Gerente de Oficina

El equipo CATHEXIS eleva la experiencia en contratación gubernamental mediante una respuesta rápida, habilidades profundas y resolución de problemas y comunicación reflexiva. Nuestras capacidades principales son la gestión de programas y proyectos de primer nivel, análisis de datos y servicios de auditoría, cuya base es nuestro enfoque integrado hacia la excelencia operativa.  Usted ha trabajado arduamente para llegar hasta donde está. Usted se esfuerza por hacer que cada día sea mejor que el anterior. Nosotros también. El equipo CATHEXIS opera con mentalidad total. Trabajamos juntos para crear una empresa que apoye nuestros valores compartidos y metas individuales. Nuestros valores giran en torno al Respeto, Participación, Servicio al Cliente, Integridad, Trabajo en Equipo y Excelencia en todo lo que hacemos por nuestros empleados, clientes, socios y comunidades. Creemos que el éxito es mejor cuando escuchamos y lideramos con empatía, establecemos altos estándares éticos para brindar una experiencia gratificante a los candidatos, trabajamos duro, nos divertimos y valoramos las fortalezas que cada uno aporta al equipo, y empoderamos a nuestros empleados para crear resultados innovadores y confiables. Estamos buscando un dinámico Gerente de Oficina para unirse a nuestro equipo. El Líder del puesto de Gerente de Oficina proporcionará liderazgo esencial y supervisión para las operaciones diarias de la oficina que apoyan a la Oficina del Subsecretario de Defensa para Políticas (OUSD(P)). Este puesto requiere una persona proactiva, altamente organizada y recursiva que pueda garantizar la gestión eficiente de las funciones administrativas, coordinar registros y correspondencia, y supervisar los procesos de seguridad y acceso a la oficina. El Líder del puesto de Gerente de Oficina apoyará las operaciones diarias sin contratiempos en oficinas de alto nivel, facilitando procesos administrativos críticos y asegurando la alineación con los estándares y procedimientos de la agencia. Este puesto está basado presencialmente todos los días en una de varias oficinas destacadas en la Región de la Capital Nacional. Este puesto está sujeto a una adjudicación gubernamental. Responsabilidades Gestionar y supervisar todas las tareas de correspondencia y gestión de registros para la oficina asignada, incluyendo registro, revisión, distribución y seguimiento de todos los materiales entrantes/salientes y solicitudes FOIA a través de CATMS. Supervisar y coordinar las operaciones diarias de la oficina, actuando como enlace entre el personal contratista, el liderazgo gubernamental y los equipos de apoyo para mantener servicios de apoyo consistentes y eficientes. Liderar la programación y desempate de calendarios, incluyendo la elaboración del daybook, coordinación de visitantes y resolución de conflictos de programación en oficinas de alto nivel. Facilitar y supervisar los procesos relacionados con la seguridad, incluyendo acceso al edificio, acceso al sistema de información y solicitudes de tarjeta de acceso común (CAC). Asegurar que todas las operaciones de la oficina cumplan con los protocolos del DoD, directrices administrativas y estándares de calidad. Brindar supervisión directa y coaching al personal contratista de apoyo administrativo dentro del portafolio asignado; colaborar con el Gerente de Programa para resolver desafíos operativos y mantener la continuidad del servicio. Supervisar la gestión de inventario, pedidos de suministros de oficina y coordinación del espacio físico, asegurando operaciones diarias fluidas. Apoyar el cumplimiento de registros, cronogramas de disposición y coordinación con la Secretaría Ejecutiva de OUSD(P) sobre los requisitos oficiales de gestión de registros.  Requisitos Se requiere tener vigente autorización de seguridad Top Secret (TS) del DoD con elegibilidad SCI al momento de la solicitud. Se requiere título universitario de una institución acreditada. En lugar de título universitario, pueden aceptarse ocho (8) años de experiencia brindando apoyo administrativo ejecutivo a altos funcionarios del DoD, militares o federales. Mínimo seis (6) años de experiencia brindando apoyo administrativo ejecutivo a líderes superiores en el DoD, fuerzas armadas o gobierno federal. Mínimo 3 años de experiencia gestionando o liderando equipos administrativos en un entorno del DoD o equivalente, de alto ritmo y orientado a políticas. Se prefiere fuertemente un mínimo de 2 años de experiencia brindando apoyo ejecutivo en la Oficina del Secretario de Defensa (OSD) o en un componente de servicio militar. Experiencia demostrada con sistemas de gestión de correspondencia/tareas como CATMS, TMT o ETMS2. Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y SharePoint. Amplia experiencia con planificación del DoD, gestión de calendarios y coordinación de actividades de líderes superiores. Conocimiento de los sistemas y regulaciones de viajes del DoD, incluyendo DTS, APACS y cumplimiento con la Guía de Aprobación Extranjera. Sólido conocimiento de los procedimientos de seguridad del DoD, incluyendo procesamiento de autorizaciones y protocolos de acceso físico. Excelentes habilidades organizativas, de comunicación y relaciones interpersonales, con capacidad para trabajar bajo presión y manejar prioridades cambiantes. CATHEXIS ofrece paquetes salariales competitivos a todos los empleados elegibles. Nuestro objetivo es ofrecer un paquete de compensación que refleje el valor que usted aporta a nuestro equipo, que sea competitivo con las tasas del mercado y que promueva su seguridad financiera y bienestar personal. El rango salarial anual para este puesto es de $120,000 - $150,000. Tenga en cuenta que la información salarial proporcionada es una guía general. CATHEXIS considera varios factores en su oferta final, incluyendo ubicación, calificaciones, experiencia y habilidades. Beneficios Bonos por desempeño Seguro médico Seguro dental Seguro visual Plan 401(k) (Tradicional y ROTH) Seguro de vida (Básico, Voluntario y AD&D) Tiempo libre pagado 11 días festivos federales Licencia parental Beneficios para transporte Discapacidad a corto y largo plazo Capacitación y desarrollo Programa de bienestar Iniciativas de alcance comunitario CATHEXIS es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para empleo sin importar sexo, identidad de género, orientación sexual, raza, color, religión, origen nacional, discapacidad, condición de Veterano protegido, edad o cualquier otra característica protegida por la ley. Si usted es una persona con discapacidad y desea solicitar una adaptación razonable como parte del proceso de selección de empleo, por favor contacte a RecruitingTeam@cathexiscorp.com.