Salario negociable
Delaware Nation Industries
Washington, DC, USA
Delaware Nation Industries está buscando un Asistente Ejecutivo Senior altamente calificado para apoyar a ejecutivos de alto nivel, asegurando que las operaciones diarias se manejen de forma fluida y eficiente. Este puesto requiere una persona con habilidades excepcionales de organización, gran atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico. Requisitos Trabajar directamente con el ejecutivo para apoyar todos los aspectos de su rutina diaria de trabajo. Mantener el calendario del ejecutivo, incluyendo la programación de reuniones, citas, compromisos de oratoria y arreglos de viaje (que pueden incluir viajes nacionales e internacionales). Ejercer discreción al comprometer tiempo y evaluar necesidades. Actuar como enlace entre el ejecutivo, su personal y otros dentro de la FAA. Esto incluye recibir y filtrar las llamadas telefónicas y visitantes del ejecutivo, responder una variedad de preguntas con tacto y diplomacia, tomar mensajes y derivar llamadas adecuadamente para su resolución. Coordinar el trabajo con otros miembros del personal según sea necesario; desempeñar un papel clave en la coordinación de los esfuerzos del personal tanto dentro como fuera del departamento. Proporcionar coordinación, seguimiento y comunicación de proyectos y programas gestionados por el personal del ejecutivo. Apoyar en actividades y procesos que incluyan planificación de proyectos, recepción, priorización, inicio, ejecución y capacitación; así como en fomentar la colaboración entre usuarios finales y partes interesadas clave. Actuar como punto principal de contacto entre los grupos de gobierno del ejecutivo, incluyendo ayudar a coordinar el trabajo de los diferentes grupos y proporcionar apoyo administrativo para las reuniones de gobierno. Asistir al ejecutivo en el desarrollo de presentaciones y documentos técnicos para audiencias internas y externas. Determinar la prioridad de los asuntos que requieren atención del ejecutivo; redirigir asuntos al personal para su manejo, o gestionarlos personalmente según corresponda. Mantener al ejecutivo informado sobre asuntos urgentes y prioritarios, asegurando el seguimiento adecuado. Realizar rutinariamente una amplia variedad de tareas de apoyo. Manejar impresiones, correo/paquetes nocturnos, copias, archivos y correos electrónicos/mensajes. Clasificar y triar correo; mantener directorios de correo electrónico y otros directorios de direcciones. Redactar y preparar cartas relacionadas con correspondencia rutinaria para la firma del ejecutivo. Programar reuniones departamentales; ayudar en la preparación y distribución de agendas y materiales para reuniones. Transcribir material fuente, preparar documentos, informes, tablas y gráficos; distribuir según corresponda. Preparar, conciliar y presentar informes de gastos. Mantener sistemas de archivos físicos y electrónicos. Mantener información confidencial y sensible. Asistir a reuniones y tomar notas de las discusiones; preparar el borrador inicial de actas y resúmenes. Completar una variedad de proyectos especiales, incluyendo la creación de presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo financieras, informes especiales y material para agendas. Otras tareas adicionales y/o alternativas asignadas de vez en cuando, incluyendo el apoyo a otros departamentos o ejecutivos según sea necesario. Cualificaciones y Conocimientos Especiales Requeridos Título universitario y quince (15) años de experiencia relevante. El título universitario debe ser en administración, negocios, contabilidad, finanzas, economía o disciplina técnica relacionada. Persona proactiva y orientada al detalle con experiencia previa en la industria de servicios de TI o con un equipo tecnológico. Conocimientos, Habilidades y Capacidades Poseer excelente dominio de computadoras con la capacidad de funcionar en aplicaciones de software múltiples de la FAA, incluyendo Microsoft Office Suite, Adobe y SharePoint. Experiencia federal en un negocio técnico o gerencial relacionado con responsabilidades funcionales. Excelentes habilidades de servicio al cliente y resolución de problemas. Excelentes habilidades organizativas, sólida atención al detalle y profesionalismo demostrado. Sobresalientes habilidades interpersonales y de servicio al cliente. Fuertes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita. Alta capacidad de respuesta ante necesidades solicitadas. Capacidad para priorizar tareas y realizar múltiples actividades simultáneamente. Capacidad para trabajar en un entorno rápido y orientado al trabajo en equipo. Capacidad para trabajar de forma independiente sin supervisión. Capacidad para manejar información confidencial y privilegiada con la máxima discreción. Demuestra buen criterio con la capacidad de priorizar y tomar decisiones. Energético y entusiasta por asumir nuevos proyectos e ideas. Cómodo interactuando con ejecutivos de alto nivel. Trabajador en equipo capaz de cultivar relaciones laborales productivas en toda la organización. Actitud ingeniosa y proactiva. Se desenvuelve bien en entornos acelerados. Beneficios Cubre el 100% de las primas de beneficios del empleado, incluyendo Médico (Opción PPO o HDHP), Visión, Dental 401K con coincidencia Discapacidad a corto y largo plazo Seguro para mascotas Reembolso por Desarrollo Profesional/Educación Beneficios de estacionamiento y transporte para las áreas metropolitanas de NY, NJ, ATL y DC Otras Funciones: Tenga en cuenta que esta descripción del trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista completa de actividades, funciones o responsabilidades que se requieren del empleado para este puesto. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso.