colaborativo y de apoyo.   ¿Por qué unirse al equipo de Coastline Equity? Coastline Equity es una empresa centrada en las personas dedicada a ofrecer servicios excepcionales de gestión de propiedades mediante equidad, compromiso con el cliente e innovación constante. Cuando se una a nuestro equipo, usted: Recibirá mentoría directa y coaching en tiempo real. Tendrá acceso a sistemas modernos que facilitan un trabajo más inteligente. Será parte de una cultura que valora el crecimiento y el aprendizaje continuo. Contribuirá a una empresa donde “Equidad para Todos”, “Cliente Primero” y “Crecimiento e Innovación” no son solo eslóganes, sino la forma en que operamos cada día. Beneficios Tiempo libre remunerado (PTO) Seguro médico, dental y de visión  Seguro de vida Plan 401(k) Capacitación y desarrollo