Administrador Ejecutivo (EA)

XMSTART busca incorporar a un Administrador Ejecutivo de tiempo completo, experimentado y estratégico, a nuestro equipo en Chantilly, VA. Este puesto es 100 % presencial. El cliente requiere un Administrador Ejecutivo (EA) de nivel intermedio, altamente organizado y orientado al detalle, para brindar apoyo administrativo integral y coordinar, integrar y ejecutar diversas funciones administrativas para la Dirección de Ingeniería de Sistemas (SED). Este puesto es ideal para una persona motivada que se desempeñe bien en entornos dinámicos y esté dispuesta a contribuir en operaciones críticas para la misión. Como especialista EA, garantiza un apoyo operativo sin interrupciones mediante la gestión de programaciones, correspondencia, coordinación de viajes y manejo de registros, de acuerdo con las directrices y políticas organizacionales. Requisitos Responsabilidades: Programación y Coordinación: Gestionar y coordinar actividades, citas y reuniones, asegurando la ejecución fluida de la agenda diaria del ejecutivo superior. Gestión de Salas de Conferencias y Eventos: Mantener y gestionar calendarios de salas de conferencias, organizar conferencias telefónicas y facilitar la mensajería. Gestión de Viajes: Organizar y coordinar viajes, incluyendo la planificación de itinerarios, procesamiento de vales y obtención de arreglos de estacionamiento VIP. Documentación y Correspondencia: Realizar revisiones administrativas de presentaciones y correspondencia para verificar gramática y formato. Redactar, revisar, editar y coordinar correspondencia. Gestión de Registros y Configuración: Brindar apoyo a la Oficina de Registros del Programa SED (PRO) en la gestión de registros conforme a la Directiva NRO 56-1. Asegurar la ejecución de los planes de gestión de configuración para productos SED y NRO identificados. Apoyo en Incorporación y Separación: Asistir en los procesos de ingreso y salida de personal contratista y gubernamental. Preparar documentación requerida, incluyendo hojas de registro, solicitudes de credenciales, solicitudes del Proceso de Acción de Cuenta NRO (NAAP) y solicitudes tecnológicas SED. Relación con Partes Interesadas: Interactuar con la Oficina Central Corporativa de NRO, recibir y acompañar a visitantes, y preparar información de fondo para reuniones. Correo y Operaciones de Oficina: Recoger, clasificar y distribuir correo entrante, faxes y otros documentos. Organizar la entrega de correo/paquetes salientes. Gestión de Recursos: Asistir en la solicitud de suministros/equipos y organizar reparaciones de equipos de oficina. Seguimiento de Paneles de Servicio Profesional: Monitorear y gestionar fechas y plazos de los Paneles de Servicio Profesional para garantizar el cumplimiento de los procesos organizacionales. Calificaciones: 5-10+ años de experiencia relevante Experiencia en la gestión de correos electrónicos, calendarios y eventos mediante Microsoft Outlook Fuertes habilidades organizativas y de pensamiento crítico Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación Calificaciones Preferidas: Excelentes habilidades orales y escritas de comunicación Fuertes habilidades de redacción de correspondencia Capacidad para sintetizar acciones complejas y cumplir con plazos ajustados Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión. Cumplir con los compromisos, ser confiable, altamente organizado y estructurado Educación: Título de escuela secundaria requerido Título universitario (preferido) Requisitos de Autorización de Seguridad: Autorización de seguridad activa TS/SCI con polígrafo CI Fecha de reinvestigación dentro de los últimos 7 años si no es empleado activo de NRO