Asistente Gerente de Facturación Legal

El Gerente de Facturación Legal es responsable de supervisar todos los aspectos de las operaciones de facturación de la firma, garantizando precisión, eficiencia y cumplimiento con los acuerdos de los clientes y las políticas internas. Este puesto requiere un sólido conocimiento de las prácticas de facturación legal, excelentes habilidades de liderazgo y un compromiso con mantener altos estándares de servicio al cliente. El Gerente de Facturación Legal dirigirá a un equipo de profesionales de facturación, implementará mejores prácticas y aprovechará la tecnología para optimizar los procesos de facturación. Principales Responsabilidades Gestión y Liderazgo Dirigir, orientar y desarrollar a un equipo de especialistas y auxiliares de facturación. Realizar evaluaciones de desempeño, proporcionar retroalimentación constructiva e identificar necesidades de capacitación. Delegar tareas de manera efectiva y asegurar una distribución equitativa de la carga de trabajo. Fomentar un entorno de trabajo colaborativo y productivo. Operaciones de Facturación Supervisar todo el ciclo de vida de la facturación, desde la revisión de tiempos registrados hasta la generación y distribución de facturas. Garantizar la preparación precisa y oportuna de las facturas de los clientes, cumpliendo con las directrices específicas de facturación de cada cliente y las políticas de la firma. Revisar y aprobar facturas complejas, asegurando que toda la documentación necesaria esté adjunta. Gestionar los procesos de facturación electrónica, incluyendo la configuración de nuevos proveedores de facturación electrónica, la solución de rechazos y el monitoreo de portales de facturación electrónica. Colaborar con abogados y grupos de práctica para resolver discrepancias en facturación y atender consultas de los clientes. Monitorear los tiempos y desembolsos no facturados, trabajando activamente para minimizar el WIP envejecido. Implementar y hacer cumplir políticas y procedimientos de facturación aplicables a toda la firma. Informes Financieros y Análisis Generar y analizar diversos informes de facturación, incluyendo informes de WIP, cuentas por cobrar, realización y productividad. Proporcionar información valiosa y recomendaciones a la dirección de la firma sobre tendencias de facturación y rendimiento financiero. Asistir en el desarrollo de pronósticos y presupuestos de facturación. Mejora de Procesos y Tecnología Identificar oportunidades de automatización de procesos y mejoras de eficiencia dentro del departamento de facturación. Evaluar e implementar nuevo software de facturación o actualizaciones del sistema. Desarrollar y actualizar materiales de capacitación para el personal de facturación y abogados sobre sistemas y procedimientos de facturación. Asegurar el cumplimiento de todas las regulaciones financieras pertinentes y normas del sector. Relaciones con Clientes Actuar como punto principal de contacto para consultas e incidencias complejas relacionadas con la facturación de clientes. Construir y mantener fuertes relaciones con partes interesadas internas y externas. Garantizar un alto nivel de satisfacción del cliente mediante servicios de facturación precisos y ágiles. Requisitos Calificaciones Educación y Experiencia Título universitario en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o campo relacionado. Mínimo de 7 a 10 años de experiencia progresiva en facturación legal, con al menos 3 a 5 años en un cargo directivo o de supervisión. Conocimientos profundos de software de facturación legal y plataformas de facturación electrónica como Clio, LawPay, etc. Habilidades y Competencias Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas. Excelentes habilidades de liderazgo, comunicación e interpersonales. Capacidad para gestionar múltiples prioridades y plazos en un entorno dinámico. Alto nivel de precisión y atención al detalle. Dominio de Google y/o Microsoft Office Suite, especialmente Excel. Demostrada capacidad para implementar y gestionar cambios. Sólido conocimiento de los principios contables relacionados con facturación y cuentas por cobrar. Condiciones de Trabajo Entorno típico de oficina, con ocasional necesidad de trabajar horas extras durante ciclos de facturación pico. Puede implicar sentarse durante largos períodos y uso extensivo del ordenador. Beneficios 401(k) Seguro dental Seguro médico Seguro de vida Seguro visual Horario: Turno de 8 horas Semana laboral de 40 horas Fines de semana según sea necesario Declaración de Igualdad de Oportunidades: Reconocemos que experiencias, perspectivas y antecedentes diversos nos permiten ser una empresa y lugar de trabajo aún más fuerte. No solo serás bienvenido aquí, sino que se fomentarán, celebrarán y valorarán profundamente tus pensamientos y opiniones únicas.