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Archivista Legal/Asistente Administrativo (oakland lake merritt / grand)
Firma legal pequeña en Lake Merritt, Oakland busca Archivista/Asistente Administrativo de tiempo completo para un puesto presencial (sin teletrabajo). De lunes a viernes, de 8:30 a 17:00. Oficina profesional con ambiente informal. Buscamos a alguien que desee ser archivista/asistente administrativo, no a alguien que busque trabajo mientras estudia o solo como empleo temporal. Queremos a una persona a largo plazo que desee permanecer y crecer con la firma. Se prefiere experiencia previa en oficinas profesionales. Se prefiere experiencia previa en bufetes de abogados. El código de vestimenta es profesional-informal (sin jeans). Somos una oficina sin papel. El rango salarial para este puesto es de $41,600-48,000/año, dependiendo de la experiencia.
Las funciones incluirán, entre otras:
• Debe ser CONFIABLE. Todos dependen de usted para ayudar a mantener una oficina eficiente. Se espera que esté presente en la oficina de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m., con un descanso para el almuerzo de media hora.
• Mantener archivos legales basados en la nube, lo que requiere escanear, distribuir y archivar el correo diario.
• Escanear facturas recién recibidas, ingresar información de facturación de las facturas en el sistema de facturación, archivar copias en el sistema de archivos.
• Descargar documentos recibidos mediante Dropbox u otros similares, renombrar los documentos según el sistema de la oficina, distribuirlos según sea necesario y archivarlos.
• Crear carpetas en Dropbox, subir documentos solicitados, proporcionar el enlace de Dropbox por correo electrónico.
• Mantener archivos legales basados en la nube, lo que requiere escanear, distribuir y archivar el correo diario (tanto correo físico recibido como documentos recibidos por correo electrónico).
• Levantar ligeramente archivos y cajas de archivo cuando sea necesario. (Somos una oficina sin papel y esto es raro.)
• Ingresar facturas en el sistema de facturación y archivar copias en el sistema de archivos. Debe tener habilidad para escribir números.
• Mantener e ingresar entradas en el calendario del sistema.
• Tareas generales de oficina como escanear, fotocopiar, correo entrante/saliente y paquetes, tareas de cocina como limpieza y reabastecimiento, ayudar a preparar café, reponer suministros de oficina y bocadillos de cocina cuando lleguen, mantener la limpieza de la oficina, proyectos de oficina y otras tareas según se soliciten.
• Proyectos de oficina, incluyendo ayuda con impresión y armado de carpetas de juicio y otras tareas según se soliciten.
• Proyectos varios de oficina que podrían incluir armar sillas nuevas al recibirlas.
• Recados de oficina (caminar al banco a una cuadra de distancia y similares), todos dentro de distancia caminable.
• Ambiente profesional-informal, sin perfume, sin mascar chicle, sin jeans, sin sandalias – piense en un espacio compartido pequeño y profesional típico de un bufete de abogados.
Se requiere facilidad para aprender cosas nuevas rápidamente, destreza, capacidad de hacer preguntas, orientación al detalle y capacidad para seguir instrucciones. ¡Perfeccionistas bienvenidos! Se requiere la capacidad de mantener un sistema de archivos organizado y preciso. La precisión es fundamental. El candidato ideal dominará Microsoft Office (Word y Outlook) y Adobe Acrobat Pro. Debe ser confiable, puntual, realizar ocasionalmente levantamientos ligeros, ser flexible y colaborativo. Debe teclear como mínimo 60 palabras por minuto. Se prefiere título universitario.
El candidato ideal será flexible ante cambios en las prioridades diarias, estará abierto a interrupciones y dispuesto a aprender. Debe ser discreto y comprender que la información del cliente es confidencial.
Entorno de trabajo cordial y amigable, con salario competitivo y beneficios. Tras el período estándar de prueba, ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye seguro médico, dental y de visión pagado al 100% por la empresa, plan 401(K) con contribución de la empresa, vacaciones pagadas, licencia por enfermedad remunerada, bonos de fin de año y revisiones salariales anuales. El horario del personal es de lunes a viernes, de 8:30 a 17:00, con un descanso para el almuerzo de media hora. (Mínimas horas extras, si las hay). La oficina está cerca de Lake Merritt y convenientemente ubicada a pocas cuadras de la estación BART de 20th Street. Este es un puesto presencial (sin teletrabajo). El rango salarial para este puesto es de $41,600-48,000/año, dependiendo de la experiencia.
Por favor responda con su currículum, carta de presentación y expectativas salariales. Debido al volumen de currículos recibidos, no todos los solicitantes recibirán respuesta. Solo se notificará a quienes sean seleccionados para continuar con el proceso de solicitud. Gracias.
1970 Franklin St, Oakland, CA 94612, USA
Salario negociable
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