Asistente Administrativo - Tiempo Completo (dublin / pleasanton / livermore)

Allen + Shariff es una firma internacional de ingeniería MEP que ofrece servicios de consultoría y diseño en Estados Unidos y México, y servicios de gestión de proyectos en Medio Oriente. Nuestra misión es desarrollar un nivel excepcional de atención personal y conexión diseñado para ayudar a nuestros clientes, empleados y comunidades a prosperar. Disfrutamos del trabajo haciendo lo que amamos y estamos orgullosos de estar certificados como un "Great Place to Work". Allen + Shariff busca un Gerente Administrativo Corporativo para gestionar cuentas por pagar y nómina, así como otras tareas contables y administrativas. Además de las calificaciones enumeradas a continuación, este puesto requiere habilidades efectivas de comunicación, interpersonales y de servicio al cliente. Los candidatos exitosos también tendrán una atención excepcional al detalle y la capacidad de gestionar múltiples prioridades y cumplir con fechas límite en un entorno de equipo pequeño. El salario oscila entre $50,000 y $80,000 según habilidades y experiencia. Responsabilidades principales: Ingresar y procesar facturas de cuentas por pagar con precisión. Conciliar cuentas de tarjetas de crédito y realizar conciliaciones mensuales de cuentas bancarias. Revisar, registrar y procesar informes mensuales de gastos de empleados. Revisar y registrar hojas de tiempo semanales de empleados. Procesar la nómina quincenal, incluyendo el registro de asientos contables de nómina. Enviar archivos de contribuciones a 401(k) y HSA. Trabajar con entidades consultoras para garantizar la exactitud de los envíos y mitigar cualquier problema señalado por el personal. Preparar y registrar cargos cruzados de mano de obra mensuales. Conciliar costos mensuales de mano de obra con el libro mayor general. Actuar como administrador del plan para Fidelity Investments y Kelly Benefits. Apoyar activamente el proceso anual de renovación de beneficios. Completar la conciliación anual de W-2. Procesar y emitir formularios 1099 anuales. Ayudar en la preparación y análisis durante el proceso anual de presupuestación. Preparar informes anuales de Acción Afirmativa para Empleados. Asegurar que todas las licencias comerciales, certificados de estado, etc., estén vigentes y cumplidos. Mantener registros precisos para auditorías cuando sea aplicable. Asistir a ejecutivos corporativos con tareas administrativas según corresponda. #LI-Onsite Requisitos Título de asociado en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado. Al menos 5 años de experiencia en cuentas por pagar o nómina en un entorno de servicios profesionales o ingeniería/consultoría. (Se prefiere experiencia en empresas de ingeniería, arquitectura o construcción con múltiples oficinas.) Experiencia directa en el procesamiento de nómina con ADP. Habilidades avanzadas en Excel. Experiencia con Deltek Vantagepoint fuertemente deseada. Conocimiento previo sobre planes de participación en utilidades y beneficios relacionados de jubilación es preferible. Beneficios Pago de bonificación Tiempo libre remunerado generoso Al menos 7.5 días feriados pagados Programa de referidos de empleados Seguro médico Contribución de la empresa a la cuenta de ahorro para salud (HSA) Cuenta flexible de gastos médicos (FSA) Cuenta flexible de gastos para cuidado de dependientes Beneficios para transporte Programa de asistencia al empleado Plataforma de bienestar con recompensas Seguro dental Seguro de visión Seguro de vida y de desgravamen (AD&D) Seguro de discapacidad a corto y largo plazo Plan 401(k) con coincidencia de la empresa Programa de reembolso de matrícula Asistencia para desarrollo profesional Licencia remunerada por embarazo Licencia parental remunerada Día de servicio comunitario remunerado

Somos una empresa familiar de ropa con sede en San Rafael que busca un administrador de oficina/recepcionista. Esta es una oportunidad ideal para un candidato pulido, articulado y entusiasta que disfrute brindando un excelente servicio al cliente en una oficina dinámica. Estamos buscando a una persona agradable que actúe como el rostro y la voz de la empresa al recibir contactos externos, responder consultas (tanto internas como externas) y brindar el más alto nivel de servicio al cliente tanto a visitantes externos como a miembros del equipo interno. Como candidato, debe tener una actitud profesional y excelentes habilidades interpersonales que garanticen su éxito en este puesto altamente visible. Debe demostrar astucia diplomática y habilidades de inteligencia emocional para interactuar con empresarios, invitados destacados, inversionistas y proveedores por igual. Además, necesitará la capacidad de priorizar y realizar múltiples tareas prestando mucha atención al detalle. Principales responsabilidades: • Funciones administrativas generales que incluyen, entre otras, gestión de correo y paquetes, salas de reuniones, pedido de suministros de oficina, instalaciones, TI y mantenimiento general. • Ingreso de pedidos y servicio al cliente relacionado. • Informar actualizaciones operativas regulares. • Gestionar los planes de acción de emergencia en el sitio, revisándolos y revisando continuamente para garantizar su eficacia; responder a situaciones de emergencia en el lugar (cuando sea necesario). • Buenas habilidades de gestión de proyectos y capacidad para manejar plazos ajustados y trabajar en varios proyectos simultáneamente con poca supervisión. • Capacidad para estar presente en el lugar cinco días a la semana. • Ayudar al equipo de contabilidad según sea necesario. Habilidades y experiencia deseadas: • 3 años en funciones administrativas de oficina o roles operativos orientados al servicio al cliente. • Excelentes habilidades organizativas con la capacidad de manejar tranquilamente prioridades competitivas y gestionar el flujo de trabajo. • Fuertes habilidades interpersonales, demostrada capacidad para interactuar con invitados, otros asistentes administrativos y miembros del equipo de todos los niveles. • Capacidad para motivar y liderar a uno mismo y a otros para obtener resultados en un entorno colaborativo. • Fuertes habilidades de trabajo en equipo y relacionadas con proyectos, asegurando canales de comunicación abiertos entre múltiples funciones y departamentos. • Un alto grado de profesionalismo y capacidad para mantener la confidencialidad. • Atención impecable a los detalles.

El equipo CATHEXIS eleva la experiencia en contratación gubernamental mediante una respuesta rápida, habilidades profundas y una comunicación y resolución de problemas reflexivas. Nuestras capacidades principales son la gestión de programas y proyectos de primer nivel, análisis de datos y servicios de auditoría, cuya base es nuestro enfoque integrado hacia la excelencia operativa.  Usted ha trabajado duro para llegar hasta donde está. Usted se esfuerza por hacer que cada día sea mejor que el anterior. Nosotros también. El equipo CATHEXIS opera con una mentalidad total. Trabajamos juntos para crear una empresa que respalde nuestros valores compartidos y objetivos individuales. Nuestros valores giran en torno al Respeto, la Participación, el Servicio al Cliente, la Integridad, el Trabajo en Equipo y la Excelencia en todo lo que hacemos por nuestros empleados, clientes, socios y comunidades. Creemos que el éxito es mejor cuando escuchamos y lideramos con empatía, establecemos altos estándares éticos para ofrecer una experiencia gratificante a los candidatos, trabajamos duro, disfrutamos y valoramos las fortalezas que cada uno aporta al equipo, y empoderamos a nuestros empleados para generar resultados innovadores y confiables. Estamos buscando un Asistente Ejecutivo dinámico para unirse a nuestro equipo. El Asistente Ejecutivo proporcionará apoyo administrativo integral de nivel ejecutivo a líderes superiores en la Oficina del Subsecretario de Defensa para Política (OUSD(P)). Este puesto implica gestionar agendas con alto volumen, coordinar correspondencia, organizar viajes y garantizar la eficiencia operativa en un entorno dinámico y acelerado. Este puesto está basado presencialmente todos los días en una de varias oficinas destacadas en toda la Región de la Capital Nacional. Este