Oficina y asistente de RRHH

Para más de 31.000 empresas en crecimiento y equipos de RRHH que buscan una suite integral de RRHH todo en uno, Workable se posiciona como la solución principal. Combinamos de forma única el sistema de seguimiento de candidatos más ampliamente adoptado del mundo (Workable Recruiting) con un sistema completo de gestión de empleados (Workable HR). En Workable, ayudamos a las empresas a centrarse en lo que realmente importa: contratar a las personas adecuadas y fomentar su desarrollo. Aunque tomamos los recursos humanos en serio, mantenemos una cultura alegre y colaborativa. En Workable encontrarás personas inteligentes que se divierten, aprenden, innovan y ayudan a los demás a hacer lo mismo. Respetamos a todos, contratamos a los mejores y nos aseguramos de que cada experiencia sea especial. ¡Workable busca un Asistente de Oficina/RRHH para unirse a nuestro equipo en EE.UU.! Este es un puesto de alto impacto en el que serás el alma de nuestra oficina de Boston, manteniendo todo funcionando sin problemas, creando un ambiente acogedor y asegurándote de que nuestros equipos tengan todo lo necesario para hacer su mejor trabajo. Desde estantes bien surtidos de snacks hasta procesos de incorporación y experiencias de RRHH sin contratiempos, desempeñarás un papel clave para fomentar un entorno de trabajo al que las personas disfruten asistir. Somos un equipo dinámico y amigable que cree en trabajar de forma inteligente, divertirse y buscar siempre formas de mejorar. Trabajarás estrechamente con nuestros equipos globales de RRHH, TI y Finanzas, y serás la persona de contacto principal para el soporte administrativo y de oficina en EE.UU. Si te desenvuelves bien en entornos rápidos, te encantan las auditorías, mantener todo organizado y tienes facilidad para hacer que las cosas sucedan, este es el puesto ideal para ti. Principales Responsabilidades Oficina e Instalaciones - Gestionar el ritmo diario de la oficina de Boston, administrando salas de reuniones, cabinas telefónicas, áreas de cocina y espacios de almacenamiento. - Mantener la oficina surtida y funcionando con precisión: snacks, bebidas, café, artículos de papelería, lo que sea necesario. - Supervisar el seguimiento de la asistencia de los empleados y mantener actualizado el plano de asientos. - Encargarte de todo, desde pedir suministros (¡hola, Amazon!) hasta coordinar reparaciones de oficina. - Proveedores y Gestión del Edificio - Ser el punto de contacto para todo lo relacionado con el edificio, trabajando con Oxford Properties en temas de acceso, mantenimiento y eventos. - Presentar órdenes de trabajo, registrar visitantes y gestionar tarjetas de acceso de empleados a través de Building Engines. - Recibir y hacer seguimiento de entregas, especialmente equipos de TI; sí, incluso esos números de serie molestos. - Tecnología y Soporte de Inventario - Llevar un control de laptops y equipos mediante inspecciones semanales de inventario y colaborar con TI en reemplazos. - Ayudar a mantener un flujo constante de suministros tecnológicos: ¡nadie debería quedarse sin cargador! - Incorporación y Experiencia del Empleado - Apoyar en la incorporación de empleados: configurar puestos de trabajo, preparar artículos promocionales, gestionar formularios I-9 y hacer seguimiento de todas las acciones requeridas para nuevos empleados. - Responder consultas iniciales de RRHH. - Apoyar en la inscripción de beneficios guiando a los nuevos empleados por los pasos de inscripción y respondiendo preguntas generales. Preparar informes de inscripción de beneficios y primas para Finanzas. - Administrar licencias especiales como FMLA, MAPFML, Bonding y Discapacidad. - Preparar acuerdos laborales y hacer seguimiento de documentos de RRHH requeridos. - Actualizar registros de empleados en el sistema HRIS, procesar cambios sencillos de empleados y preparar cartas laborales (cambios de cargo, actualizaciones salariales, etc.). - Generar informes mensuales de asistencia y datos de empleados. - Colaborar con nómina en actualizaciones de datos de empleados. - Mantener recursos internos de RRHH, como páginas de Confluence, con cambios en políticas y procesos. - Hacer seguimiento de hitos de empleados, como premios por antigüedad, y ayudar a coordinar regalos y celebraciones. - Eventos y Viajes - ¡Aporta la diversión! Coordina fiestas navideñas, reuniones de equipo y eventos de oficina. - Apoya la planificación de viajes para los equipos en EE.UU. en colaboración con nuestro Coordinador de Viajes. - Soporte Administrativo y Financiero - Gestionar envíos entrantes y salientes (FedEx, USPS, etc.). - Colaborar en pagos a proveedores y seguimiento de facturas junto con el área de Finanzas. - Ser un socio de confianza para los equipos de RRHH, Finanzas, TI y Reclutamiento. Requisitos - Experiencia previa en un puesto de apoyo en RRHH. - Muy organizado, con excelente atención al detalle y capacidad de seguimiento: te encantan las listas de verificación. - Excelentes habilidades de comunicación y trato con las personas: eres accesible, servicial y proactivo. - Capacidad para manejar información confidencial y sensible con un alto nivel de profesionalismo y discreción. - Experiencia gestionando proveedores y manejando múltiples solicitudes como un profesional. - Dominio de Google Workspace, Slack y sistemas básicos de seguimiento de tareas. - Actitud práctica y proactiva (incluyendo pequeñas resoluciones de problemas técnicos). Puntos adicionales si tienes - Experiencia en una empresa tecnológica de rápido crecimiento o en el sector SaaS. - Conocimiento de sistemas de gestión de edificios. - Habilidades en planificación de eventos para hacer que la vida en la oficina sea más divertida y atractiva. Beneficios Nuestros empleados disfrutan de beneficios que los hacen más productivos y contribuyen directamente al desarrollo de sus habilidades profesionales. Queremos atraer a los mejores y asegurarnos de que sigan mejorando. Además de un entorno de trabajo emocionante, vibrante y con desafíos intelectuales, ofrecemos: 💼 Cobertura Integral: Seguro médico privado, seguro de vida y de desgravamen para protegerte a ti y a tus seres queridos. 💰 Bienestar Financiero: Plan 401K, plan de jubilación y bonificaciones por desempeño para invertir en tu futuro. 📱 Mantente Conectado: Reembolso por teléfono móvil para una comunicación fluida. 🛠️ Trabaja con Estilo: Equipo Apple proporcionado para que tengas todo lo necesario para triunfar. 💡 Apoyo Cuando lo Necesitas: Acceso a nuestro Programa de Asistencia al Empleado (EAP) para apoyo personal y profesional. 🍴 Combustible Diario: Recibirás una asignación diaria para el almuerzo para mantenerte energizado y productivo durante tu jornada laboral en la oficina. Workable es definitivamente un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Buscamos candidatos con diversos antecedentes y contratamos sin importar raza, color, género, religión, origen nacional, ascendencia, discapacidad, edad, orientación sexual u otra característica protegida por la ley.