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Administrador Comercial/Oficina
Buscamos un Administrador Comercial/Oficina altamente organizado y detallista que brinde apoyo administrativo, financiero y operativo integral a nuestros equipos de proyectos en el área metropolitana de Columbus. Este puesto es fundamental para garantizar una coordinación fluida entre las operaciones en campo, el liderazgo del proyecto, los subcontratistas y los clientes. El administrador gestionará la documentación diaria del proyecto, mantendrá registros de cumplimiento, apoyará el seguimiento financiero y facilitará operaciones eficientes en la oficina y del personal.
El candidato ideal es un solucionador proactivo de problemas que se desempeñe bien en entornos dinámicos, tenga excelentes habilidades comunicativas y pueda equilibrar múltiples responsabilidades con precisión y profesionalismo. Esta persona desempeñará un papel clave para impulsar la eficiencia, mantener el cumplimiento de los requisitos de clientes y normativas, y apoyar tanto al liderazgo ejecutivo como a los equipos de proyectos en terreno.
Requisitos
1. Administración de Proyectos y Campo
• Asistentes / Coordinadores Administrativos de Proyecto
• Gestionar el flujo diario de documentos (registros de RFI, presentaciones, actas de reuniones).
• Apoyar actualizaciones de programación, informes de progreso y seguimiento del personal.
• Actuar como enlace entre el liderazgo del proyecto y los subcontratistas.
• Administradores de Oficinas en Campo
• Gestionar oficinas en sitio: pedidos de suministros, logística, sistemas de credenciales, registro de visitantes.
• Mantener informes diarios, hojas de tiempo y registros a nivel de campo.
2. Control de Documentos y Datos
• Especialistas en Control de Documentos
• Gestionar Procore, BIM 360 u otras plataformas de gestión de proyectos.
• Control de versiones de planos, especificaciones y órdenes de cambio.
• Garantizar el cumplimiento con los requisitos de documentación de los clientes (Meta, Google, Microsoft, etc.).
• Analistas de Datos/Informes
• Compilar métricas de productividad, informes de seguridad y documentación de calidad.
• Generar paneles de control para revisiones por parte del liderazgo y clientes.
3. Apoyo Contractual y de Cumplimiento
• Administradores de Contratos/Adquisiciones
• Emitir órdenes de compra, gestionar acuerdos con subcontratistas y realizar el seguimiento de seguros/certificados de seguro.
• Apoyar cronogramas de adquisición y coordinación con proveedores.
• Coordinadores de Cumplimiento
• Realizar el seguimiento de certificaciones de seguridad de subcontratistas, verificaciones de antecedentes, credenciales y registros de capacitación.
• Apoyar la documentación de programas de seguros OCIP/CCIP.
4. Apoyo Financiero y de Costos
• Contadores de Proyecto / Coordinadores de Facturación
• Gestionar solicitudes de pago, renuncias de gravámenes, facturación y seguimiento de costos.
• Conciliar presupuestos con resultados reales; preparar informes mensuales de costos.
• Especialistas en Nómina/Registro de Tiempo
• Recopilar, verificar y procesar horas semanales del personal técnico y administrativo.
• Registrar dietas, asignaciones por viaje y reembolsos de gastos.
5. Personal y Logística
• Coordinadores de Incorporación / Recursos Humanos
• Gestionar la incorporación en sitio (credenciales, inducción, documentos de cumplimiento).
• Realizar el seguimiento de certificaciones, registros de RR.HH. y requisitos específicos del sitio.
• Coordinadores de Viajes y Logística (si no está a cargo de una oficina central)
• Organizar vuelos, alojamiento y vehículos de alquiler para el personal que viaja.
• Apoyar mudanzas para asignaciones a largo plazo.
6. Apoyo Ejecutivo y al Cliente
• Asistentes Ejecutivos / Enlaces con Clientes
• Programar reuniones y visitas a nivel ejecutivo.
• Preparar presentaciones, informes y comunicaciones con clientes.
Este puesto ofrece una oportunidad única para trabajar en la intersección de operaciones, finanzas, cumplimiento y relaciones con clientes, convirtiendo al administrador en un socio vital para el éxito del proyecto.

Columbus, OH, USA
Salario negociable