puesto depende de una adjudicación gubernamental. Responsabilidades Proporcionar apoyo de nivel ejecutivo a ejecutivos superiores, gestionando calendarios, desempate de horarios y preparación de reuniones Liderar la coordinación de visitantes, procesos de registro de seguridad y logística de reuniones para apoyar compromisos de líderes superiores Coordinar la logística para compromisos de líderes superiores, incluyendo coordinación de visitantes, registro de seguridad, ensamblaje de agenda diaria y preparación de reuniones Preparar y editar correspondencia, informes, presentaciones y materiales de exposición utilizando Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y mantener herramientas de colaboración como SharePoint Organizar viajes nacionales e internacionales cumpliendo con las regulaciones del DoD, incluyendo procesamiento DTS, envío APACS y cumplimiento con la Guía de Autorización para Extranjeros Facilitar y supervisar procesos relacionados con seguridad, incluyendo acceso a edificios, acceso a sistemas de información y solicitudes de Tarjeta de Acceso Común (CAC) Coordinar toda la correspondencia, seguimiento de tareas y gestión de documentos para cumplir plazos y mantener el cumplimiento con normas del DoD y organizacionales Actuar como punto de contacto principal para partes interesadas internas y externas, asegurando una comunicación fluida y flujo operativo sin interrupciones Otras funciones asignadas Requisitos Se requiere autorización activa Top Secret (TS) del DoD con elegibilidad SCI al momento de la solicitud Título universitario y 7 o más años de experiencia general, incluyendo 6 años brindando apoyo administrativo a ejecutivos superiores dentro del DoD, militares o liderazgo federal Un título de asociado puede sustituirse con 9 o más años de experiencia general (6 años en apoyo administrativo como arriba) Un diploma de escuela secundaria puede sustituirse con 11 o más años de experiencia general (8 años en apoyo administrativo como arriba) Experiencia demostrada con sistemas de gestión de correspondencia/tareas como CATMS, TMT o ETMS2, muy preferido Dominio de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y SharePoint Amplia experiencia con programación del DoD, gestión de calendarios y coordinación de compromisos de líderes superiores Conocimiento de los sistemas y regulaciones de viaje del DoD, incluyendo cumplimiento de DTS, APACS y Guía de Autorización para Extranjeros Sólido conocimiento de los procedimientos de seguridad del DoD, incluyendo procesamiento de autorizaciones y protocolos de acceso físico Excelentes habilidades organizativas, de comunicación e interpersonales, con capacidad para trabajar bajo presión y manejar prioridades cambiantes CATHEXIS ofrece paquetes salariales competitivos a todos los empleados elegibles. Nuestro objetivo es proporcionar un paquete de compensación que refleje el valor que usted aporta a nuestro equipo, sea competitivo con las tasas del mercado y promueva su seguridad financiera y bienestar personal. El rango salarial anual para este puesto es de $110,000 a $117,500. Tenga en cuenta que la información salarial proporcionada es una guía general. CATHEXIS considera varios factores en su oferta final, incluyendo ubicación, calificaciones, experiencia y habilidades. Beneficios Bonos por desempeño Seguro médico Seguro dental Seguro de visión Plan 401(k) (Tradicional y ROTH) Seguro de vida (Básico, Voluntario y AD&D) Tiempo libre remunerado 11 festivos federales Licencia parental Beneficios para transporte Discapacidad a corto y largo plazo Capacitación y desarrollo Programa de bienestar Iniciativas de participación comunitaria CATHEXIS es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para empleo sin importar sexo, identidad de género, orientación sexual, raza, color, religión, origen nacional, discapacidad, condición de Veterano protegido, edad o cualquier otra característica protegida por la ley. Si usted es una persona con discapacidad y desea solicitar una adaptación razonable como parte del proceso de selección de empleo, comuníquese con RecruitingTeam@cathexiscorp.com.

