Coordinador de Programa-540026

La Oficina de Visitantes Internacionales dentro de la Oficina de Intercambios Profesionales - Oficina de Visitantes Internacionales (ECA/PE/V), en Washington, DC, tiene la necesidad de contratar a un Analista Junior (Coordinador de Programa) a tiempo completo para apoyar a la Oficina de Visitantes Internacionales (OIV). El titular desempeñará el cargo de Analista Junior (Coordinador de Programa) en la Oficina de Asuntos Educativos y Culturales (ECA) del Departamento de Estado de los Estados Unidos (DOS), bajo la autoridad de la Ley Fulbright-Hays de 1961 modificada y la Ley Smith-Mundt de 1948. El Programa de Liderazgo para Visitantes Internacionales (IVLP) es un programa de intercambio profesional que ofrece una aplicación práctica de la diplomacia pública. Fortalece las relaciones bilaterales y multilaterales, promueve las posiciones de EE.UU. sobre temas globales y estimula el diálogo internacional y con EE.UU. Estos intercambios representan la implementación intencionada de la diplomacia persona a persona en interés nacional de EE.UU., con el objetivo de avanzar en los objetivos de política exterior del gobierno estadounidense definidos por la Administración y el Congreso. El Analista Junior (Coordinador de Programa) trabajará en la División del IVLP y en la División IVLP On Demand de la Oficina de Visitantes Internacionales de la Oficina de Asuntos Educativos y Culturales (ECA) del Departamento de Estado de EE.UU. La oficina requiere un contratista para ayudar con una amplia variedad de funciones administrativas que permitan implementar proyectos del IVLP que apoyen cuestiones de política exterior de EE.UU., como la lucha contra el extremismo violento, la ciberseguridad y el espíritu empresarial. El contratista brindará apoyo administrativo para una amplia gama de tipos de proyectos, desde proyectos individuales, proyectos de un solo país, hasta proyectos grupales regionales y multirregionales. El contratista también apoyará proyectos que requieran tiempos de ejecución rápidos para responder a prioridades emergentes de política exterior. Además, el contratista podría trabajar cada año en diversas iniciativas especiales que requieran una coordinación administrativa y logística considerable. Bajo la dirección de un Jefe de Sección, el coordinador de programa proporcionará apoyo administrativo de oficina y trabajará directamente con oficiales de programa en la implementación de proyectos del IVLP. Funciones principales: Mantiene un calendario maestro para todos los proyectos asignados a la sección, que registra tareas administrativas que ocurren antes, durante y después de la implementación del proyecto Ingresar y/o rastrear datos de vuelos de participantes en el Centro de Recursos para Visitantes Internacionales (IVRC) Elaborar folletos del programa, biografías profesionales y paquetes de bienvenida para los Visitantes Internacionales Realizar preparativos para la inauguración de programas, incluyendo reservar y preparar salas de reunión, crear agendas, organizar recursos tecnológicos y, ocasionalmente, impartir sesiones informativas administrativas Actuar como uno de los Oficiales Responsables Alternos de la OIV para el procesamiento SEVIS de formularios DS-2019 y ser el principal punto de contacto para consultas y preocupaciones del personal de embajadas de EE.UU. respecto al acceso e impresión de DS-2019 Trabajar estrechamente con el personal de embajadas de EE.UU. para solucionar problemas de acceso al IVRC y responder preguntas sobre la entrada de datos y requisitos del IVRC Colaborar estrechamente con el personal de Seguridad Diplomática para coordinar la entrada de grupos del IVLP a instalaciones del Departamento de Estado para sesiones informativas y reuniones Comunicarse con la Oficina de Servicios Lingüísticos del Departamento para gestionar solicitudes de intérpretes contratados y/o oficiales de enlace del IVLP Solicitar alojamiento y arreglos de transporte Coordinar con el personal de agencias nacionales del programa para conciliar presupuestos del programa Participar en reuniones relacionadas con la administración de proyectos del IVLP, incluyendo sesiones iniciales con Visitantes Internacionales y reuniones profesionales con oficinas y dependencias del Departamento de Estado Ayudar con los arreglos logísticos para ayudar a los visitantes a cumplir sus citas profesionales en Washington, DC Actuar como representante, cuando sea necesario, en comités institucionales que apoyan al IVLP, como el grupo de trabajo SEVIS o comités de Share Point Ocasionalmente, puede brindar apoyo suplente a la división, que incluye: gestión de proyectos bajo la supervisión de un jefe de sección y/o oficial de programa Brindar apoyo administrativo según sea necesario en nuevas iniciativas de la Oficina Realizar arreglos de viaje Desempeñar el rol de coordinador de redes sociales para la División IVLP On Demand, recopilando contenido y redactando materiales para publicaciones en redes sociales en plataformas del Departamento, la Oficina y la Oficina Central Requisitos Conocimiento y experiencia en intercambios internacionales y culturales, u otros tipos de programas o actividades internacionales. Conocimiento y exposición a los objetivos y prioridades de diplomacia pública de los programas de intercambio internacional del Departamento de Estado, y en particular del Programa de Liderazgo para Visitantes Internacionales (IVLP). Familiaridad con las políticas y procedimientos administrativos del gobierno de EE.UU. y/o del Departamento de Estado relacionados con los requisitos operativos de los programas de intercambio internacional. Excelentes habilidades interpersonales para mantener una comunicación efectiva con socios del IVLP, como recursos profesionales, Agencias Nacionales del Programa, Global Ties U.S. y miembros de la comunidad, y representantes de otras entidades gubernamentales y del sector privado involucradas en el IVLP. Excelente capacidad para trabajar de forma independiente, con mínima supervisión, y realizar múltiples tareas en un entorno de trabajo rápido y con alta carga de trabajo. Excelente atención al detalle. Capacidad para responder positivamente y actuar de forma independiente ante consultas sobre la administración del IVLP; capacidad para organizar y establecer prioridades eficazmente bajo presión. Habilidades analíticas, buen criterio y capacidad para responder positivamente al resolver políticas complejas y frecuentemente cambiantes del programa y administrativas. Capacidad para redactar, formatear y producir correspondencia para una amplia variedad de informes y presentaciones. Competencia en realizar investigaciones y preparar datos estadísticos e informes sobre los resultados. Dominio de software estándar, incluida la suite completa de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SharePoint), y capacidad para aprender y utilizar otras aplicaciones de software y bases de datos. Se requiere título universitario para este puesto; se prefieren habilidades en idiomas extranjeros, aunque no son obligatorias. Capacidad para obtener y mantener una autorización de seguridad de nivel Confidencial. Otras funciones:   Tenga en cuenta que esta descripción de trabajo no está diseñada para cubrir ni contener una lista exhaustiva de actividades, funciones o responsabilidades requeridas del empleado para este puesto. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.