Se necesita inmediatamente un asistente para el Gerente de Facturación / Director Ejecutivo que trabajará de 10 a 7 PM según sea necesario (puede variar según la agenda del administrador), de lunes a viernes a tiempo completo. Beneficios médicos después del período de capacitación de 3 meses y plan 401K con aporte equivalente del empleador después de un año. Tareas del trabajo: Gran cantidad de entrada de datos, se requieren habilidades informáticas Llamar a compañías de seguros para verificar beneficios de salud domiciliaria y autorización de servicios Habilidades de mecanografía / computación Habilidades en nómina / facturación (PREFERIBLE ALGUIEN QUE CONOZCA EL PROGRAMA DE NÓMINA ADP) Entrada de datos y archivado (habilidades precisas) Llamadas telefónicas - telemarketing, trato profesional y amable por teléfono Archivado muy detallado de documentos confidenciales Nómina / Contabilidad (se capacitará según sea necesario) ~ Quickbooks Llamadas de telemarketing y programación de citas Ayudar en personal, recepción, recursos humanos, facturación y nómina Capacidad para realizar múltiples tareas. Se prefiere alguien tranquilo, serio, profesional, que se mantenga al margen de las políticas internas de la oficina. Necesitamos a una persona muy confiable y discreta, ya que manejará muchos documentos financieros confidenciales y participará en operaciones bancarias para la empresa. Experiencia en habilidades de oficina y contabilidad. Disposición para trabajar horas extras y ocasionalmente fines de semana. ¡Principalmente de lunes a viernes! ENVÍE SU RESUMEN POR CORREO ELECTRÓNICO

Las funciones incluyen servicio al cliente, correos electrónicos, mensajes de texto, manejo de la caja registradora, limpieza, atención telefónica, clientes que llegan sin cita y otras tareas. Se realizará capacitación cruzada para desempeñarse como bañador; la mayor parte de las funciones serán las de bañador. Las responsabilidades del bañador incluyen bañar, secar, cepillar, cortar uñas, desenredar y limpiar. Este puesto requiere tener llave del local y será responsable de abrir y cerrar el salón. Esta es una oportunidad para ser la cara de la empresa como primer contacto para nuestros clientes de cuatro patas y dos patas. Los candidatos deben comportarse de manera profesional en todo momento con una actitud positiva. $14-15 por hora más propinas Requisitos DEBE TENER EXPERIENCIA PREVIA en programación de citas y trato con clientes Habilidades de mecanografía Etiqueta profesional en llamadas telefónicas No fumador Tener una actitud profesional y alegre Ser autónomo Habilidades de gestión del tiempo Seguir instrucciones detalladas en un entorno acelerado Tareas diarias de limpieza Debe ser capaz de levantar 50 libras Registrar la entrada y salida de clientes Elaborar hojas de programación de citas Necesitará ayudar a sostener perros y gatos cuando sea necesario Beneficios 401k Cobertura médica pagada hasta en un 50% por el empleador Cobertura dental pagada hasta en un 50% por el empleador Cobertura visual pagada hasta en un 50% por el empleador Discapacidad a corto plazo Vacaciones pagadas Tiempo libre para Acción de Gracias y Navidad Descuentos en productos minoristas Uniforme pagado Clase Pettech pagada por la empresa (Clase de RCP para mascotas) cada 2 años Suscripción a Learn2groomdogs.com Traer a tu mascota al trabajo Respeto

R.M. Machining es un taller de maquinado de precisión propiedad de una mujer y operado por una familia, que presta servicios a las industrias de alta tecnología, aeroespacial, defensa y médica. Nos enorgullece nuestro servicio al cliente, atención al detalle y excelente ambiente laboral. Actualmente estamos buscando un Gerente de Oficina para ayudar con la gestión diaria de la oficina principal, contabilidad, seguimiento con proveedores y control de documentos. Los candidatos exitosos tendrán sólidas habilidades comunicativas, interés en la gestión de pequeñas empresas y buena atención al detalle. Es fundamental la capacidad de priorizar tareas y autogestionarse. Responsabilidades y Requisitos -Sólidas habilidades administrativas y organizativas -Excelentes habilidades de servicio al cliente, por teléfono y en persona, con nuestros clientes y proveedores -Capacidad para realizar seguimiento de cotizaciones pendientes y órdenes de compra -Sentido fuerte de urgencia y habilidades para resolver problemas -Contabilidad básica (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc.) -Gestión del sistema de control de documentos (escaneo, archivo físico, archivo electrónico, etc.) -Capacidad para manejar múltiples proyectos con precisión -Apoyo según sea necesario al Vicepresidente y al Oficial de Operaciones Requisitos -Diploma de escuela secundaria -Sólidas habilidades organizativas, orientado al detalle -Trabajo en equipo -Dominio de computadoras y conocimientos avanzados en Microsoft Suite y Outlook -Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal -Conocimiento de Quickbooks es un plus, pero no obligatorio -Experiencia en Servicio al Cliente Este es un puesto a tiempo parcial con horario flexible, entre 25 y 32 horas por semana, de lunes a jueves. El candidato debe ser local y capaz de trabajar en nuestra oficina. La tarifa por hora depende del nivel de habilidad y educación. R.M. Machining ofrece un paquete de beneficios competitivo. Solo se contactará a los candidatos que cumplan estrechamente con nuestros requisitos.